Effizient arbeiten Erledigen statt aufschieben

Unliebsame Aufgaben einfach aufschieben – wer kennt das nicht? Doch hierbei entlastet man sich nicht etwa. Aufgaben vor sich herzuschieben, kann zu einer Belastung werden und bei Geschäftspartnern und Behörden bekommt man schnell ein negatives Image. Was gegen die „Aufschieberitis“ hilft.Insbesondere unangenehme Aufgaben verschiebt man gerne auf einen späteren Zeitpunkt. Foto: stockphoto, Fotolia.com3 Gerade Büroarbeiten schiebt man gerne tage- oder wochenlang vor sich her. Dadurch rückt die Deadline näher; Arbeiten erledigt man dann unter Zeitdruck mit hohem Tempo. Das Ergebnis kann darunter leiden. Häufig verschiebt man unangenehme Aufgaben. Diese werden dadurch jedoch nicht leichter, sondern können sogar belasten. Setzen Sie Selbstdisziplin vor das Lustprinzip. Nervtötende Arbeiten wird man nur los, wenn man sie anpackt und durchzieht. Voraussetzungen schaffenWenn schwierige Tätigkeiten überfordern, findet man Ausreden um diese später zu erledigen. Wem eine Aufgabe leichtfällt, wird sie gleich anpacken. Erfolgserlebnisse führen dazu, Aufgaben nicht mehr als unangenehm zu empfinden – und sie nicht mehr zu vertagen. Schreibt man unangenehme Tätigkeiten in ein Terminbuch oder in den Kalender des E-Mail-Programms, erscheinen diese verbindlicher. Nur wenn es an anderer Stelle brennt oder eine unerwartete Aufgabe sofort erledigt werden muss, sollte man Aufgaben verschieben. Grundsätzlich spielt die Leistungskurve eine wichtige Rolle. Das Leistungshoch hat man meist vormittags; dann geht schwierige Arbeit schneller von der Hand als nachmittags. Man kann Aufgaben auch teilen: Am ersten Tag nimmt man sich hierfür z.B. eine Stunde und am nächsten Tag die zweite. Verschiebt man Aufgaben, kann das Konsequenzen nach sich ziehen. Verzögert sich z.B. die monatliche Abrechnung, kommt eine Mahnung vom Finanzamt – inklusive Säumniszuschlag oder Mahngebühren, die nicht nur dem Konto, sondern auch dem Image des Betriebs nicht zuträglich sind. Häufig schiebt man Zeitmangel als Argument vor. Das wirkt auf Dauer unglaubwürdig und die Behörde, deren Arbeitsablauf dadurch gestört wird, mahnt. Dadurch, dass man nach dem Aufschieben die Aufgaben meist unter Zeitdruck erledigen muss, erhöhen sich Stress und Fehlerquote. Termindruck macht nervös und verschlimmert die Situation. Und das alles nur, weil etwas unangenehm ist und man es deshalb aufschiebt. Man kann von anderen Menschen oder den Behörden nur dann Pünktlichkeit erwarten, wenn man selbst mit gutem Beispiel vorangeht. Nicht den Überblick verlierenWenn man sich daran gewöhnt, Termine zu verschieben, verliert man den Überblick; Aufgaben häufen sich an. Man vertröstet Geschäftspartner mit einem Zwischenbescheid, argumentiert mit Zeitnot und die Arbeit ist immer noch nicht getan. Hinzu kommt der Kostenfaktor: Mahngebühren fallen an, wenn man eine Lieferantenrechnung nicht bezahlt, ein Säumniszuschlag ist fällig, wenn man die Steuer zu spät überweist. Dazu kommt der schlechte Eindruck beim Gläubiger. Die eine oder andere Aufgabe kann man unter Umständen an eine geeignete und vertrauensvolle Person delegieren. Wenn man einen Termin nicht einhalten kann, sollte man dem Geschäftspartner frühstmöglich Bescheid geben. Je früher dieser die Information erhält, desto eher kann er sich auf die Verzögerung einstellen. Kommt dies selten vor, kann man auf Verständnis hoffen. Unabhängig davon, aus welchem Grund man den Termin nicht einhalten kann, liegt die Verantwortung für Termintreue letztlich beim Chef oder Geschäftsführer. Für den Geschäftspartner oder die Behörde spielen die Gründe für eine Verspätung keine Rolle, zumal sie den Tatbestand nicht prüfen können und schnell eine Ausrede vermuten. Freuen und loben Sie sich, wenn Sie darauf verzichten, Aufgaben zu verschieben. Das ist die beste Motivation, weiterhin unbeliebte Dinge zu erledigen. Überwinden Sie die Startschwierigkeiten. Wenn Sie erst einmal angefangen haben, ist der Knoten geplatzt; Sie haben die erste Hürde geschafft. Als Chef haben Sie in Sachen „Anpacken“ auch eine Vorbildfunktion für Ihre Mitarbeiter. Arbeiten Sie vor allem nach Prioritäten: Angenehme Arbeiten sind nicht immer die wichtigen, unangenehme sind oft eilig. Arbeiten nach PrioritätenAufgaben nach dem Prinzip „zuletzt hinein, zuerst hinaus“ zu erledigen, ist ein einfacher, aber nicht unbedingt effizienter Weg. Es kommt vielmehr darauf an, die Tätigkeiten in der richtigen Rangfolge zu erledigen und nicht nach dem Zufallsprinzip oder danach, welche Aufgaben man am liebsten erledigt. Legt man Prioritäten fest, geht es darum, wie wichtig oder eilig Aufgaben sind. Man schafft sich selbst einen Überblick über den Tagesablauf. Außerdem werden Terminverzögerungen mit den meist negativen Folgen für den Einzelnen und den Betrieb seltener. Ohne Prioritäten kann es chaotisch werden. Man muss eindeutige Entscheidungen über die Vorrangigkeit unter den wichtigen Aufgaben treffen, eine entsprechende Prioritätenliste erstellen und sich auch daran halten. Prioritätensetzung heißt aber nicht, stur nach Plan zu arbeiten; ein gewisses Maß an Flexibilität ist nötig, wenn plötzlich etwas dazwischenkommt. Viele klagen darüber, dass sie täglich mit Aufgaben konfrontiert werden, die aufhalten, zeitintensiv sind und sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. Es ist daher notwendig, dass man das Gespür für das Wesentliche entwickelt und entscheidet, welche Aufgaben man wann erledigt.