Je nachdem, ob es um Ihre eigenen Telefonkosten als Selbständiger oder um die Ihrer Mitarbeiter geht, müssen Sie spezielle Steuerregeln beachten. Die größten steuerlichen Vorteile haben Arbeitnehmer. Selbständige dagegen haben nicht nur steuerliche Vorteile, wenn es um Smartphone & Co geht.
Je nach Situation müssen Sie die Telefonkosten unterschiedlich abrechnen. Bei Selbstständigen und Arbeitnehmern gelten unterschiedliche Regelungen. Auch der Zweck des Telefongesprächs spielt eine Rolle: ob geschäftlich oder privat.
1. Arbeitnehmer nutzt betriebliche Telekommunikationsgeräte privat
Nutzt ein Arbeitnehmer oder ein GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer Telekommunikationsgeräte des Arbeitgebers wie PC, Laptop, Tablet, Handy, Telefon & Co. für private Zwecke, sind die finanziellen Vorteile komplett steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Das gilt sogar dann, wenn das betriebliche Smartphone zu 100 Prozent privat genutzt wird.
2. Selbständiger Handwerker nutzt betriebliche Telekommunikationsgeräte privat
Nutzen Sie als Selbständiger Ihr Smartphone privat oder darf Ihr Sohn, der nicht in der Firma angestellt ist, ein betriebliches Handy privat nutzen, müssen Sie dafür eine Entnahme versteuern. Das bedeutet: Sie müssen Ihren Gewinn um den Wert der Privatnutzung erhöhen und dafür Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Ohne Aufzeichnungen empfiehlt sich der Ansatz eines Privatanteils von 30 Prozent. Hier bleiben Nachfragen des Finanzamts meist aus.
3. Selbständiger Handwerker telefoniert von zu Hause aus betrieblich
Nutzen Sie als Selbständiger Ihren privaten Telefonanschluss für betriebliche Telefonate, können Sie dem Finanzamt dafür Betriebsausgaben präsentieren. Am besten wäre es, wenn Sie die betrieblichen Telefonkosten durch Einzelverbindungsnachweise für einen Zeitraum von drei Monaten ermitteln. Diesen Prozentsatz wenden Sie dann auch in der Zukunft ohne weitere Aufzeichnungen auf die Gesamttelefonrechnung an.
Steuertipp: Muss Ihr Mitarbeiter auch von zu Hause aus über seinen Privatanschluss berufliche Telefonate führen, können Sie ihm die dafür angefallenen Kosten steuerfrei erstatten. Steuerfrei ist die Erstattung allerdings nur, wenn der Arbeitnehmer die Kosten für die beruflichen Gespräche für einen Zeitraum von drei Monaten ermittelt. Zahlen Sie dem Mitarbeiter ohne diese Aufzeichnungen pauschal etwas, fallen dafür Steuern und Sozialabgaben an.