Einem Arbeitnehmer darf der Arbeitgeber nicht die volle Verpflegungspauschale steuerfrei erstatten, wenn dieser während einer Dienstreise eine kostenlose Mahlzeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Geschäftspartner erhält. Aber kommt es auch zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale, wenn ein Unternehmer auf einer Geschäftsreise von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen wird?
Normalerweise werden Arbeitnehmer und Arbeitgeber steuerlich stets gleich behandelt. Das gilt zumindest bei Ermittlung der Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit.
Bei der Verpflegungspauschale gibt es aber eine Ausnahme. Denn die als Betriebsausgabe abziehbare Verpflegungspauschale anlässlich einer Geschäftsreise mindert sich nicht, wenn ein Unternehmer zum Essen eingeladen wird (BMF, Schreiben v. 23.12.2014, Az. IV C 5 – S 2145/10/10005;001; Tz. 12).
Höhe der Pauschale hängt von Abwesenheitsdauer ab
In welcher Höhe ein Unternehmer seinen Gewinn um Verpflegungspauschalen mindern darf, hängt davon ab, wie lange er von zu Hause und von seinem Betrieb abwesend war. Danach können folgende Betriebsausgaben abgezogen werden:
| Abwesenheit von zu Hause und vom Betrieb von mehr als acht Stunden | 12 Euro |
|---|---|
| An- und Abreisetage bei mehrtägiger Geschäftsreise unabhängig von der Abwesenheitsdauer von der Wohnung und vom Betrieb | Je 12 Euro |
| Abwesenheit für die Zwischentage bei mehrtätiger Geschäftsreise | 24 Euro |
Beispiel: Unternehmer Huber ist im Rahmen verschiedener Kundenbesuche an einem Tag 13 Stunden am Stück unterwegs. Ein Geschäftspartner lädt ihn zum Mittagessen ein. Arbeitnehmer Müller ist neun Stunden bei einem Kunden tätig. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für das Mittagessen. Der Arbeitgeber möchte Müller eine steuerfreie Verpflegungspauschale bezahlen.
| | Unternehmer Huber | Arbeitnehmer Müller |
|---|---|---|
| Verpflegungspauschale | 12 Euro | 12 Euro |
| Kürzung um gewährtes Mittagessen | 0 Euro | -9,60 Euro (Pauschale 24 Euro x 40%) |
| Verbleiben | Betriebsausgabenabzug 12 Euro | Steuerfreie Erstattung 2,40 Euro |
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