Es ringeln sich die Papierschlangen und es ranken sich die Gerüchte. Seit Anfang 2020 gilt in Deutschland die Bonpflicht. Ein bürokratisches Ärgernis, das für viel Zorn und noch mehr Unsicherheit gesorgt hat. Verbreitete Annahmen im Faktencheck.
Mal wütend, mal humorvoll, mal ganz pragmatisch – betroffene Unternehmer reagierten in den ersten Wochen seit Einführung recht unterschiedlich auf die Bonpflicht. Während die einen säckeweise Belege zum nächstgelegenen Finanzamt karrten, entschädigten andere ihre Kunden mit Schoko-Bons für das Zettelchaos – oder machten sich daran, praktische Lösungen zu entwickeln. Doch wie sieht sie nun aus, die richtige Reaktion auf die Belegausgabepflicht? In Unternehmerkreisen kursieren hierzu verschiedenste Ansichten und Theorien. Der folgende Beitrag räumt mit fünf verbreiteten Irrtümern zur Bonpflicht auf.
Irrtum #1: Der Kassenbon muss zwingend gedruckt werden
Kein Einkauf ohne Papierbeleg? Das stimmt so nicht. Zunächst gilt die Belegausgabepflicht nur dann, wenn ein elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet wird. Wer eine offene Ladenkasse nutzt, ist aktuell noch nicht betroffen. Zudem erlaubt das Kassengesetz neben der Papierform ausdrücklich auch digitale Kassenzettel, kurz eBons. Wird die Umweltdiskussion um die maßlose Papierverschwendung also völlig umsonst geführt? Auch hier: So einfach ist es nicht. Denn der elektronische Beleg setzt ein entsprechendes Kassensystem voraus, zudem müssen die Kunden mitziehen.
Rewe führt eBon ein
Wie der eBon in der Praxis umgesetzt werden kann, zeigt das Beispiel Rewe. Die Einzelhandelskette setzt auf eine Lösung, die auf dem Payback-System basiert. Wer seine Mitgliedskarte an der Kasse scannt, bekommt den Bon direkt als PDF-Datei an sein Payback-Konto geschickt – der gedruckte Beleg entfällt. Das Verfahren hat jedoch einen Haken: Kunden müssen sich bei Payback vorab ein Rewe-Kundenkonto einrichten.
Obwohl das Bonussystem nach eigenen Angaben mehr als 30 Millionen Nutzer zählt, dürfte es daran in der Praxis oftmals noch scheitern. Sei es, weil die Kunden Daten sparen möchten oder aus reiner Bequemlichkeit. Zudem funktioniert das System nur, wenn keine Produkte über den Kassenscanner gehen, die nach Gewicht berechnet werden. Denn wo gewogen wird, muss ein Bon gedruckt werden – so will es das Eichamt. In Metzgereien sind gedruckte Kassenzettel daher schon lange nichts Neues mehr.
Beleg über Display darstellen und anbieten
Für kleinere Betriebe wie Bäckereien drängen sich andere Lösungen auf. Sie sind selten Partner eines verbreiteten Bonusprogramms. Auch mit eigenen Kundenkarten erreichen sie meist nur einen Teil der Kundschaft. Eine praxistaugliche Option könnten daher Bons sein, die dem Kunden auf einem Bildschirm visualisiert und beispielsweise über einen QR-Code verfügbar gemacht werden. Achtung: Den Beleg nur sichtbar zu machen, genügt nicht.
Gerade im Lebensmittelhandwerk liegen die Rechnungsbeträge meist unter zehn Euro, für steuerliche Zwecke oder Garantieansprüche werden die Belege kaum benötigt. Das Interesse am Kassenbon ist entsprechend gering. Was bei der Papier-Variante bergeweise zurückgelassene Belege verursacht, kann mit einem eBon geschickter gelöst werden. Denn wie beim gedruckten Bon gilt auch hier lediglich eine Belegausgabepflicht, nicht jedoch eine Mitnahmepflicht des Kunden.
Auch beim elektronischen Beleg gilt keine Mitnahmepflicht
Für die Praxis bedeutet das: Der eBon muss zwar erstellt werden, nicht jedoch übertragen. Dies ist dem Anwendungserlass zu §146a zu entnehmen. Dort heißt es: "Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen." Gegenüber heise online habe das Bundesministerium für Finanzen dies noch einmal bestätigt: "Wenn der Kunde der Erstellung eines elektronischen Belegs zugestimmt hat, besteht, wie bei einem Papierbeleg, jedoch keine Pflicht zur Übermittlung."
Umwelt, Kunden und Unternehmer freut´s. Es bleibt jedoch der lästige Umstand, dass bei jedem Einkauf vorab das Einverständnis zum elektronischen Verfahren eingeholt werden muss, sei es mündlich oder per Auswahl auf dem Touchdisplay. Bei der Erstellung des eBons ist zu beachten, dass dieser unmittelbar mit dem Geschäftsvorgang und in einem standardisierten Format (z.B. PDF) verfügbar gemacht wird. Zudem muss er sämtliche Angaben enthalten, die auch beim Papierbon vorgeschrieben sind.
Grundsätzlich nur noch eBons anzubieten geht jedoch nicht, sagt Christine Varga-Zschau, Compliance-Expertin bei Rödl & Partner: "Der Kunde könnte auch einen ausgedruckten Bon haben wollen, die Wahlmöglichkeit steht ihm zu." Der Unternehmer müsse also zwingend nachfragen, ob der Beleg in elektronischer oder ausgedruckter Form gewünscht ist, so ihre Einschätzung.
Irrtum #2: Lehnt der Kunde den Beleg auf Nachfrage ab, muss er nicht gedruckt werden
Bei der analogen Variante schreibt die Belegausgabepflicht hingegen vor, dass der Kassenbon in jedem Fall gedruckt werden muss. Manch Unternehmer geht derzeit davon aus, dass dies nicht der Fall ist, wenn der Kunde den Kassenzettel vorher auf Nachfrage abgelehnt hat. "Doch das ist leider ein Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung", warnt der Steuerrechtsexperte Bernhard Köstler. Ein Beleg über den Geschäftsvorfall ist auszustellen und dem Geschäftspartner zur Verfügung zu stellen, schreibt § 146a Abs. 2 AO vor. Ob der Bon letztlich mitgenommen oder zurückgelassen wird, bleibt dem Verbraucher überlassen.
Irrtum #3: Die Belegausgabepflicht wird (bis 30. September 2020) nicht kontrolliert
Doch was geschieht, wenn sich Unternehmer der Papierflut schlichtweg verweigern? Hier geistert das Gerücht umher, die Einhaltung der Bonpflicht würde bis 30. September 2020 ohnehin nicht kontrolliert. Bis dahin haben vom Kassengesetz betroffene Betriebe bis auf wenige Ausnahmen Zeit, auf ein Kassensystem mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) umzurüsten. Diese sind eigentlich schon seit Januar 2020 vorgeschrieben. Da bis Dezember 2019 allerdings noch kein einziges zertifiziertes System zur Verfügung stand, hat der Gesetzgeber eine Übergangsfrist und Nichtbeanstandungsregelung erlassen. Diese gilt jedoch nicht für die Belegausgabepflicht, wie einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen ist.
Kontrollen sind also bereits jetzt möglich. In welcher Form diese stattfinden können, erklärt die Compliance-Expertin Varga-Zschau: "Gemäß § 126 b AO haben Finanzämter die Möglichkeit zu einer unangekündigten Prüfung mittels einer Kassennachschau, welche bei Unstimmigkeiten jederzeit in eine Außenprüfung oder Betriebsprüfung nach § 193 AO übergehen kann."
Mögliche Sanktionen
Eine Strafvorschrift für Belegverweigerer gibt es zwar nicht. Die Finanzämter hätten jedoch andere Mittel und Wege, Unternehmer zu bestrafen, die sich nicht an die steuerlichen Vorgaben halten, warnt Steuerfachmann Köstler. So könnten Kassenprüfer etwa häufiger unangekündigt im Betrieb vorbeischauen, bei Betriebsprüfungen kleinlicher kontrollieren oder Erleichterungen wie Fristverlängerungen verweigern. Zudem drohen dem Betrieb Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz – und somit Steuernachzahlungen.
Irrtum #4: Die Kassenbons beim Finanzamt abzuladen, wird die Finanzverwaltung zum Umdenken zwingen
In den ersten Wochen seit Einführung der Bonpflicht kam es immer wieder zu medienwirksamen Protestaktionen betroffener Unternehmer. So sammelten Bäcker etwa ungewollte Kassenzettel und stopften sie anschließend in den Briefkasten des nächstgelegenen Finanzamts. "Wirklich gut ist diese Idee nicht", warnt Köstler. Denn das Finanzamt dürfe die Belege nicht einfach vernichten. Die Bons müssten stattdessen per Post oder persönlich zurückgegeben werden. "Letzteres dürfte aber eine Kassenprüfung nach sich ziehen, was sicherlich nicht Sinn und Zweck dieser Aktion sein dürfte."
Irrtum #5: Gegen die Bonpflicht können sich Unternehmer nicht wehren
Müssen sich betroffene Unternehmer also der Zettelwirtschaft unterwerfen, sofern keine elektronische Lösung für sie infrage kommt? Vorerst ja. Wirtschaftsminister Peter Altmaier fordert zwar, sie wieder abzuschaffen – und auch die FDP und Verbände betroffener Branchen setzen sich für eine Lockerung ein. Ob diese Bemühungen jedoch zu Entlastungen führen werden, ist offen.
Unternehmer müssen deshalb aber nicht tatenlos bleiben. Denn bereits jetzt bietet das Gesetz die Möglichkeit, einen Antrag auf Befreiung der Belegausgabepflicht zu stellen, sofern diese eine unzumutbare Belastung für den Betrieb darstellt. In § 146a Abs. 2 Satz 2 AO steht: "Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden (…) von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien."
Befreiung beantragen
Köstler sieht darin ein gutes Druckmittel, mit dem Bewegung in die derzeitige Diskussion gebracht werden könnte. Bislang haben solche Befreiungsanträge vor allem Verbände wie der Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks gestellt. "In der Praxis für mehr Aufmerksamkeit und politischen Druck dürfte es sorgen, wenn bei den Finanzämtern eine Flut an Befreiungsanträgen von betroffenen Unternehmern eingehen würden", schätzt Köstler. Können die Sachbearbeiter so an die Grenze des Leistbaren getrieben werden, wäre das Bundesfinanzministerium zum Umdenken gezwungen, so sein Kalkül. Die Chanen auf einen erfolgreichen Antrag könnten Betriebe zudem erhöhen, indem sie keine pauschale Befreiung beantragen, sondern lediglich für Kleinbeträge - etwa für Umsätze bis zehn Euro.
Erfolgreicher Antrag: Dresdner Backhaus muss keine Bons drucken
Dass ein Antrag auf Befreiung nicht nur über die Masse etwas bewirken kann, zeigt das Beispiel der Dresdner Backhaus GmbH. Dort müssen in allen sechs Fachgeschäften auch im Jahr 2020 nur dann Bons ausgegeben werden, wenn diese vom Kunden tatsächlich gewünscht werden. Geschäftsführerin Elisabeth Kreutzkamm-Aumüller hat der DHZ ihr Erfolgsrezept verraten: "Wir haben im Oktober 2019 zusammen mit unserem Steuerberater einen Zehnzeiler an das Finanzamt geschickt, zwölf Tage später kam die Bestätigung." Ihren Befreiungsantrag fütterte die Betriebswirtin mit detaillierten Informationen. Hierfür hatte sie für das vergangene Jahr ausgewertet, wie viele Kunden monatlich in den sechs Fachgeschäften bedient wurden, und wie hoch die durchschnittlichen Umsätze je Einkauf waren.
Was letztlich den Ausschlag gab, warum sie das bekommen hat, wovon viele ihrer Kollegen träumen, kann Kreutzkamm-Aumüller nicht beantworten. "Vielleicht war es der frühe Zeitpunkt, vielleicht die fundierten Zahlen." Ihre Empfehlung: Einfach mal einen Antrag stellen. "Meiner Erfahrung nach, haben das viele, die jetzt aufschreien, noch gar nicht versucht."