Es trifft alle Unternehmen, die Bargeschäfte abwickeln: Ab 2017 gibt es neue Anforderungen an die elektronische Kassenführung. Das Bundesministerium der Finanzen legte u.a. fest, dass alle elektronischen Daten gespeichert und mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen sowie nicht veränderbar sein dürfen.
Da kommt etwas zu auf alle Betriebe, die mit Registrierkassen arbeiten. Ab 2017 müssen Kassen neue Anforderungen erfüllen, ansonsten drohen empfindliche Bußgelder, Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz sowie Steuernachzahlungen. Hintergrund: In jüngster Vergangenheit haben Betriebsprüfer wiederholt Manipulationen an elektronischen Registrierkassen aufgedeckt, u.a. durch den Einsatz illegaler „Zapper“-Software oder durch nachträgliche Stornobuchungen.
Prinzipiell sind Unternehmen, die Bargeschäfte abwickeln, bereits seit 2002 dazu verpflichtet, die elektronischen Daten der Kassensysteme elektronisch aufzubewahren und – wenn gefordert – dem Betriebsprüfer des Finanzamts vorzulegen.
Daten dürfen nicht veränderbar sein
Ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF, Schreiben vom 26.11.2010, Az. IV A 4 – S 0316/08/10004-07) besagt nun, dass spätestens ab Januar 2017 sämtliche elektronischen Daten der Kassensysteme nicht nur gespeichert, sondern auch mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen und nicht veränderbar sein dürfen. Eine Verdichtung der Daten, also z.B. eine Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht, ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht ausreichend. Einem Finanzbeamten muss nicht nur jederzeit das Auslesen der Daten aus der Kasse möglich sein, die Daten müssen auch in maschinell auswertbarem Format vorgelegt werden.
Grundlage für diese Vorschriften sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
Eine weitere Abkürzung, die sich Unternehmer für die Zukunft merken sollten, ist INSIKA (INtegrierte SIcherheitslösung für messwertverarbeitende KAssensysteme). Bund und Länder diskutieren aktuell in einer Arbeitsgruppe über den verpflichtenden Einsatz des sogenannten INSIKA-Systems. Damit sollen Kassenmanipulationen unterbunden werden. Es sieht vor, dass jede Kassenbewegung vom Außenprüfer nachvollzogen werden kann, indem durch eine spezielle Smartcard eine elektronische Signatur für jeden Umsatzvorgang erzeugt und in der Kasse zusammen mit den Auftragsdaten gespeichert wird. Die Signatur muss zudem auf dem zugehörigen Bon abgedruckt werden. Jeder Umsatz wird also elektronisch signiert. Zusätzlich werden auf der Karte die Monatssummen gespeichert. Registrierkassen müssen mit dieser Smartcard nachgerüstet, die Software angepasst werden. Wichtig zu wissen ist, dass nicht alle Kassen, die gemäß des BMF-Schreibens aufgerüstet werden, auch INSIKA-fähig sind. Darauf weist der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) hin, der auch die erheblichen Belastungen für Unternehmen durch INSIKA kritisiert. Rein technisch gebe es laut DIHK ebenfalls noch einige Probleme: Denn auch mit INSIKA seien Manipulationen nicht ausgeschlossen.
Beratungen zu INSIKA laufen noch
Zuletzt diskutierte die Finanzministerkonferenz am 25. Juni 2015 in Berlin über INSIKA – nach wie vor ohne konkretes Ergebnis. Bis Herbst 2015 wollen die Finanzminister der Länder gemeinsam mit dem BMF ihre Beratungen in der Arbeitsgruppe fortsetzen und ein Gesamtkonzept zur Bekämpfung von Manipulationen erarbeiten. Sich Gedanken machen sollten Unternehmer aber bereits jetzt.
Die Übergangsregelung zu Registrierkassen laut Schreiben des BMF besagt Folgendes:
- Hatte ein Unternehmer am 26. November 2010 eine Registrierkasse, die die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung nicht erfüllt, kann er diese Kasse bis 31. Dezember 2016 weiterverwenden.
- Wer sich nach dem 26. November 2010 eine neue oder gebrauchte Kasse kaufen möchte, soll nur noch eine Kasse einsetzen dürfen, die den Vorgaben zur ordnungsmäßigen Buchführung entspricht.
Tipp: Planen Sie den Kauf neuer Registrierkassen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Sprechen Sie vor dem Kauf mit Ihrem Steuerberater, ob die Registrierkassen bereits dem Standard entsprechen, den das Finanzamt zur Umsetzung ordnungsmäßiger Buchführung erwartet. Bewahren Sie alle Unterlagen auf, die Ihnen der Kassenhersteller beim Kauf der neuen Registrierkasse aushändigt. Insbesondere die Bedienungs- und Programmieranleitung sind steuerlich relevant und müssen dem Prüfer des Finanzamts auf Verlangen vorgelegt werden. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Mindestaufzeichnungen bei Bargeldgeschäften mit Einsatz von Registrierkassen beachtet werden müssen und halten Sie sich akribisch an diese Vorgaben. Gerne helfen auch die Anbieter von Kassen weiter.
Weitere Infos zum Thema gibt es z.B. unter folgenden Links: