Zertifiziertes Qualitätsmanagement in der Wäscherei Aschenbrenner Arbeitshilfe mit Struktur

Als Mitglied der Pilotgruppe hat die Wäscherei Aschenbrenner in München die Qualitätsmanagement-Gemeinschaftzertifizierung durch den DTV erfolgreich abgeschlossen. Die ersten Früchte des Aufwands für die Zertifizierung erntete der Betrieb schon vorher: Genaue Zahlen erleichtern die Analyse und Mitarbeiter werden leichter eingearbeitet.Arbeitshilfe mit Struktur Das große B steht vor der Kurzbeschreibung der verschiedenen Bearbeitungsschritte, der Text nach dem P erklärt nach welchen Kriterien der Mitarbeiter das Wäschestück prüfen muss und nach dem roten S wird erläutert, was bei einer Störung der Großteilemangel zu tun ist. Zusammen ergeben die Stichpunkte eine übersichtliche Arbeitsanweisung, die dem Team der Wäscherei Aschenbrenner eine strukturierte Arbeitshilfe bietet und neuen Mitarbeitern das Einarbeiten erleichtert. Doch nicht nur an den Mangeln, auch an Waschmaschinen, Trocknern und Finishern, an jeder Maschine der Wäscherei Aschenbrenner im Münchener Stadtteil Trudering klebt seit kurzem eine solche Arbeitsanweisung. Die knapp formulierten Listen sind Teil des Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2008, das die Wäscherei im Rahmen der Matrixzertifizierung durch den Deutschen Textilreinigungsverband (DTV) seit vergangenem Jahr einführte. Die Wäscherei Aschenbrenner ist ein Familienbetrieb, der 28-jährige Bernhard Aschenbrenner führt zusammen mit Vater Richard und Mutter Angelika das Unternehmen in vierter Generation, seit kurzem arbeitet auch Bernhards Freundin Nicole Mayer tatkräftig mit. In den vergangenen Jahren hat das Unternehmen viel in eine umweltfreundliche und ressourcensparende Produktion investiert, 2008 gingen zum Beispiel eine neue Waschstraße und neue Trockneranlagen in Betrieb. Insgesamt 30 Mitarbeiter bearbeiten jeden Tag vier bis fünf Tonnen Wäsche für Kunden aus dem Gesundheitswesen, der Hotellerie, Gastronomie, dem Handwerk aber auch aus Privathaushalten. Die meisten Aufträge gehen morgens rein und am Abend bereits wieder raus. Kenngrößen eines Qualitätsmanagementsystems wie Reklamationen, Verbräuche oder Ausfallzeiten von Mitarbeitern werden in den meisten Betrieben dieser Größe schon lange erfasst, gespeichert sind diese Zahlen jedoch oft nur in den Köpfen der Chefs. Zu einer genauen Aufarbeitung und schriftlichen Fixierung kam es allein schon aus Zeitgründen bislang nur selten. Auch in der Wäscherei Aschenbrenner wird die Qualität der Produkte schon seit Jahren überprüft. Verbräuche werden ermittelt, genauso gibt es eine einheitliche Arbeitskleidung für alle Mitarbeiter und jedem Teammitglied wird ein genau definiertes Aufgabenfeld zugewiesen die schriftliche Fixierung und Erfassung dieser Daten blieb jedoch oft im Büro liegen, wie Bernhard Aschenbrenner sagt. Da viele gewerbliche Kunden allerdings ein Qualitätsmanagement (QM)-Zertifikat forderten, habe sich der Betrieb schon vor Jahren für ein entsprechendes System interessiert, die Einführung sei jedoch schlichtweg zu teuer gewesen. Das Angebot des DTV sich der Pilotgruppe zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems mit Matrixzertifizierung anzuschließen, nahmen die Aschenbrenners deshalb gerne an, schließlich können Betriebe durch die Gruppenzertifizierung nach Angaben des DTV rund 30 Prozent der Kosten im Vergleich zur Einzelzertifizierung sparen. Doch auch die Gruppenzertifizierung ist keine unbedeutende Investition, Bernhard Aschenbrenner schätzt seine bisherigen Ausgaben für die Einführung des QM-Systems auf 8.000 bis 10.000 Euro, zusätzlich fallen jährliche Kosten für das Zertifikat und die Betreuung durch die Matrixzentrale inklusive der internen Audits, das heißt der Überprüfung durch die Berater von Intrasys, an. Dazu kommt der zeitliche Aufwand: Wie in fast allen Betrieben der Pilotgruppe ist auch in der Wäscherei Aschenbrenner der Chef gleichzeitig Qualitätsmanagementbeauftragter, das Erstellen der Arbeitsanweisungen, die Eingabe der Daten in Datenbanken oder die geplanten Mitarbeitermeetings kommen noch zu Bernhard Aschenbrenners täglicher Arbeit im Wäschereibetrieb hinzu. Die Einführung des Systems hat für ihn bislang vor allem einen großen Berg Schreibarbeit bedeutet. Bei den ersten Workshop-Treffen der Pilotgruppe, die jeweils werktags in Frankfurt stattfanden, brachten die Betriebe ihre Vorschläge für Prozessbeschreibungen mit ein. Die Beratungsfirma Intrasys erstellte daraus Dokumentvorlagen, die jeder Betrieb an seine individuellen Voraussetzungen anpasste. Bei einem Voraudit, das heißt einer Beurteilung der Prozesse vor Ort im Betrieb, zeigte Oliver Ludolph, Berater bei Intrasys, Verbesserungsmöglichkeiten auf, die Bernhard Aschenbrenner im Folgenden abarbeitete. Er faxte die Ergebnisse dann an die Matrixzentrale, die derzeit noch bei Intrasys liegt, künftig jedoch beim DTV angesiedelt sein soll. So entstanden zum Beispiel die Arbeitsanweisungen, außerdem werden jetzt sämtliche Zahlen in einer zentralen Datenbank festgehalten, wobei jeder Betrieb allerdings nur seine eigenen Ordner einsehen kann. „Einen Großteil der Anforderungen des QM-Zertifikats erfüllten wir schon über das RAL-Hygienezeugnis der ,Gütegemeinschaft für sachgemäße Wäschepflege e.V.‘, das uns seit 1987 auszeichnet“, sagt Bernhard Aschenbrenner. „Doch das Qualitätsmanagementsystem zwingt uns jetzt noch genauer zu arbeiten und alle Prozesse schriftlich zu fixieren.“ Dass die Fixierung und Kontrolle von Prozessen, also der Arbeit nach genau festgelegten Schritten, jedoch nicht unbedingt ein Nachweis für die Qualität des Wasch-, Trocknungs- und Bügelvorgangs oder die Reinheit der Wäschestücke sind, hat Bernhard Aschenbrenner schon aus den ersten Workshops mitgenommen. „Das Zertifikat ist kein Gütesiegel für die Qualität“, erklärt Oliver Ludolph von der Beratungsfirma Intrasys. „Der Zertifizierer, in diesem Fall also die Dekra Certification GmbH, gleicht die Norm mit den Arbeitsanweisungen ab. Es geht darum, den Prozess im Umgang mit Reklamationen oder kaputten Teilen, das Erbringen der Wäschearbeit und die Einbindung der Mitarbeiter zu dokumentieren.“ Der Zertifizierer wolle zum Beispiel sehen, ob Reklamationen aufgeschrieben würden oder ob der Betrieb Maßnahmen ergreife, um diese zu vermeiden. Das Qualitätsmanagement-Zertifikat sei ein Qualitätsnachweis für die Organisation an sich, es weise nicht die Güte des Waschergebnisses nach, wie das etwa durch die Qualitätslabel der Hohenstein Institute geschehe. Betriebe mit einem funktionierenden Qualitätsmanagementsystem können demnach in Arbeitsabläufe effizient eingreifen und diese falls erforderlich umstellen, außerdem Zielvorgaben schnell umsetzen sowie das Potenzial der Mitarbeiter ausschöpfen. Die bessere Einbindung der Mitarbeiter ist auch einer der Vorteile, den Bernhard Aschenbrenner ganz konkret für seine Wäscherei sieht: „Das Einarbeiten neuer Mitarbeiter fällt leichter, weil sie durch die Arbeitsanweisungen genau wissen, worauf es ankommt.“ Dazu käme natürlich noch das normale Anlernen, „wie man beispielsweise mangelt, muss eine erfahrene Kraft zeigen, das ersetzt die Beschreibung natürlich nicht“. Insgesamt hat Aschenbrenner die Erfahrung gemacht, dass das bereits vorhandene Team mit den Neuerungen durch das Qualitätsmanagement etwas schwerer klar kommt als neues Personal, was jedoch nachvollziehbar sei, bedeute es doch für die alteingesessenen Mitarbeiter eine Umstellung. Bedauerlich findet Aschenbrenner, wenn Arbeitskräfte kein Interesse an einem eigenverantwortlichen Arbeitsbereich hätten, „manchem sind die monotonen Abläufe eines Industriearbeitsplatzes lieber“. Regelmäßige Meetings sollen künftig deshalb alle Mitarbeiter noch besser in den Betrieb integrieren und die Lust an eigenen Verbesserungsvorschlägen stärken. Die Wäscherei Aschenbrenner sowie die zwölf weiteren Betriebe der Pilotgruppe haben bereits alle Audits erfolgreich abgeschlossen und das Zertifikat für ihr Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN EN ISO 9001:2008 erhalten. „Im Anschluss erhielt die gesamte Gruppe ein Hauptzertifikat, das für jeden Betrieb für drei Jahre gilt, unter der Voraussetzung, dass die jährlichen Überwachungsaudits zufriedenstellend verlaufen“, erklärte Oliver Ludolph. Die nächste Gruppe steht bereits in den Startlöchern. Der erste Workshop der folgenden Teilnehmergruppe startet im Oktober in Frankfurt am Main. Die zertifizierten Betriebe treffen sich weiterhin in Workshops, in denen sie ihre Erfahrungen austauschen, und zwar nicht nur zum QM-System sondern auch zur Verwendung von Software, Akquisebemühungen und ähnlichen Themen. Dieser Austausch in der Gruppe und das gute Wissen seine Zahlen genau zu kennen, sind die Vorteile der Gemeinschaftszertifizierung durch den DTV, von denen auch Bernhard Aschenbrenner profitiert. Außerdem freut er sich seinen Kunden mit dem QM-Zertifikat einen weiteren Nachweis für die hohen Ansprüche seines Betriebs in punkto Qualität und Service bieten zu können. „Wir haben Kunden, die schon seit 15 Jahren bei uns sind“, sagt der junge Firmenchef. „Außer der Beschriftung unserer LKW und dem Eintrag in den Gelben Seiten machen wir keine Werbung, unsere Kunden finden durch Mund zu Mund Propaganda zu uns“. Da diese nur bei sehr guter Qualität funktioniere, sei es oberstes Ziel auch in Zukunft die Kunden zufrieden zu stellen, wobei das neue Zertifikat ein wichtiger Ausdruck dieser Bemühungen sei. Berater Oliver Ludolph blickt in die Zukunft und erklärt: „Mit den neu generierten Zahlen des QM-Systems kann man jetzt zum Beispiel auftretende Fehler analysieren und Vorbeugemaßnahmen ableiten und in ein bis zwei Jahren die Früchte daraus ziehen.“ Sandra Rauch