Nutzen Sie Ihr Privattelefon auch für betriebliche bzw. berufliche Gespräche, sind die Kosten mit dem beruflichen Nutzungsanteil als Betriebsausgaben absetzbar. Gleiches gilt für die berufliche Nutzung eines privaten Internetanschlusses.
Zur Ermittlung des beruflichen Nutzungsanteils von Internet und Telefon haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Ohne Einzelnachweis können Sie einfach und problemlos einen bestimmten Pauschalbetrag Ihrer monatlichen Telefonrechnung als Betriebsausgaben absetzen.
- Sie können stattdessen auch die Kosten für berufliche Gespräche und Surfstunden für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweisen, ins Verhältnis zu den Gesamtverbindungsentgelten setzen und den so ermittelten beruflichen Anteil für die übrigen Monate des Jahres zugrunde legen.
1. Pauschalabrechnung
Ohne den betrieblichen bzw. beruflichen Anteil Ihrer Telekommunikationskosten umständlich nachweisen zu müssen, können Sie einen bestimmten Pauschalbetrag Ihrer Monatsrechnung als Betriebsausgaben geltend machen: Absetzbar sind 20 Prozent des monatlichen Rechnungsbetrages, höchstens 20 Euro monatlich. Voraussetzung ist, dass bei Ihnen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen anfallen.
Für die Pauschalabrechnung gibt es zwei Verfahren:
- Entweder Sie setzen die tatsächlichen Rechnungsbeträge für alle Monate des Jahres an. Dabei können allerdings geringere Beträge als 20 Euro in einigen Monaten nicht mit höheren Beträgen in anderen Monaten verrechnet werden. Nachteil ist, dass Sie dem Finanzamt sämtliche Rechnungen vorlegen müssen.
- Oder Sie bilden aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten einen Durchschnittsbetrag und legen diesen für das ganze Jahr zugrunde. Diese Methode empfiehlt sich, wenn Ihre Telefonrechnungen in drei aufeinanderfolgenden Monaten wesentlich höhere Rechnungsbeträge als in anderen Monaten haben.
2. Einzelnachweis
Falls Ihre beruflich bedingten Telefonkosten die Pauschale von 20 Prozent übersteigen, ist der Einzelnachweis sinnvoll. Hierzu müssen Sie die Kosten für berufliche Gespräche und Surfstunden für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweisen, ins Verhältnis zu den Gesamtverbindungsentgelten setzen und können den so ermittelten beruflichen Anteil für die übrigen Monate des Jahres zugrunde legen.
Bei dem Dreimonatszeitraum muss es sich um aufeinanderfolgende Monate handeln. Gewiss werden Sie die Monate auswählen, in denen Sie besonders viele berufliche Gespräche führen. Zum Nachweis der Gesamtkosten müssen Sie dem Finanzamt alle Rechnungen des Jahres vorlegen.
Bewahren Sie also die Einzelgesprächsnachweise Ihrer Telefongesellschaft auf markieren Sie sich die beruflichen Gespräche. Sie sollten sich auch den Namen des Gesprächspartners und den Grund des Anrufs vermerken, um dem Finanzamt ggf. die berufliche Veranlassung des Gesprächs nachweisen zu können. Dasselbe gilt auch für beruflich veranlasste Internetkosten.