Immer mehr Betriebe stellen von der Papierbuchhaltung auf eine digitale Buchhaltung um. Das hat zahlreiche Vorteile. Unter anderem kann man dann zu jeder Tageszeit von jedem Ort der Welt auf seine digitale Buchhaltung zugreifen und Analysen durchführen. Doch wer den Schritt in die Digitalisierung wagt, sollte seine Rechnung nicht ohne das Finanzamt machen.
An den Vorgaben für die steuerlich ordnungsgemäße Buchhaltung ändert die Digitalisierung nichts. Das Finanzamt erwartet, dass es bei einer Prüfung auf die kompletten Buchhaltungsdaten zugreifen darf. Das bedeutet im Klartext: Scannen Sie Papierbelege ein, muss das Finanzamt innerhalb der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrungsfrist die Möglichkeit haben, sich die Belege anzusehen. Alle auf dem Originalbeleg enthaltenen Informationen müssen bildlich originalgetreu wiedergegeben werden.
Das sollten Unternehmer bei der digitalen Buchhaltung beachten
Haken Sie unbedingt bei Ihrem Steuerberater nach, mit welchem digitalen Buchhaltungsprogramm er gute und schlechte Erfahrungen gemacht hat. Nur so vermeiden Sie einen Fehlkauf, der Ihnen bei der nächsten Prüfung des Finanzamts zum Verhängnis werden kann.
Steuertipp: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, in welcher Auflösung und Farbtiefe die Speicherung der Papierbelege in digitaler Form erfolgen soll, damit das Finanzamt keine Zicken macht. Ist ein Buchhaltungsbeleg in Papierform digital farbgetreu gescannt und gespeichert, kann man den Papierbeleg entsorg en. Doch aufgepasst: Originalbelege mit Dienststempelabdrucken, bei denen die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten, dürfen nicht entsorgt werden. Denn diese Pigmentierungen können bei Digitalisierung des Beleges nicht dargestellt werden.