Ab 1. Januar 2018 kann es passieren, dass ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt vor der Tür steht und Zugriff auf Ihre Kasse fordert. Die Rede ist von der so genannten Kassennachschau, bei der die Kassendaten elektronischer Registrierkassen ausgelesen oder die korrekten Aufzeichnungen offener Ladenkassen kontrolliert werden. Selbstständige Textilreiniger und Wäscher sollten sich für diesen Tag X frühzeitig wappnen.
Um bei dem unangekündigten Besuch ruhig agieren und nicht in Panik verfallen zu müssen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
- Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater eine Art Notfallplan aushändigen, den Sie Punkt für Punkt abarbeiten, sollte ab 1. Januar 2018 tatsächlich ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt in der Firma erscheinen und die Kassendaten überprüfen wollen.
- Kümmern Sie sich um eine Verfahrensdokumentation, die Sie dem Prüfer bei einer Kassennachschau aushändigen können.
Kassennachschau: Verfahrensdokumentation eigentlich vorgeschrieben
Eine Verfahrensdokumentation bedeutet, dass für jedes Datenverarbeitungssystem – dazu gehören auch elektronische Kassen – eine übersichtlich gegliederte Dokumentation vorhanden sein muss, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (siehe auch BMF-Schreiben zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung v. 14. November 2014, BStBl I 14, 1450).
Steuertipp: Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann bei einer Kassennachschau das Zünglein an der Waage sein. Ist sie vorhanden, kann der ganze Spuk der Überprüfung in einer Stunde vorbei sein. Fehlt sie und es bleiben Fragen offen, kann der Prüfer sofort zu einer mehrere Jahre umfassenden Außenprüfung übergehen.