Mit einer selbst entwickelten Software erreicht Ingolf Römer, Inhaber einer Textilreinigung, mehr Effizienz in der Abwicklung von Aufträgen. „Texcash“ wird als Kassensoftware eingesetzt und liefert zudem einen Überblick über die Produktionsprozesse im Betrieb. Anhand der Daten kann der Unternehmer sogar Kundengewohnheiten analysieren und gegebenenfalls seine Geschäftsstrategie anpassen.
Sämtliche Prozesse im Blick
Wenn die Mitarbeiterinnen der Textilpflege Römer in Chemnitz sich einmal mehr als üblich ins Zeug legen müssen, winkt ihnen neben dem Stundenlohn eine Leistungsprämie. Der Computer gibt Inhaber Ingolf Römer detailliert Auskunft, wie viel jede der Beschäftigten über den Durchschnitt gearbeitet hat. Ingolf Römer ist studierter Maschinenbauingenieur und eröffnete 1993 mit Ehefrau Margit im Alt-Chemnitz-Center eine Franchise-Textilreinigung.
Zumindest nach Feierabend bleibt der Diplomingenieur aber seinem ehemaligen Metier treu: „Ich habe eine Software für eine PC-Kasse mit angeschlossener Betriebsführung entwickelt“, berichtet er. Nachdem nämlich Ingolf Römer die Textilreinigung in der Shoppingpassage 2000 in Eigenregie übernommen hatte, entwickelte er ein neues Konzept. Davon profitiert auch Ehefrau Margit, die bereits zwei Jahre zuvor eine Textilreinigung in der Heinrich-Schütz-Straße eröffnet hatte.
„Wir bieten unseren Kunden das volle Programm an: Textilreinigung, Nassreinigung bis zum Hemdenservice, für leicht verschmutzte Garderobe sogar im Drei-Stunden-Service“, erklärt Ingolf Römer. Die Palette reicht weiter vom Waschen kleiner Teile wie z.B. Deckchen bis zur professionellen Pflege von Berufsbekleidung, Festgarderobe, Gardinen, Federkissen und Schaffellen. Lederteile geben Ingolf Römer und seine Ehefrau an Spezialreinigungen weiter. Außerdem werden größere Wäscheposten für eine Wäscherei sowie Sendungen für den Lieferservice Hermes entgegengenommen.
Vor sieben Jahre führte der Unternehmer seine Software „Texcash“ in der Praxis ein. „Die S & W Netzwerksysteme GmbH in Münchenbernsdorf bei Gera hatte meine Entwicklung programmiert. Inzwischen arbeiten 70 Kollegenbetriebe in ganz Deutschland mit meinem System“, so Ingolf Römer. Für die Anwendung der Software sind nur zwei Standard-PCs einfachster Ausführung erforderlich. In kürzester Zeit würden sogar „Computermuffel“ lernen, mit „Texcash“ zu arbeiten.
Der erste PC steht im Annahmebereich und wird dort als Kasse angewandt. Ingolf Römer: „Er ist mit sämtlichen kassenspezifischen Funktionen ausgestattet.“ Der zweite PC wurde am Bügelplatz für das „Check-out“ installiert.
Nur ein Beispiel: Am Sonnabendmorgen werden ein Anzug mit Weste und ein Dutzend Hemden zur Annahme gebracht. Der Kunde möchte die Teile am späten Nachmittag abholen, damit er am Montag wieder mit korrekter Garderobe zu seinem Arbeitsplatz in Süddeutschland fahren kann. Zunächst bezahlt der Kunde den Rechnungsbetrag per EC-Karte. Ingolf Römer: „Weil bei der Belastung des Kontos kein externer Netzbetreiber zwischengeschaltet werden muss, spare ich jährlich Gebühren von 400 bis 500 Euro ein.“
Die Eingabe einer PIN ist nicht erforderlich. „Es bleibt zwar das Restrisiko, dass eine bargeldlose Zahlung nicht gedeckt ist. Innerhalb von sieben Jahren sind in unseren beiden Geschäften aber nur etwa 20 Abbuchungen geplatzt. Und ein Teil der säumigen Kunden hat die Rechnungen noch im Nachhinein beglichen“, erinnert sich der Unternehmer. In diesen Fällen wird zusätzlich eine Sperrdatei geführt, womit diese Kunden zukünftig vom Lastschriftverfahren ausgeschlossen werden. Selbstverständlich ist aber auch die Bezahlung beim Abholen der Ware möglich, ein umfangreiches Nachkassemodul sichert diese Zahlungsart ab.
Nach der Annahme der Garderobenteile druckt der „Kassen-PC“ die notwendigen Abhol- und/oder Quittungsscheine inklusive Lieferzeit aus. Die Teile werden mit fortlaufenden Teilenummern versehen, welche gleichzeitig von „Texcash“ verwaltet werden. Damit durchläuft die Ware den jeweils gewünschten Reinigungs- oder Waschprozess. Nach dem Finishing am Bügelterminal gibt die Mitarbeiterin ihre Personalnummer sowie die jeweilige vierstellige Teilenummer ein. Die Zusammenstellung der Teile zum Auftrag erfolgt durch „Texcash“. Der PC druckt für den kompletten Auftrag einen Packschein aus, welcher die notwendigen Angaben für die Ablage im Transportband enthält. Darüber hinaus ist eine Qualitätskontrolle möglich, indem nach einer Sichtprüfung gegebenenfalls Mängel mit bestimmter Wichtung den Teilen zugeordnet werden. Die berechneten Qualitätskennziffern stehen mitarbeiterbezogen für die Lohnabrechnung zur Verfügung.
Jede Woche druckt Ingolf Römer einen Bericht aus. „Das Protokoll enthält neben der kassenspezifischen Dokumentation auch detaillierte Angaben über die Arbeitszeiten der Beschäftigten und Leistungskennziffern. Ferner ist für eine umfangreiche statistische Auswertung auch der Ausdruck betriebswirtschaftlich relevanter Berichte über Finanzen, das Personal und die Lohnabrechnung, Rabattgruppen, Maschineneinsätze und vieler andere interne Vorgänge möglich.“ Durch die rechnergestützte Betriebsführung muss der Unternehmer nicht ständig vor Ort sein.
Anhand der Berichte kann Ingolf Römer sogar die Kundenfrequenz nach Anzahl der Teile und Uhrzeit sowie die Kundenumsätze analysieren. Schließlich ist jederzeit der Bearbeitungsstand von Aufträgen und Teilen nachvollziehbar. Die Aktualisierung oder Ergänzung von Stammdaten kann er selbst ohne Aufwand einpflegen.
Anhand der ermittelten Daten kann der Unternehmer bei Bedarf seine Geschäftsstrategie anpassen: „Zum Beispiel erkenne ich, welche Leistungen Publikumsrenner sind und welche Angebote aktiv beworben werden müssen.“ Und wenn es um Werbung geht, hat Ingolf Römer immer wieder pfiffige Ideen. Mit Zehnerkarten, Sammelkarten für Rabattmarken und der Happy Hour jeden Sonnabend ab 16 Uhr gelingt es ihm, Kunden zu binden und neue hinzuzugewinnen.Reinhard Wylegalla