Branchenmessen Fit für den Messebesuch: So viel wie möglich "mitnehmen"

Der Besuch einer Messe wie der Texcare International bietet die Chance, sich über Neuheiten zu informieren. Es kostet aber auch Zeit und Geld. Deshalb darf die bekannte Aussage „außer Spesen nichts gewesen“ keinesfalls zutreffen. Das sollten Textilreiniger und Wäscher für einen erfolgreichen Messebesuch wissen.

Von Rolf Leicher

In Zeiten allgemeiner Kosteneinsparung wird der Messebesuch häufig komplett gestrichen. Aber spart man hier nicht am falschen Fleck? Ein Messebesuch kann nicht durch Telefongespräche ersetzt werden. Nur die Fachmesse bietet den Überblick über die gesamte Branche.

Der Textilreiniger oder Wäscher trifft auf der Messe Lieferanten und bekommt Leute zu Gesicht, die er noch nie vorher gesehen hat. Als Besucher möchte man neue Informationen mit nach Hause nehmen, deshalb ist die Messevorbereitung so wichtig. In der Euphorie der Messeatmosphäre besteht die Gefahr, das Ziel aus den Augen zu verlieren. Dann wird z.B. die Chance, neue Kontakte zu knüpfen, als eines der wichtigsten Ziele vernachlässigt.

Wer nach Hause kommt und nichts Verwertbares für seine Firma dabei hat, für den sind zukünftige Messebesuche fragwürdig. Ein entsprechend geschärftes Bewusstsein gehört also unbedingt auch zur inneren Vorbereitung auf die Messe.

Zur Messevorbereitung gehört auch die Frage: „Wen nimmt man mit?“ Den Ehepartner? Oder einen Mitarbeiter? Die Begleitperson gewinnt Verständnis für Ihre Arbeit und oft neue Einblicke in Ihre Überlegungen. Also: Falls ein Mitarbeiter die Messe selbst gerne besucht, geben Sie ihm eine Chance dazu, vor allem wenn der Besuch am Wochenende stattfindet.

Vier gute Gründe für einen Messebesuch Kugelschreiber und Gummibärchen – ein Messebesuch hat mehr zu bieten. Gerade Besuche auf Branchenmessen können sich lohnen. Vier gute Gründe, um auf eine Messe zu gehen: 1. Neues aus der Branche erfahren – auf dem Laufenden bleiben: Der wohl naheliegendste Grund für einen Messebesuch. Meist sind auf Messen die wichtigsten Branchengrößen vertreten, ob Hersteller oder Händler. Auf Leitmessen der Branche präsentieren sie häufig technische Innovationen. Zwar werden sie teils – zugegeben übertriebenermaßen – als spektakuläre Weltneuheiten präsentiert, doch Messebesucher können sich aus erster Hand ein Bild von den Entwicklungen machen. 2. Leute kennenlernen – Netzwerk bilden:Das berühmte Netzwerken ist auf Messen prima möglich. Es ist immer nützlich, gute Kontakte zu Branchenkollegen oder Herstellerfirmen zu haben. Und auf Messen trifft man viele Leute aus der Branche auf kleinem Raum. Das bietet die Möglichkeit, sich über Probleme und Entwicklungen auszutauschen. Und je mehr Kollegen man bereits kennt, desto einfacher fällt das Netzwerken. 3. Über den Tellerrand blicken: Auf vielen Messen stellen neben den Branchenriesen auch Hersteller oder Dienstleister aus, die nur am Rande etwas mit dem eigenen Arbeitsschwerpunkt zu tun haben. Das gibt Einblicke in andere Branchen und die Möglichkeit, sich etwas abzuschauen oder Synergien zu nutzen. 4. Seminare und Workshops: Meist gibt es auf Messen ein Rahmenprogramm mit unterschiedlichen Veranstaltungen zu einem Schwerpunktthema. Besucher können sich hier Tipps von Experten holen, sich weiterbilden oder die Workshops und Vorträge dafür nutzen, um mit Kollegen ins Gespräch zu kommen.

Die optimale Vorbereitung

Sorgen Sie rechtzeitig für Ihre Hotelreservierung. Im Internet finden Sie Adressen, aber die Übernachtung während der Messezeit ist überall etwas teurer. Etwas außerhalb der Messemetropolen sind die Übernachtungskosten günstiger, dafür muss man die Fahrtzeiten zum Messegelände berücksichtigen. Buchen Sie langfristig, je früher, desto besser.

Bei der Fahrt mit der Bahn ist eine Platzreservierung nötig. Denn zu Messezeiten sind die Züge überfüllt. Öffentliche Verkehrsmittel entsprechen vielleicht nicht immer den Erwartungen, aber U- und S-Bahnen sind konkurrenzlos schnell.

Checkliste: Sind Sie ein Messeplanprofi?

• Planen Sie vor allem Besuche bei Neulieferanten, das ist für den Vergleich mit bisherigen Partnern das Wichtigste?
• Informieren Sie sich schon vor der Messe per Internet über wichtige und neue Adressen?
• Erstellen Sie vor der Messe eine Prioritätenliste: Muss-, Kann und Soll-Gespräche?
• Bevorzugen Sie den Kontakt mit den Entscheidungsträgern und treten Sie als interessanter Gesprächspartner auf?
• Nehmen Sie eine Begleitperson mit (vier Augen sehen mehr)?
• Stecken Sie genügend Visitenkarten ein?
• Haben Sie den Messebesuch langfristig geplant?
• Machen Sie Gesprächsprotokolle über Messebesuche?
• Lassen Sie sich nur auf Kurzpräsentationen ein, um einen ersten Überblick zu bekommen?

Haben Sie häufig mit „Ja“ geantwortet? Sie sind ein Profi.

Auf der Messe: "Muss- und Kann-Programm"

Auf der Messe angekommen gilt: Feste Terminvereinbarungen des Besuchers mit den Ausstellern haben sich nicht bewährt. Schnell kommt Hektik beim Besucher auf, wenn er sich abhetzen muss, um pünktlich eine Verabredung einzuhalten. Absprachen sind günstig, sofern sie nicht an einen Termin gebunden sind.

Wer neue Hersteller im Hallenplan findet, kann sich online über den Aussteller informieren. Das „Muss-Programm“ bezieht sich auf die Aussteller, die man unbedingt besuchen muss. Das „Kann-Programm“ umfasst Ausstellerbesuche, auf die man zur Not auch verzichten kann. Das „Soll-Programm“ liegt zwischen Muss und Kann.

Werfen Sie nicht achtlos die Messeeinladungen weg, die Sie Wochen vorher von den Ausstellern erhalten. Nehmen Sie Ihren Laptop mit, dort haben Sie die Daten gespeichert, die Sie während des Messegesprächs brauchen.

Planen Sie nicht zu viele Treffen pro Tag. Manche Messestände sind voll, und man muss Geduld haben, bis man einen Ansprechpartner findet. Das ist besonders am Wochenende der Fall, und dadurch entsteht viel Stress, was das Ergebnis des Besuchs beeinträchtigen könnte. Als Besucher erfahren Sie die nötige Aufmerksamkeit, wenn Sie sich bei der Kontaktaufnahme mit Ihrer Visitenkarte professionell vorstellen.

Aussteller sind nur wenig an den sogenannten „Schaulustigen“ interessiert. Sie sind gut trainiert und wissen, wie sie Schaulustige von echten Interessenten unterscheiden. Haben Sie Verständnis, wenn Aussteller, die mit Ihnen noch keinen Kontakt hatten, neugierig sind und ein paar Fragen stellen. Aussteller gehören zum Vertrieb und sind an Neukunden sehr interessiert, das sollte nicht gleich als „aufdringlich“ bezeichnet werden. In Ihrer Firma sind Sie auch an neuen Kunden interessiert.

Keine Hektik aufkommen lassen

Ein informatives und professionell durchgeführtes Messegespräch dauert mindestens 30 min. Der Besucher kann also pro Messetag etwa zwölf intensive Gespräche schaffen, wenn nicht auf dem Stand durch unvorhersehbare Themen das Gespräch länger dauert. Für den Messebesucher muss auch Zeit bleiben, mit Leuten, die man zufällig in der Halle trifft, zu sprechen. Schließlich muss man gelegentlich auf einen Gesprächspartner am Stand warten, weil er noch nicht frei ist. Fazit: Die Besuchszeit ist schwer in den Griff zu kriegen. Es macht auch keinen Sinn, wenn man wie besessen durch die Hallen mit der Uhr in der Hand eilt.

Bei größeren Messen wie der Texcare International oder der EXPOdetergo International ist es ratsam, einen zweiten Tag zu reservieren, vor allem wenn die Messe nicht jedes Jahr stattfindet. Machen Sie keinen Marathon, gönnen Sie sich mittags eine Kurzpause, damit Sie am Nachmittag noch voll leistungsfähig sind.

Um Zeit zu sparen, sollten Detailgespräche nicht auf dem Messestand, sondern zuhause per Telefon oder bei einem Vor-Ort-Gespräch geführt werden. Details werden auf der Messe nicht ausdiskutiert, sondern nur kurz angesprochen. Die Fortsetzung des Kontaktes wird aber bereits festgelegt.

Neue Aussteller und damit evtl. neue Lieferanten ausfindig zu machen, ist das Wichtigste überhaupt. Also: Kontakte suchen, Visitenkarten sammeln und bei Zeitnot nur Kurzgespräche führen. Zu den Messethemen gehört nur in Ausnahmefällen die Besprechung von Problemen mit den Stammlieferanten.

Diese Infos sollten Sie erfragen

Informationen, die Sie von neuen Lieferanten auf der Messe möchten:

• Welche Referenzen hat die Firma?
• Welche technischen Besonderheiten werden angeboten?
• Mit welchen Anschaffungskosten muss man rechnen?
• Wer ist nach der Messe zuständig (Nachbetreuung)?
• Wie sind die Liefer- und Zahlungskonditionen (Einkaufsvorteile)?
• Welche Vorteile bietet das Produkt/die Technik?

Den Überblick behalten mit Gesprächsnotizen

Verzichten Sie nicht auf Gesprächsnotizen. Am besten verwenden Sie hierfür ein Formular, auch online möglich. Auch Aussteller machen sich von interessanten Besuchern Notizen. Nur so wissen Sie nach der Messe, um was es ging und wie es weitergehen wird.

Beispiel für ein Messeprotokoll:

Besucher: _______________________________________________________

Datum: _________________________________________________________

Uhrzeit: _________________________________________________________

Aussteller: _______________________________________________________

Adresse: ________________________________________________________

Telefon: _________________________________________________________

E-Mail: __________________________________________________________

Gesprächsthema: _________________________________________________

Präsentationsobjekt: _______________________________________________

Vorführung: _______________________________________________________

Technische Daten: _________________________________________________

Alternativen: ______________________________________________________

Investition: _______________________________________________________

Fazit: ___________________________________________________________

Nächster Schritt: __________________________________________________

Termin: _________________________________________________________

Die innere Einstellung

Bringen Sie sich spätestens bei der Hinfahrt in eine positive Stimmung. Die Einstellung „Da gibt’s nichts Neues“ oder „Bin eigentlich zufrieden, brauche nichts“ oder „Ich werde keinesfalls investieren“ ist falsch. Schon vor der Messe kommen oft negative Gedanken auf: Der Besuch bringt nichts, kostet nur Geld. Eine Messe ist für den Besucher eine nützliche Informationsquelle. Sicher gibt es keine maßgeschneiderten Rezepte. Aber es gibt Denkanstöße, Impulse für die tägliche Praxis. Der Besuch einer Messe ist durch nichts zu ersetzen, weder durch umfangreiche Prospektunterlagen noch durch Werksbesuche.