Steuertipp Steuerliche Aufbewahrungspflicht: Scans von Papierbelegen

Möchten Sie in Ihrem Textilpflegebetrieb die Papierbelege verbannen und auf Digitalisierung des Rechnungswesens und der Buchhaltung setzen? Wenn ja, sollten Sie diesen Weg unbedingt zusammen mit Ihrem Steuerberater gehen.

Ihr Steuerberater kann dafür sorgen, dass das Finanzamt das Scannen und die Vernichtung der Papierbelege steuerlich anerkennt. Eine neue Musterverfahrensdokumentation des Deutschen Steuerberatungsverband und der Bundessteuerberaterkammer hilft Ihnen sicherlich bei Ihrem Vorhaben.

Diese aktualisierte Musterverfahrensdokumentation gibt Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen Hinweise und Formulierungshilfen dafür, wie der Umgang mit digitalisierten Belegen organisiert und dokumentiert werden kann. Denn ohne hinreichende Organisation und Dokumentation können das Scannen von Belegen und die Vernichtung von Originalbelegen zur Steuerfalle werden. Ohne Originalbelege kann das Finanzamt schlimmstenfalls den Vorsteuerabzug aus sämtlichen Eingangsrechnungen kippen.

Musterverfahrensdokumentation: Anleitung mit Verfahrensschritten

In der Musterverfahrensdokumentation des Deutschen Steuerberatungsverband und der Bundessteuerberaterkammer sind insbesondere folgende Verfahrensschritte beschrieben:

• Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung.
• Formulierung weiterer Anforderungen, wie z.B. das genaue Anweisen des Personals, das mit dem ersetzenden Scannen beauftragt ist oder die Festlegung der für das Scannen verwendeten Hard- und Software.

Steuertipp: Bitten Sie Ihren Steuerberater um ein Gespräch rund um das ersetzende Scannen und die Digitalisierung Ihres Betriebs. Verweisen Sie ihn auch auf die aktualisierte Musterverfahrensdokumentation und setzen Sie die einzelnen Schritte zusammen mit dem Steuerberater und Ihrem Softwareanbieter um.

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