Das Deutsche Rote Kreuz (DRK) unterstützt Menschen in Not. Bei dieser Arbeit engagieren sich auch viele Ehrenamtliche. Dass die Einsatzkräfte hygienisch saubere Einsatzbekleidung bekommen, kann Ortsvereine schnell überlasten. Der DRK Schwenningen hat eine Lösung gefunden – nicht nur für Textilien.
Mit Papierlisten dokumentierte der Ortsverein Schwenningen des Deutschen Roten Kreuzes (DRK) bis vor kurzem, wer welche Kleidung in welcher Größe ausgeliehen hat. Bei knapp 100 Einsatzkräften – viele davon ehrenamtlich – wurde die manuelle Verwaltung der Arbeitskleidung immer unübersichtlicher. Oft kam es zu Problemen bei der Verfügbarkeit der Kleidungsstücke, Teile gingen verloren, der Rückgabe- und Aufbereitungsprozess war intransparent und unbefriedigend.
"Das muss besser gehen", dachten sich auch Bereitschaftsleiter Heiko Knickrehm und seine Kollegen Daniel Weißhaar und Marvin Böck. Sie machten sich auf die Suche nach einer digitalisierten Lösung.
Fündig wurden sie in diesem Fall bei einem Hersteller, mit dem sie bereits zusammengearbeitet hatten: bei deister electronic. Das Unternehmen aus Barsinghausen bietet u. a. „textag“-Wäschemanagementsysteme an.
Intelligentes Schranksystem
Mit dem neuen Schranksystem schaffte das DRK Schwenningen auch gut 300 Kleidungsstücke an. In Zusammenarbeit mit einer lokalen Wäscherei erhielten die Teile die nötigen RFID-Tags zum Einkleben. Der Kleidungspool aus Polohemden, Hosen und Sweatshirts in verschiedenen Größen findet nun in drei Wäscheschränken der „textag“-Serie Platz – ein vierter übernimmt Ausgabe und Verwaltung von Ersatz-Einsatzjacken.
Der Vorteil im Vergleich zum früheren System: Statt umständlich per Hand Buch darüber zu führen, wer welche Dienstkleidung hat, erfassen die intelligenten Ausgabeschränke das voll automatisch und buchen die Kleidung bei Entnahme direkt auf das jeweilige Personalkonto. Zusätzlich kann Knickrehm jederzeit einsehen, ob der festgelegte Mindestbestand eines Kleidungsstückes unterschritten wurde, um dann den Bestand wieder aufzufüllen oder die Wäscherei zu informieren.
Für den Rückgabeprozess installierte das DRK Schwenningen außerdem einen Abwurfschrank mit Wäschesack. Werfen die Mitarbeiter ihre Schmutzwäsche ein, erfasst das System die Teile und entlastet ihr Konto. Der Rückgabeschrank schickt zudem eine automatische Benachrichtigung per E-Mail, sobald eine vom DRK definierte Füllgrenze erreicht ist. Aufgrund der hohen Hygieneanforderungen und voluminösen Kleidungsstücke wird der Wäschesack ein bis zweimal die Woche geleert.
Alle Benutzer, Kleidungsstücke, Ereignisse und Wäschebewegungen verwaltet und dokumentiert die „Commander-Connect“-Software. Sie erfasst u.a. den aktuellen Bestand je Schrank.
Fertige Schränke geliefert
Die Schränke wurden fertig zusammengebaut angeliefert und mussten nur noch aufgestellt, ausgerichtet und angeschlossen werden. Das übernahm das technikversierte Team um Heiko Knickrehm kurzerhand selbst. Nur die Software-Schulung leitete ein Mitarbeiter von deister electronic. Er unterstützte das Team auch bei der Inbetriebnahme.
Nach einer kurzen Testphase reicht inzwischen ein kurzer Anleitungszettel, um den Benutzern die Betriebsweise der Schränke zu vermitteln. „Das System ist nicht kompliziert und sehr intuitiv zu bedienen”, freut sich Daniel Weißhaar. „Die Schränke nehmen nun unauffällig im Hintergrund nervige Verwaltungsarbeit ab und sorgen für eine kontinuierliche sowie zuverlässige Verfügbarkeit von Dienst- und Einsatzkleidung”, ergänzt Heiko Knickrehm.
Hinzu kommt, dass die Aufbereitung der Textilien mit dem neuen System transparent abläuft. Das ist besonders hilfreich, da sich bei den teils stark variablen Auslastungen und Teamgrößen so Engpässe bei der Kleidungsversorgung voraussehen und vermeiden lassen. Das motiviere sogar viele ehrenamtliche Einsatzkräfte, da für sie stets saubere Einsatzkleidung zur Verfügung stehe. Das gilt auch für Helfer, die beim DRK Schwenningen immer mal wieder für kurze Zeit und spontan mitwirken. Sie bekommen einen temporären Benutzerausweis und haben so Zugriff auf den Dienstkleidungspool. Auch bereits vorhandene Ausweise integrierte der Verein in das System. Auf diese Weise ist nach wie vor nur ein Transponder pro Person notwendig.
Zutrittskontrolle und Schlüsselmanagement
Ein Pluspunkt, der das Team freut: Die Schränke sind als brandgeschützt zertifiziert. Einen weiteren Vorteil des neuen Schranksystems sieht Heiko Knickrehm in der Software, die sich modular erweitern lässt. „So evaluieren wir aktuell die Verwendung digitaler Tür- und Spind-Schlösser. Sie können mit den RFID-Mitgliedsausweisen verwendet werden, die bereits für die Nutzung des Textilmanagementsystems in der Software hinterlegt sind.“
Bisher mussten Änderungen am System manuell vor Ort vorgenommen werden. Das Zutrittskontrollsystem „doorLoxx“ (von deister electronic) vereinfache die Verwaltung der Schließsysteme, da alle Anpassungen zeitsparend online über die „Commander-Connect“-Software vorgenommen werden können. Dadurch sei der Zugang auf die jeweiligen Mitarbeiter beschränkt, und es lasse sich nachvollziehen, wer wann welche Tür benutzt hat.
Neben den Türen wurden auch die Umkleiden des DRK Schwenningen mit digitalen Spindschlössern ausgestattet, die sich mithilfe von RFID-Transpondern öffnen lassen. Darüber hinaus verwaltet der Ortsverein seine Schlüssel nun mit dem „proxSafe-flexx“-Schlüsselmanagementsystem. Dabei werden Fahrzeug- und Spezialschlüssel gelagert, und man kann genau nachvollziehen, wer welchen Schlüssel zuletzt entnommen hat. Gleichzeitig stellt das System sicher, dass die Schlüssel nur von berechtigten Personen entnommen werden können und rund um die Uhr verfügbar sind. Diese Möglichkeit biete den Vorteil, dass bei Verlust eines Schlüssels sofort der verantwortliche Mitarbeiter kontaktiert werden kann.
„Die Produkte sind sehr benutzerfreundlich, auch für technisch weniger versierte Mitarbeiter“, sagt Daniel Weißhaar, Ausbilder und Führungskraft in der Bereitschaft beim DRK Schwenningen. Dies erleichtere den Übergang und die tägliche Nutzung erheblich.