Vor einigen Jahren hat sich die Wäscherei Büchele für eine betriebswirtschaftliche Software entschieden, um ihre Abläufe vom Auftragswesen über den Versand bis zum Controlling zu unterstützen. Seitdem ist die Software mit dem Unternehmen gewachsen und hat sich neuen Bedingungen angepasst.
Der Betrieb als Einheit
Wenn die Wäsche beim Kunden sauber ankommt, hat die Wäscherei vorher einen logistischen Kraftakt geleistet: Ob die Beschaffung der Mietwäsche, die Aufbewahrung, die Leistungserstellung (Waschen, Bügeln, Falten, Sortieren usw.) oder der Transport der gebrauchten Wäsche vom und der frischen Wäsche zum Kunden – sämtliche Schnittstellen der Logistikkette müssen exakt aufeinander abgestimmt werden, damit der Betriebsablauf reibungslos funktioniert und der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist. Gerade für Wäschereien, die zahlreiche aufeinanderfolgende Arbeitsschritte und die Auslieferung der gewaschenen Artikel termingerecht kooordinieren müssen, spielen die Planung, Steuerung und Kontrolle von Material- und Energieflüssen – kurz die Logistik – eine zentrale Rolle.
Ohne die Unterstützung geeigneter EDV-Systeme und durchdachte Logistikkonzepte der Geschäftsführung ist diese Aufgabe schwer zu meistern. ERP-Systeme (ERP = Enterprise Resource Planning) bilden die Geschäftsprozesse weitestgehend ab und sind in der Lage eine ganzheitliche Sicht des Unternehmens abzubilden. Das waren auch die Überlegungen der mittelständischen Wäscherei Büchele, Göppingen, als sich diese 1999 von ihrem Warenwirtschaftssystem trennen musste, weil dieses weder Jahr-2000-fähig war, noch auf Euro umgestellt werden konnte. Die Wäscherei entschied sich für die betriebswirtschaftliche Standard-Software Abas-ERP von Abas, Karlsruhe.
„Wichtig war uns in erster Linie, ein ausfallsicheres System zu installieren, damit der Betriebsablauf nicht gestört wird“, erläutert Volker Schurr, Geschäftsführer der Wäscherei Büchele, seine damaligen Überlegungen. 10 t Wäsche werden von 50 Mitarbeitern täglich bearbeitet, die Produktpalette umfasst Berufskleidung für die Gastronomie, Wäsche aus Pflege- und anderen Heimen sowie den Klinikbereich. Ein Ausfall würde Kosten verursachen und Zeit kosten. „Außerdem war uns wichtig, dass die Software einfach zu bedienen ist und kein Administrator benötigt wird, so dass wir die Einführung mit unseren Ressourcen schultern konnten“, sagt Schurr. „Schließlich sollte das System auch ausbaufähig sein und sich unseren wachsenden Betrieb und den sich verändernden Bedingungen flexibel anpassen.“
Das ERP-System ist laut Bernhard Schmid, Geschäftsführer der zuständigen Abas-Vertretung in Uhingen und Betreuer der Wäscherei bei Einführung, eine betriebswirtschaftliche Mittelstandslösung, die in verschiedenste Firmenstrukturen eingebunden werden kann. „Wir integrieren die unternehmensspezifischen Anforderungen des Kunden, so dass ein bedarfsgerechtes System entsteht. Da die Standardsoftware flexibel gestaltet ist, ist in den letzten Jahren eine Branchensoftware für Wäschereien entstanden. Neue Funktionen und Technologien werden mit jedem Update in den Softwarestandard eingebracht, so dass der Anwender auf dem neuesten Stand bleibt.“ Nicht nur die Technologie entwickelt sich weiter, auch der Markt verändert sich und Wäschereien müssen sich Kundenwünschen und wachsenden Ansprüchen anpassen. „Unsere Kunden nehmen zunehmend Leasinglösungen und Komplettservices in Anspruch“, berichtet Schurr.
Für die EDV bedeutet dies, dass immer größere Datenmengen verwaltet werden müssen. Außerdem möchte die Wäscherei in nächster Zeit auf die Chiptechnologie umsteigen, um Waren schneller erfassen zu können und mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen. Momentan wird das Unternehmen umgebaut und erweitert. In den modernisierten Räumlichkeiten soll neben dem vorhandenen Barcodescanner auch ein Chipleseterminal in Betrieb genommen werden. Bei allen Vorteilen, die die Chiptechnologie für die logistischen Abläufe bietet, müssen aber auch andere Aspekte bei der Einführung solcher Konzepte bedacht werden: „Für Bewohnerwäsche eignet sich ein Chipsystem im Moment noch nicht. Viele Menschen stehen einem Chip in ihrer Kleidung skeptisch gegenüber, zu sehr wird er im Moment noch mit Überwachung in Verbindung gebracht“, gibt Schurr zu bedenken. Für die Software allerdings sollte eine derartige Umstellung jedoch keine Probleme bedeuten. „Für das System spielt es keine Rolle, wie die Daten gelesen werden“, bestätigt auch Bernhard Schmid.
Im Moment werden Bewohnerwäsche, Berufskleidung und Schmutzfangmatten noch ausschließlich mit Barcodescannern erfasst. Besitzerspezifische Daten sowie die Historie, z.B. wie oft das Wäschestück schon gewaschen wurde, werden so am Erfassungsterminal ans System übergeben. Wird ein Auftrag extern an chemische Textilreinigungen vergeben, wird bereits in diesem Arbeitsschritt ein Lieferschein vom System erzeugt. Die so erfassten Daten sind gleichzeitig Gundlage für den Warenausgang. „Ein Komplettsystem, das alle Arbeitsschritte abdeckt, hat den Vorteil, doppelte und somit unwirtschaftliche Datenhaltung zu vermeiden“, erklärt Schmid. „Dadurch, dass unsere Mitarbeiter die Daten nicht mehrmals eingeben müssen, konnten wir die Kosten senken“, bestätigt Schurr.
In die Bügel, die mit dem bearbeiteten Wäschestück in die Faltmschine laufen, wurde ein Chip integriert, so können die Mitarbeiter Infos speichern, z.B. wenn ein Knopf angenäht werden muss oder die Kleidung Verschleißspuren aufweist. Hat die Wäsche schließlich alle Arbeitsschritte und Stationen durchlaufen, wird sie nochmals gescannt und mit den Daten des Wareneingangs abgeglichen, ein Lieferschein wird erstellt und einem LKW bzw. einer Tour zugeordnet. „Die Arbeitsplätze wurden dabei so gestaltet, dass jeweils nur die Daten zur Verfügung stehen, die der Nutzer auch braucht. Mit zusätzlichen Informationen wird der Arbeitnehmer nicht belastet“, erklärt Schmid. „Außerdem ist es auch möglich, den Arbeitsplatz behindertengerecht auszustatten. Bei Bedarf verwenden wir Symbole statt Buchstaben.“
Die Lieferscheindaten werden wiederum an die Buchhaltung weitergegeben und der Rechnungslauf wird automatisch gestartet. Auch statistische Auswertungen liefert das System automatisch. Ein Vorteil, den Schurr besonders schätzt: „Wir können verschiedenste Auswertungen schnell und einfach über MS Excel ausgeben lassen. So können wir auch die Wünsche der Kunden berücksichtigen, die z.B. eine Auflistung nach Bewohnern möchten.“ Außerdem wirke sich die bessere Information positiv auf die Entscheidungssicherheit aus.
Das Leistungsspektrum der Businesssoftware lässt sich je nach Bedarf bestimmen und erweitern. Erhältlich sind verschiedene Module, wie z.B. Verkauf, Auftragswesen, Versand, Einkauf, Lagerwesen, Logistik, Materialwirtschaft oder Kostenrechnung und Controlling. Dass die Software mit dem Kunden wachsen muss, zeigt auch das neueste Vorhaben der Wäscherei: Mit dem ERP-Webinterface der Businesssoftware soll ein Internetshop entstehen, der Kunden eine schnelle und direkte Möglichkeit bietet, ihre Bestellungen abzuwickeln.
Nicht nur die ERP-Software unterstützt die Wäscherei bei der Erfüllung ihrer logistischen Herausforderungen. Im Verbund mittelständischer Wäschereien haben sich sechs Wäschereien und Textilserviceunternehmen aus Baden-Württemberg, unter ihnen auch die Wäscherei Büchele, zusammengeschlossen. Dadurch ist die Wäscherei im ganzen Bundesland vertreten. Zudem übernimmt der Verbund auch die Funktion eines Risikomanagementsystems: Übersteigen die Aufträge die Kapazitäten eines Betriebes oder stehen z.B. zu wenig Fahrer zur Vefügung, hilft sich das Netzwerk gegenseitig aus. So bleibt die Logistikkette intakt und die Wäsche kommt schließlich sauber beim Kunden an. ve