Stress im beruflichen Alltag führt manchmal dazu, dass eine ordentliche Führung des Fahrtenbuchs vernachlässigt wird. Doch sind die Angaben im Fahrtenbuch widersprüchlich oder unleserlich, ist die Mühe umsonst gewesen. Denn das Finanzamt stuft das Fahrtenbuch in diesem Fall als steuerlich unwirksam ein.
Fahrtenbuch muss leserlich und plausibel sein
In einem Streitfall vor dem Bundesfinanzhof führte die Summe an Mängeln zur steuerlichen Unwirksamkeit des Fahrtenbuchs. Das waren vor allem folgende Mängel (BFH, Urteil v. 14.3.2012, Az. VIII B 120/11):
- Der Unternehmer zeichnete Fahrten zum selben Ziel ohne Begründung und mit unterschiedlichen Kilometerangaben an. Ausweg: Immer den Grund der Fahrt angeben und darauf achten, dass die Kilometerangaben plausibel sind.
- Der Unternehmer hat so geschmiert, dass die Eintragungen für den Prüfer des Finanzamts nicht mehr leserlich waren. Nur der Unternehmer selbst konnte seine Handschrift entziffern. Ausweg: Leserlich schreiben. Denn die Aufzeichnungen sollen nicht dem Unternehmer als Erinnerungsstütze dienen, sondern müssen vom Finanzamt ausgewertet werden können.
Praxistipp: Ein Fahrtenbuch erfordert von Selbständigen oder von deren Mitarbeitern zwölf Monate lang eiserne Disziplin. Doch oftmals zeigt sich der Erfolg am Jahresende. Denn dann fahren Unternehmer steuerlich bei Ermittlung des Anteils für die Privatnutzung ihres Pkws mit den tatsächlich ermittelten Werten steuerlich günstiger als mit der 1-Prozent-Regelung.