Textilcontrolling hilft Pflege- und Gesundheitseinrichtungen, Textilverbrauch und Kosten im Blick zu behalten. Klare Kennzahlen, smarte Auswertungen und gemeinsames Handeln mit verlässlichen Textildienstleistern sichern langfristigen Erfolg.
Effiziente Organisation ist in Pflege- und Gesundheitseinrichtungen entscheidend, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Vor allem die Verwaltung der in großen Mengen eingesetzten Textilien gestaltet sich schwierig: Unterschiedliche Artikelnummern und Bezeichnungen erschweren in Verbundgruppen den Überblick über den Verbrauch.
Hier setzt der Textilservice mit seinen durchdachten Lösungen für Management, Controlling und nachhaltigen Ressourceneinsatz an. Durch das Konzept "Textiles Controlling" können Verbrauchsdaten aller Einrichtungen zentral und einheitlich aufbereitet werden.
Wie funktioniert Textiles Controlling?
- Textilcontrolling funktioniert am besten, wenn Einrichtungen und Textilservice gemeinsam am Ziel der maximalen Wirtschaftlichkeit arbeiten.
- Erkennt der Textilservice etwa Probleme wie zu hohen Wäscheverbrauch oder falschen Umgang mit Textilien, kann er zwar Empfehlungen aussprechen. Diese anzunehmen und interne Veränderungen in Gang zu setzen, ist allerdings Aufgabe der Einrichtungen selbst. Dazu gehören zum Beispiel Maßnahmen, die die interne Struktur der Einrichtungen sowie das individuelle Verhalten von Mitarbeitenden betreffen.
- Ein Textildienstleister sollte hierbei nie über den Pflegestandard der versorgten Kunden entscheiden. Aus diesem Grund können die Textilservices zwar Ziel-Verbrauchszahlen für Stationen und Wohnbereiche vorschlagen. Verbindliche Ziele sollten jedoch in Zusammenarbeit mit einem Gremium aus Anwendern der Kunden-Gruppe definiert werden.
Kurz erklärt: Textilcontrolling
Was ist Textilcontrolling?
Textilcontrolling ist ein datenbasiertes Steuerungssystem, das den Verbrauch von Textilien in Gesundheitseinrichtungen systematisch erfasst, auswertet und optimiert.
Das Ziel von Textilcontrolling ist, durch transparente Kennzahlen, Benchmarking und Soll-Ist-Vergleiche einen wirtschaftlichen und nachhaltigen Umgang mit Miettextilien zu ermöglichen.
Warum ist Textilcontrolling für Pflege- und Gesundheitseinrichtungen wichtig?
In Pflege- und Gesundheitseinrichtungen entstehen täglich hohe Textilbedarfe. Textilcontrolling hilft, den Überblick zu behalten und unnötige Kosten zu vermeiden. Es schafft Transparenz, deckt Einsparpotenziale auf und unterstützt Einrichtungen dabei, ressourcenschonend und effizient zu wirtschaften, ohne die Pflegequalität zu gefährden.
Wie kann Textilcontrolling effektiv gestaltet werden?
Ein effektives Textilcontrolling erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Textildienstleister und Einrichtung. Regelmäßige Abstimmungen im Arbeitskreis "Textilcontrolling" sowie gegenseitige Transparenz und Verantwortung sind entscheidend, um wirtschaftliche und praxisnahe Lösungen umzusetzen.
Zielvorgaben und stabile Kosten
Um in einem Textilversorgungssystem Kostenstabilität zu gewährleisten, setzt der Textilservice IT-gestützte Prozesse zum Textilcontrolling ein. Dabei werden die Verbrauchsmengen einzelner Stationen und Wohnbereiche ins Verhältnis zueinander und zu den Zielvorgaben gesetzt. Auf diese Weise werden gezielt Ursachen erhöhter Verbrauchsmengen analysiert.
- Die gewonnenen Daten dienen dann als Grundlage für die Schulung von Pflege- und Hauswirtschaftspersonal und tragen dazu bei, das Verbrauchsverhalten nachhaltig zu verbessern.
- Ein Benchmark, also ein Referenzwert vergleichbarer Stationen und Wohnbereiche innerhalb der Kundengruppe, ermöglicht zudem eine gezielte Optimierung der Verbrauchsmengen, was positive Effekte auf Effizienz und Kosten hat.
VI = Verbrauchsindex, Verbrauch pro 100 PT. - © Matthias Köberlein/Lavantex
Seriöse Textildienstleister verzichten bewusst auf eine starre Begrenzung der Verbrauchsmengen. Vielmehr sollten in letzter Instanz immer die Pflegemitarbeiterinnen und ‑mitarbeiter die Entscheidung treffen, ob die Verwendung eines Textils sinnvoll bzw. notwendig ist oder nicht.
Gleichzeitig sollte jedoch einer sorglosen "Flatrate-Mentalität" entgegengewirkt werden, bei der Textilien im Übermaß genutzt werden, nur weil sie unbegrenzt verfügbar sind. Ein sinnvolles Instrument dafür ist ein Anreizsystem: Es motiviert sowohl die Einrichtung als auch den Dienstleister zu einem wirtschaftlichen Umgang mit Textilien.
Vereinfacht gesagt liefern sowohl die Kunden-Einrichtungen als auch die Textilservicepartner regelmäßig (meist monatlich) Daten in eine zentrale Datenbank. Dazu gehören etwa Verbrauchszahlen, der abgestimmte Artikelstamm (also: welche Textilien genutzt werden dürfen) und Zielwerte für den Verbrauch. Die Vorgaben dafür sollten in einem Arbeitskreis "Textilcontrolling", bestehend aus Vertretern der Einrichtungen und des Dienstleisters, erarbeitet und in festgelegten Intervallen überprüft werden.
Arbeitsablauf beim "Textilcontrolling"
Aus den gewonnenen Daten lassen sich vielfältige Auswertungen erstellen, um den Textilverbrauch zu optimieren. Wie das Konzept im Textilcontrolling genau aussieht und wie sich die einzelnen Daten nutzen lassen, wird im Folgenden Schritt für Schritt dargestellt.
Schritt 1: Artikelstamm & Soll-Verbrauchsmengen pro Pflegetag
- Grundlage und Ausgangspunkt aller Optimierungen ist die gemeinsame Festlegung eines einheitlichen Artikelstamms für Mietwäscheartikel und die zentrale Vorgabe von Soll-Verbrauchsmengen.
- Hierzu wird besagter "Arbeitskreis Textilcontrolling" eingerichtet. Dieses Gremium besteht aus Anwendern der Kunden-Gruppe sowie aus erfahrenen Kundenbetreuern des Textilservice.
- Neben der erstmaligen Definition von Artikelstamm und Soll-Verbrauchsmengen sollte sich der Arbeitskreis mindestens jährlich zur Überprüfung und ggf. Anpassung der gesetzten Standards zusammenfinden.
Schritt 2: Pflege‑, Belegungstage oder Fälle pro Einrichtung
- Um einen einheitlichen Vergleichsmaßstab für das Verbrauchsverhalten der Einrichtungen zu erhalten, werden die Textilverbrauchsmengen pro Pflege‑, Belegungstag oder Fall betrachtet.
- Zur Errechnung der entsprechenden Kennzahlen, übermitteln die Kunden-Einrichtungen monatlich zu Beginn des Folgemonats die Kennzahlen, an den Textilservice.
Schritt 3: Stückgenaue Verbrauchsmengen pro Kostenstelle
- Im Mietwäschesystem des Textilservice werden sämtliche ausgelieferten Teile stückgenau und pro belieferter Kostenstelle erfasst. Resultat ist eine exakte Datengrundlage darüber, welche Verbrauchsstelle in welcher Einrichtung wann welche Mengen an Textilien verbraucht hat.
- Diese Informationen übermittelt der Textilservice ebenfalls monatlich zu Beginn des Folgemonats an die betroffene Einrichtung. Die Verbrauchsmengen dienen nun dazu, in Kombination mit den gemeldeten Kennzahlen der Einrichtungen Indexzahlen zum Verbrauch pro Einheit zu ermitteln.
- Dieser Verbrauchsindex dient als transparente, faire und standardisierte Vergleichsgröße, unabhängig von der Größe oder der aktuellen Belegung einer Einrichtung.
Schritt 4: Die Controlling-Datenbank
- An zentraler Stelle führt der Textilservice die Informationen pro Einrichtung gesamt zusammen und speichert diese in einer Datenbank. Dort werden die eingehenden Daten zu den genannten Indexzahlen kombiniert.
- Die Division der Verbrauchsmengen pro Kostenstelle durch die angefallenen Kennzahlen ergibt beispielsweise den Textilverbrauch pro Belegungstag. Diese Indexzahl kann für jeden Zeitraum und jede teilnehmende Einrichtung und für jeden einzelnen Artikel gebildet werden.
- Neben aktuellen Informationen werden auch historische Verbrauchsmengen gespeichert, die einen Vergleich des heutigen Verbrauchsverhaltens mit Vorjahren ermöglichen.
Schritt 5: Soll-Ist-Analyse
- Die wichtigste Kennzahl im Textilcontrolling zeigt, wie viel tatsächlich verbraucht wurde (Ist-Verbrauch) im Verhältnis dazu, wie viel laut Planung oder Zielvorgabe verbraucht werden sollte (Soll-Verbrauch).
- So können Abweichungen transparent, verständlich und visuell klar aufbereitet werden. Aus der Soll-Ist-Analyse wird ersichtlich, wie mit den textilen Ressourcen umgegangen wird, was letztlich auch Verbesserungspotenziale offenbart.
Schritt 6: Einrichtungsvergleich
- Beim Einrichtungsvergleich erhält der Kunde eine Übersicht über den Wäscheverbrauch der gesamten Kundengruppe oder einer Region. Die Werte (z. B. Kosten pro Pflegetag) der einzelnen Einrichtungen stehen dabei stets im Verhältnis zum Durchschnitt der ganzen Gruppe und können in Tabellenform vom effizientesten zum ineffizientesten Wäscheverbrauch visualisiert werden.
- Ebenso können auch einzelne Häuser miteinander verglichen werden. So können detailliert Unterschiede im Verbrauch, Abweichungen vom Soll und Optimierungspotentiale identifiziert werden. In welchen Sortimentsbereichen liegen die höchsten Einsparpotentiale?
Schritt 7: Saison-Vergleich
Mit dem Saison-Vergleich werden Unterschiede des Textilbedarfs im Jahresverlauf oder bei Sonderereignissen erkennbar. Monate mit hohen oder niedrigen Verbräuchen können so einer natürlichen jahreszeitlichen Periode oder einem Mehrbedarf z. B. bei einem Norovirus-Ausbruch zu- und eingeordnet werden. Damit bestehen ein jahreszeitlicher Überblick und langfristige Kontrolle.
Schritt 8: Auswertung
Im letzten Schritt des Prozesses werden die Informationen des Textilservice monatlich zu aussagekräftigen Auswertungen zusammengeführt. Die daraus gewonnenen Informationen dienen der Identifizierung von Optimierungspotential und bieten konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen im Umgang mit Textilien in den einzelnen Einrichtungen.
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www.dtv-deutschland.org
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