Software für textile Dienstleister ERP: Transparente Prozesse schaffen

Eine leistungsfähige Software verwaltet Unternehmensressourcen effizient und kann zum Wettbewerbsvorteil werden. Falsch ausgewählte oder nicht richtig eingesetzte Software dagegen kostet dem Unternehmen eine Menge Geld. Gute Vorarbeit und die Einbindung der Mitarbeiter versprechen eine praxistaugliche Lösung. Ein Projektteam aus Mitarbeitern des Textilservicebetriebes und Vertretern des Softwarehauses verspricht praxistaugliche Ergebnisse bei der Einführung eines ERP-Systems. Gerade für Textilserviceunternehmen, die eine Vielzahl aufeinanderfolgende Arbeitsschritte sowie die Auslieferung der bearbeiteten Artikel termingerecht kooordinieren müssen, spielen die Planung, Steuerung und Kontrolle von Material- und Energieflüssen eine zentrale Rolle. Ohne die Unterstützung geeigneter EDV-Systeme ist diese Aufgabe nicht zu meistern. Vorteile der richtigen Software Eine leistungsfähige Software kann daher durchaus zum Wettbewerbsvorteil werden. Reibungslose Abläufe in der Produktion und der Eindruck beim Kunden, dass ein Dienstleister jederzeit Auskunft über den Stand des Auftrages geben kann, sind wichtige Erfolgsfaktoren für einen Betrieb. ERP-Systeme (ERP = Enterprise Ressource Planning) erlauben eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen, bilden die Geschäftsprozesse ab und sind ein Instrument, um Unternehmensressourcen wirtschaftlich zu verwalten. Das System kann dabei die Daten der finanz- und warenwirtschaftlich orientierten Wertschöpfungskette verknüpfen. Gängige und branchenübergreifende Funktionsbereiche sind z.B. Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Produktion, Personaleinsatz, Finanz- und Rechnungswesen sowie Verkauf und Marketing. Über dies hinaus hat jede Branche ihre ganz speziellen Anforderungen. Neben den großen bekannten Anbietern von ERP-Software wie z.B. SAP, Microsoft oder Oracle sind Anbieter auf dem Markt, die sich auf bestimmte Wirtschaftszweige konzentrieren und so auch auf die Textilpflegebranche abgestimmte Lösungen anbieten. Eigens zugeschnittene Module (wie z.B. Flachwäsche, Berufsbekleidung, Bewohnerwäsche, Fremdaufträge z.B. an Reinigungen, Expedition) verwalten spezielle Bereiche eines Unternehmens. Vor allem Branchen, die unter großem Preisdruck stehen, erhoffen sich durch die Einführung eines leistungsfähigen EDV-Systems eine Steigerung der Effizienz. Doch nicht nur für wirtschaftlich Prozesse innerhalb des Unternehmens ist ein ERP-System von Bedeutung. Nicht zu unterschätzen ist die Wirkung auf die Kommunikation mit dem Kunden. Das Geständnis eines Mitarbeiters: "Ich finde Sie im System gerade nicht", kann einen Kunden, der ohnehin reklamieren möchte, weiter verärgern. ERP-Systeme brauchen klare Kommunikation Bei allen Vorteilen: Falsch ausgewählte oder nicht richtig eingesetzte Software kann ein Unternehmen eine Menge Geld kosten. Die Einführung eines ERP-Systems ist ein Projekt, das genau durchdacht und geplant werden sollte. In der Sondierungsphase gilt es, den Bedarf zu ermitteln und einen geeigneten Anbieter zu finden, der idealerweise Referenzprojekte in einem ähnlich strukturiertem Betrieb vorweisen kann. Berücksichtigt werden will auch die Zukunft des Betriebes. So sollte es möglich sein, weitere Module zu integrieren, etwa wenn Ihr Unternehmen wächst oder Sie neue Geschäftsbereiche eingliedern möchten. Die Flexibiliät, die Ausfallsicherheit und die Anpassungsfähigkeit der Lösung auf die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens sind weitere Kriterien bei der Prüfung. Denken Sie bei der Auswahl auch an Ihre Mitarbeiter. Eine benutzerfreundliche Oberfläche fördert ein reibungsloses Arbeiten und verkürzt die Lernphase. Auch die Nachbetreuung durch den Anbieter spielt eine Rolle: Eine ausführliche Unterstützung bei der Einführung sowie bei Updates kann Zeit sparen und Nerven schonen. Welches Problem soll ERP lösen? Geht es darum, die optimale und bedarfsgerechte Lösung zu finden, verspricht ein Projektteam aus Mitarbeitern des Textilservicebetriebes und Vertretern des Softwarehauses praxistaugliche Ergebnisse. "Am ERP-Projekt beteiligt sein sollten auf jeden Fall ein Mitglied der Geschäftsführung und jeweils ein Vertreter der Kerngeschäftsprozesse, also beispielsweise aus Produktion, Logistik, Rechnungswesen und Vertrieb", erklärt Herbert Feuchtinger, Director Consulting & Support bei IFS Central Europe, in einem Artikel des Onlineportals ERP-Manager. Wie der Experte rät, sollten Key-User von Anbeginn eine dominante Rolle bei der Projektgestaltung einnehmen, schließlich sei ihre spätere Funktion als Mentor für einzelne Fachabteilungen ein entscheidender Erfolgsfaktor. In der Praxis ist es für ein mittelständisches Unternehmen nicht immer einfach, auf Mitarbeiter zu verzichten und sie für ein längerfristig angelegtes Projekt freizustellen. Ein Kriterium bei der Auswahl von Systemen ist daher auch die Einführungsdauer, denn für diesen Zeitraum sind Mitarbeiter und somit Ressourcen gebunden. In der Umsetzungsphase werden schließlich alle Geschäftsprozesse abgebildet und die Daten erfasst bzw. vom Altsystem übernommen. An dieser Stelle ergibt sich oft Verbesserungspotenzial. Hier lohnt es sich, zu überlegen, ob die Prozesse so beibehalten oder geändert werden sollen. Nach einer Testphase startet schließlich der Echtbetrieb. Transparente Prozesse steigern Effizienz Die transparenten Geschäftsprozesse haben viele Vorteile. Ein System, das alle Arbeitsschritte abdeckt, hat den Vorteil, doppelte und somit unwirtschaftliche Datenhaltung zu vermeiden. Mitarbeiter müssen Daten nicht mehrmals eingeben. Neben der Steigerung der Effizienz im Unternehmen ermöglicht ein funktionierendes System zeitnahe und fundierte Entscheidungen. Per Knopfdruck können Auswertungen, Statistiken, Kennzahlen und Listen erstellt werden. Wenn ein Kunde Aufstellungen bzw. Listen nach bestimmten Kriterien wünscht, ist das ein Teil Ihres Kundenservices und kann auch so kommuniziert werden.