Im Gespräch mit Brian Saitowitz, Saitex Die richtige Software finden

Software für Wäschereien kann heute einiges leisten. Aber welche Funktionen braucht welcher Betrieb wirklich? Warum ist die Erweiterbarkeit von Softwaresystemen wichtig? Und was habe ich eigentlich von einer auf den Betrieb zugeschnittenen Software? RWTextilservice hat einen Experten gefragt. Brian Saitowitz hilft als externer Berater Wäschereien bei der Auswahl der passenden Software. Brian Saitowitz ist Geschäftsführer von Saitex. Er unterstützt und berät bei Projekten im Wäscherei- und Textilservicebereich. Mit langjähriger Managementerfahrung im In- und Ausland, davon mehr als 20 Jahre bei führenden Anbietern der Wäsche- und Textildienstleister für Alten- und Pflegeheime, Krankenhäuser und Hotels, bringt er sein Know-how auch bei der Softwareberatung ein. Im Gespräch erklärt Saitowitz, was Wäschereien zum Thema Software beachten und wissen sollten. R+WTextilservice: Herr Saitowitz, wie wichtig ist eine Software für einen Textilpflegebetrieb? Brian Saitowitz: Eine gut funktionierende Software ist heutzutage für einen Wäschereibetrieb überlebenswichtig. Wer im Wettbewerb bestehen will, sollte die umfassenden Möglichkeiten, die eine moderne Wäschereisoftware bietet, für sich nutzen. Vor 20 Jahren wurde Software in der Wäscherei hauptsächlich für die Fakturierung genutzt. Die heutigen hochvernetzten Systeme können viel mehr: Komplexe Abläufe wie z.B. innerbetriebliche Logistik und Tourenplanung werden vereinfacht, die Einzelteilverfolgung und die Sortierung von z.B. Berufsbekleidung oder Bewohnerwäsche macht das System. Software bildet heutzutage das Organisationsgerüst der Wäscherei und wirkt als Ideengeber für Logistik und Prozessoptimierung. Auch die Kundenbindung über Kundenportale eröffnet neue Wege. Die Informationstechnologie (IT) hat geholfen, die verschiedenen Komponenten der Wäscherei transparenter zu machen und miteinander zu vernetzen. Die Arbeitsabläufe in Wäschereien sind oft ähnlich. Wieso gibt es dennoch keine Standardsoftwarelösung? Ähnlich heißt nicht identisch, jeder Betrieb ist anders. Daher macht es keinen Sinn, mit einer Standardsoftware wie bei Finanzbuchhaltungs- oder Lohnprogrammen zu arbeiten. Es gibt Anbieter für Wäschereisoftware, die durch unterschiedliche Einstellungen in ihrer Software fast alle Abläufe in der Wäscherei abdecken können. Worauf sollte bei der Auswahl der Software besonderes geachtet werden? Zunächst muss man sich darüber im Klaren sein, dass diese Entscheidung oft eine aufwändige Umstellung mit sich bringt. Daher will es gut überlegt sein, womit man lang und zufrieden leben muss. Das ist fast mit einer Ehe vergleichbar. Man sollte sich auf keine Experimente einlassen, nur Firmen, die sich auf die Entwicklung von Wäschereisoftware spezialisiert haben, kommen in Frage. Eine gute Referenzliste und klare Erfolgs- und Erfahrungsgeschichten sollten vorliegen. Wichtig ist auch, dass ein System ausbaufähig ist. Neue Dienstleistungen wie z.B Mattenservice, Bewohnerwäscheservice oder Poolwäsche mit RFID etc. müssen integriert werden können. Die Software sollte auch genügend Flexibilität bieten, um sich an die vorhandenen Abläufe in der betreffenden Wäscherei anzupassen, damit diese nicht neu gestaltet werden müssen. Bedienerfreundlichkeit ist ebenfalls ein entscheidender Faktor – sie sorgt für eine geringe Einarbeitungszeit. Und wie findet man nun die passende Software? Beratungsgespräche mit führenden Wäschereisoftwareanbietern und Empfehlungen von Kollegen stehen am Anfang. In Einzelfällen, wenn sehr komplexe Abläufe integriert und durchdacht werden müssen, ist es sinnvoll, die Kompetenz eines branchenerfahrenen Beraters im Entscheidungsprozess zu nutzen. Was bringt einem Unternehmen solch ein externer Berater? Eine fundierte Entscheidung sollte auf umfassenden Erfahrungen beruhen. Ein externer Berater hat schon viele Wäschereien gesehen und kennt die in einer konkreten Situation auftretenden Hindernisse. Er hat weitreichende Kenntnisse der unterschiedlichen Softwareangebote und ist daher in der Lage, die am ehesten angemessene Lösung anzuregen. Er kennt auch die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Lösungsmöglichkeiten und kann so helfen, wichtige Entscheidungsgrundlagen zu erarbeiten. Welche Vorteile bietet eine passende Software für den jeweiligen Betrieb? Zeitersparnis ist der sichtbarste Vorteil, aber auch zusätzliche Angebote für die Kunden der Wäscherei sind sehr interessant. Diese Dienstleistungswertschöpfungen können z.B. durch Kundenportale oder Übernahme des kompletten Textilcontrollings des Kunden erreicht werden. Durch Einzelteilverfolgung mit Barcode oder RFID werden die Erfassung, Sortierung und Zählung von Textilien sicherer, schneller und einfacher. In der Verwaltung und Fakturierung wird viel Zeit gespart und stärkere Kundenbindung begünstigt, weil Fehlerquellen stark reduziert werden können und die Reklamationsbearbeitung verbessert wird. Diese Liste könnte man noch erheblich erweitern; auf den Punkt gebracht lässt sich sagen: Mit dem Einsatz der richtigen Software bekommt die Wäscherei eine transparente, effektive und zukunftstaugliche Struktur. In welchem zeitlichen Rahmen sollte die eingesetzte Software überprüft und gegebenenfalls erneuert oder überarbeitet werden? Software kann nicht mit einer Maschine verglichen werden, sie hat im eigentlichen Sinn keine Lebensdauer. Eine wichtige Vorrausetzung ist, dass man bei der Anschaffung einen Software-Servicevertrag abschließt. Ein kontinuierlicher Updateservice gewährleistet eine dynamische Anpassung und berücksichtigt nicht nur die Forderungen unserer Branche, sondern auch technische und digitale Neuentwicklungen. Entscheidend ist, dass die Kommunikation zwischen Support und Wäscherei funktioniert und das Personal mit der Handhabung der Software vertraut ist. Welchen besonderen Service bietet Saitex e.K. seinen Kunden? Innovative Ideen und Anregungen für Problemlösungen sind ein wichtiger Teil unserer Aufgabe. Aber wenn die Umsetzung hakt, kommen unsere besonderen Fähigkeiten zum Einsatz. Als langjähriger Wäschereibetreiber für Gesundheitswesen und Industrie ist mir der immense Druck des Alltagsgeschäftes einer Wäscherei hautnah bewusst - das sehe ich als meinen größten Vorteil. Ich habe umfassende Erfahrungen mit Kleiderausgabesystemen, Sortierpaternostern, RFID, Softwarelösungen und Prozessoptimierung (Schwerpunkt Bewohnerwäsche). Als technischer Leiter und Geschäftsführer einer größeren Wäscherei habe ich vielfältige Erfahrungen gemacht, habe darüber hinaus schon viele Betriebe beraten und auch die Zusammenarbeit mit Kunden (Krankenhäusern, Seniorenheimen, Hotels und Luftfahrtgesellschaften) gepflegt. Diesen umfassenden Erfahrungshorizont stelle ich meinen Kunden gerne zur Verfügung. Vielen Dank für das Gespräch, Herr Saitowitz. www.saitex.de