Wäschemanagement im Krankenhaus Wie Kliniken mit smarter Logistik Kosten sparen

Die Versorgung eines Krankenhauses mit hygienisch einwandfreier Wäsche ist weit mehr als ein logistischer Nebenprozess. Sie ist zentraler Bestandteil der medizinischen Wertschöpfungskette. Modernes Wäschemanagement ist dabei ein System aus digital gesteuerten Abläufen, klaren Verantwortlichkeiten und konsequent optimierten Umläufen – und damit ein strategisches Instrument zur Effizienzsteigerung im gesamten Krankenhaus.

Kliniken, die den Wandel konsequent angehen, realisieren Einsparungen im sechsstelligen Bereich und steigern gleichzeitig Transparenz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit.

Jürgen Gerdum

Ohne saubere Bettwäsche, sterile OP-Kleidung oder funktions-
fähige Arbeitsbekleidung kann kein Krankenhausbetrieb zuverlässig funktionieren. In einer Klinik mit rund 800 Betten werden täglich mehrere Tonnen Textilien bewegt – gewaschen, getrocknet, sortiert, kommissioniert und erneut verteilt. Die permanente Verfügbarkeit ist ein Muss, und Ausfälle können unmittelbar zu Versorgungsengpässen, verlängerten Prozesszeiten, verschobenen Operationen oder im schlimmsten Fall zu hygienischen Risiken führen.

Während viele Krankenhäuser in den letzten Jahren bereits Schritte in Richtung Digitalisierung und Prozessoptimierung unternommen haben, arbeiten andere Krankenhäuser noch weitgehend mit klassischen, historisch gewachsenen Strukturen. Papierlisten, unterschiedliche Wäscheverantwortlichkeiten, nicht definierte Umlaufmengen, fehlende digitale Erfassungen oder unklare Schwundursachen sind typische Merkmale ­tra­­ditioneller Versorgungssysteme. Die Folgen: ineffiziente Prozesse, unnötig hohe Bestände, steigende Kosten und eine ­geringe Transparenz über Verbräuche und Verantwortlichkeiten.

Wäschekategorien und überhöhte Umlaufbestände

Wäsche ist in nahezu allen Bereichen eines Krankenhauses unverzichtbar: in Patientenzimmern, Ambulanzen, OPs, Funktionsdiagnostik, Küche, Reinigung, Labor und Haustechnik. Dabei lassen sich fünf zentrale Kategorien unterscheiden:

1. Flachwäsche: Bettlaken, Bezüge, Handtücher, Inkontinenzunterlagen.
2. Patientenbekleidung: Nachthemden, OP-­Hemden, Bademäntel.
3. Personalbekleidung: Ärzte, Pflegekräfte, Küche, Reinigung, Technik.
4. OP-Sets und sterile Wäsche: Mäntel, Abdecktücher, Spezialtextilien.
5. Technikbekleidung: Arbeitskleidung für Werkstatt und Haustechnik.

Der tatsächliche Bedarf hängt von Bettenbelegung, Wechselhäufigkeit, Patientenklientel und Versorgungsmodell ab. Moderne Systeme kommen mit drei bis vier Garnituren pro Bett aus, da tägliche Anlieferung und digitale Umlaufsteuerung präzises Nachfüllen ermöglichen. In vielen traditionellen Häusern sind dagegen sieben bis zehn Garni­turen je Bett keine Seltenheit. Ursache sind fehlende Transparenz, Unsicherheiten über Rücklaufmengen oder das Bestreben, Engpässe zu vermeiden – ein typisches Symptom eines nicht digita­lisierten Wäschekreislaufs. Die Reduktion dieser Umläufe ist eine der größten Effizienzreserven, die Krankenhäuser heute heben können.

RFID-Technologie schafft Transparenz im Kreislauf

RFID-Technologie hat die Textillogistik revolutioniert. Jeder Artikel erhält einen kleinen, waschbeständigen Transponder. Beim Passieren von Erfassungspunkten – meist Schleusen oder Kabinen – werden alle Artikel automatisch registriert. Dies schafft Transparenz:

• bei der Auslieferung: Container und Inhalt werden exakt der Station ­zugeordnet,
• beim Rücklauf: Schmutzwäsche wird kontaktlos erfasst,
• im Umlauf: sämtliche Bestände sind in Echtzeit sichtbar.

Gerade bei Häusern, die bisher ohne RFID arbeiten, ist der Unterschied enorm. Während dort Rücklaufmengen oft geschätzt werden und Schwund nur durch Erfahrung oder Beschwerden sichtbar wird, ermöglichen RFID-Systeme eine präzise, objektive Datengrundlage.

Ein Beispiel: Ein 950-Betten-Klinikum in Mitteldeutschland führte 2023 ein RFID-basiertes System ein. Der Bekleidungsbestand sank innerhalb eines Jahres um 28 Prozent, die Schwund­quote reduzierte sich von 7 auf 2,4 Prozent, die Einsparungen beliefen sich auf über 180.000 Euro jährlich. Zum ersten Mal konnten Kosten je Station und Berufsgruppe belastbar ausgewertet werden. Diese Entwicklung ist exemplarisch für den Mehrwert digitaler Wäsche­logistik.

Poolbekleidung reduziert Bestände um bis zu 40 Prozent

Viele Krankenhäuser nutzen nach wie vor individuelle Zuweisungen von Arbeitskleidung: Jede Pflegekraft besitzt mehrere fest zugeordnete Sets, die während Urlaub oder Krankheit ungenutzt bleiben. Dieses traditionelle System ist kostenintensiv und unflexibel. In modernen Häusern wird mit Poolbekleidung gearbeitet. Hier lagern Textilien zentral und werden nach Bedarf entnommen. Elektronische Schranksysteme ermöglichen:

• Zugriff per Chipkarte,
• Erfassung jeder Entnahme und Rückgabe,
• Hygienische, schnelle und personal­unabhängige Versorgung.

Krankenhäuser reduzieren ihre Bekleidungsbestände durch Poollösungen typischerweise um 20 bis 40 Prozent – ohne Komfortverlust für Mitarbeitende. In nahezu allen Krankenhäusern zeigt sich, dass der Umstieg auf Poolbekleidung möglich ist – oft sogar dort, wo Verantwortliche bisher überzeugt waren, dass dies für ihr Haus nicht praktikabel sei. Denn gerade verteilt liegende Bestände, fehlende Rückgabepflichten und unstrukturierte Abläufe verursachen heute unnötig hohe Kosten. Moderne Poolbekleidungssysteme lösen genau diese Probleme: Sie bündeln Bestände, schaffen klare Prozesse und reduzieren den Aufwand sowie die Kosten deutlich.

Elektronische OP-Wäscheschränke für maximale Sicherheit

OP-Bereiche stellen höchste Anforderungen an Hygiene und Nachvollziehbarkeit. Elektronische OP-Wäscheschränke, ­gekoppelt mit RFID-Rückverfolgung, ­bieten: vollständige Transparenz über sterile Mäntel und Tücher, schnelle Versorgung im Notfall und Prozessstabilität im gesamten OP-Workflow. In Küchen, Werkstätten und Technikbereichen bleiben trägerbezogene Bekleidungssysteme sinnvoll, da Verschleiß und Verschmutzung stark vom individuellen Arbeitsplatz abhängen. Der direkte Mitarbeiterbezug ermöglicht zudem eine gezielte Beobachtung kritischer Tätigkeiten anhand der Nutzungs- und Abnutzungsdaten der Kleidung. Hinzu kommt, dass die Anforderungen an die Arbeitsbekleidung im technischen und handwerklichen Bereich deutlich von denen in Pflege und Medizin abweichen – etwa durch körperbetontere Schnitte, robustere Materialien oder spezielle Funktionen.

Datenbasierte Steuerung statt Blindflug

Der größte Fortschritt moderner Wäschelogistik liegt in der Verfügbarkeit belastbarer Daten. Digitale Plattformen bündeln Informationen aus Wäscherei und Klinik wie Umlaufbestände, Entnahmen je Bereich, Schwundquoten, Prozesszeiten oder Lieferqualität.Diese Daten fließen in Kennzahlen und Dashboards ein. Während traditionelle Häuser oft weder Mengen noch Kosten pro Station benennen können, verfügen moderne Kliniken über eine tagesaktuelle Steuerungsbasis.

Ein süddeutsches Krankenhaus führte 2024 eine RFID-Erfassung für Flachwäsche ein. Bereits nach wenigen Monaten konnten Umläufe pro Bett bedarfsgerecht reduziert werden. Gleich­zeitig sank der Energieverbrauch der ­Wäscherei um 20 Prozent, da die Auslastung gleichmäßiger und bedarfsgerechter wurde. Auch die Stationsleitungen profitierten erheblich: manuelle Be­stellungen entfielen, Engpässe wurden automatisch ausgeglichen.

Nachhaltigkeit durch moderne Textilien und Mehrwegsysteme

Nachhaltigkeit spielt eine zunehmend zentrale Rolle – nicht zuletzt durch ESG- und CSRD-Berichtspflichten. Moderne Baumwoll-Polyester-Mischgewebe bieten:

• hohe Langlebigkeit,
• geringeren Wasch- und Energiebedarf,
• schnellere Trocknung,
• oft niedrigere Anschaffungspreise.

Auch Mehrweg-OP-Textilien haben sich etabliert. Sie sind über ihren Leben­szyklus bis zu 30 Prozent günstiger als Einwegprodukte – bei identischer mikro-­biologischer Sicherheit. Wäschereien setzen auf Wärmerückgewinnung, Wasserrecycling ­sowie energieeffiziente Waschverfahren. Damit wird die Textil­logistik zu einem­ ­relevanten Baustein der Krankenhaus-­Klimastrategie.

Sortimentsharmonisierung senkt Kosten um 15 Prozent

Viele Krankenhäuser haben im Laufe der Zeit hunderte Varianten an Textilien eingeführt – unterschiedliche Farben, Schnitte oder Qualitäten, oft abhängig von individuellen Stationswünschen.

Ein Textilserviceunternehmen moderierte 2024 den Umstieg eines Krankenhausverbunds mit fünf Häusern auf ein einheitliches, modernes Wäschemanagement. Dabei wurden Sortimente harmonisiert und Prozesse standardisiert. Das Ergebnis: Reduktion von 460 auf 180 ­Artikelvarianten, 15 Prozent geringere Wäschereiprozesskosten, 25 Prozent weniger Umlaufmengen sowie eine deutlich höhere Mitarbeitendenzufrieden­heit. Dieses Beispiel zeigt: Standardi­sierung ist kein Verlust an Qualität – sondern ein Gewinn an Effizienz und Ver­sorgungssicherheit.

Wäschemanagement modernisieren: Aber wie?

Die Einführung eines modernen Wäschemanagements ist komplex. Sie betrifft Logistik, IT, Hygiene, Personal, Einkauf, Vergabe und Finanzplanung. Ein Berater fungiert als neutraler Prozessarchitekt.

Aus Sicht des Krankenhauses:

• Analyse der vorhandenen Prozesse und Schwachstellen,
• Optimierung von Umläufen und Beständen,
• Unterstützung bei Ausschreibungen und Vertragsgestaltung,
• Wirtschaftlichkeitsvergleiche verschiedener Versorgungssysteme,
• Aufbau eines digitalen Wäsche­controllings,
• Begleitung von Schulungen und Kommunikationsprozessen.

Aus Sicht des Textildienstleisters:

• Prozessharmonisierung mit der Klinik
• Digitalisierung und Schnittstellenmanagement,
• Definition klarer Leistungskennzahlen.
• Optimierung der Touren und ­Kommissionierung
• Partnerschaftsmoderation mit dem Kunden.

Gerade bei Häusern, die historisch gewachsene Strukturen haben, ist externe Expertise entscheidend, um Veränderungen strukturiert und konfliktfrei umzusetzen.

Fazit: Modernes Wäschemanagement ist heute integraler Bestandteil der Krankenhausstrategie. Die Kombination aus Digitalisierung, Prozessoptimierung, nachhaltigen Textilien und klaren Verantwortlichkeiten verbessert Hygiene, Wirtschaftlichkeit und Versorgungs­sicherheit gleichermaßen. Kliniken, die den Wandel konsequent angehen, realisieren Einsparungen im sechsstelligen Bereich und steigern gleichzeitig Transparenz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit.

Viele, gerade ältere Krankenhäuser stehen damit vor einer großen, aber klar lösbaren Aufgabe: den Schritt vom klassischen, oft intransparenten Versorgungssystem hin zu einem modernen, datenbasierten, effizienten Wäschemanagement. Jürgen Gerdum