Auch Textilpflegebetriebe kennen das Problem mit Kunden, die nicht zahlen. Doch nicht alle sind konsequent genug beim Forderungseinzug. Dabei ist die Sicherung der Liquidität im Unternehmen stark vom eigenen Verhalten abhängig. Zehn Tipps, wie Betriebe ihre Vorgehensweise optimieren können.
Viele Unternehmen führen zu einem bestimmten Stichtag eine Inventur durch. Dabei wird der entsprechende Bestand aufgenommen. "Von Zeit zu Zeit auch so eine 'Bestandsaufnahme' der eigenen unternehmensinternen Abläufe vorzunehmen, kann ich jedem Unternehmer nur raten", sagt Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH. Was tun, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht zahlen? Drumann gibt Antworten in Form von zehn Tipps:
1. Ein Vertragsabschluss sollte in Schriftform erfolgen
Konsequenz und Genauigkeit ist laut Drumann bereits bei der Abgabe eines Angebotes gefragt: "Dieses sollte dem Kunden in schriftlicher Form vorgelegt werden ebenso wie die Bestätigung einer sich aus dem Angebot ergebenden Bestellung. Der Hinweis, dass alle Lieferungen und Leistungen auf Basis der allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens erbracht werden, sollte dann sowohl im Angebot als auch in der Auftragsbestätigung enthalten sein." Laut Drumann sei jedem Unternehmer anzuraten, sich individuell auf den Betrieb zugeschnittene Geschäftsbedingungen erstellen zu lassen – eventuell auch mithilfe eines Anwalts: "So kann man sicher sein, dass auch alle Alleinstellungsmerkmale und Besonderheiten des Unternehmens 'abgedeckt' sind." Zudem betont der Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH, dass diese Geschäftsbedingungen unbedingt Regelungen zum normalen und verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten sollten, wenn das Unternehmen Lieferungen erbringt.
2. Unmissverständliches Zahlungsziel benennen
Auch hier gehe es um Genauigkeit: "Wird dem Kunden ein genaues Datum als Zahlungsziel genannt, bleibt kein Raum für (Fehl-)Interpretation. Wer dem Kunden dann noch klare 'Anweisungen' wie etwa 'der Rechnungsbetrag ist bis 20. August 2018 bei uns eingehend zu zahlen' mit auf den Weg gibt, fördert nach unserer Erfahrung die Zahlungsmoral des Kunden", erläutert Drumann. Bei der Festsetzung des Zahlungsziels solle man sich an den in der jeweiligen Branche üblichen Frist orientieren. Handelsüblich seien zehn bis 14 Tage.
3. Beweis für den Erhalt der Rechnung
Oft kann es vorkommen, dass Kunden Rechnungszugänge rundweg abstreiten. "Dem kann man bestmöglich entgegenwirken, indem man die Rechnung im Vorweg faxt oder per E-Mail versendet und das Sendeprotokoll bzw. die Lesebestätigung aufbewahrt. Wenn man ganz sicher gehen will, kann man die Rechnung von einem Mitarbeiter persönlich und ggf. vor Zeugen übergeben oder sie sogar vom Gerichtsvollzieher zustellen lassen. Möchte man als Gläubiger Anwalts- oder Inkassokosten von einem Schuldner erstattet bekommen, so ist der Beweis, dass dem Schuldner die Rechnung tatsächlich zugegangen ist, dafür zwingend erforderlich, wenn der Schuldner den Zugang bestreitet", erklärt Drumann.
4. Schriftliche Bestätigung der vertragsmäßigen Leistung
"Die Abnahme von Handwerksleistungen durch den Auftraggeber ist ein Muss, damit die Rechnung dafür fällig wird. Die Erledigung eines Auftrages sowie die Zufriedenheit des Kunden mit der abgelieferten Arbeit sollte man sich vom Auftraggeber unbedingt schriftlich geben lassen", erläutert Drumann. "Ein unterschriebener, gut verwahrter Lieferschein bei Warenlieferung kann ebenfalls Gold wert sein, wenn es zum Streit kommt."
5. Rechnung fällig? Dann handeln
Jedem Kunden kann es mal passieren, dass ihm eine Rechnung "durchrutscht". "In vielen Fällen schafft da schon eine freundlich bestimmte, umgehend erfolgende Mahnung/Zahlungsaufforderung Abhilfe. Manche Kunden brauchen aber leider mehr 'Zuwendung'. Zwei bis drei schriftliche Mahnungen oder Zahlungsaufforderungen – bitte unbedingt gleichbleibend nur eine der Formulierungen verwenden – im Abstand von sieben bis zehn Tagen sind dabei kaufmännisch üblich. Formvorschriften gibt es nicht zu beachten, die Forderung sollte jedoch deutlich als solche zu erkennen sein und ihre Grundlage eindeutig benannt werden. In der letzten Mahnung sollte eine eindeutige, nach dem Kalender bestimmbare Zahlungsfrist gesetzt werden", sagt Drumann. Eine, wenn auch nett gemeinte Formulierung wie "Vergessen Sie nicht, dass noch eine Rechnung offen ist" reiche nicht aus.
6. Ersatz von Verzugsschaden nur bei Zahlungsverzug des Kunden
"Die Kosten für die Einschaltung eines Rechtsanwaltes oder eines fachkundigen Inkassounternehmens gehören u.a. zu dem sogenannten Verzugsschaden. Diesen kann man gegen den Kunden geltend machen", betont Drumann. Der Zahlungsverzug des Kunden sei dafür zwingende Voraussetzung. Mit dem Eintreffen einer Mahnung beim Schuldner trete in der Regel spätestens der Zahlungsverzug ein. Ist ein Kunde ein Unternehmer, komme dieser auch ohne Mahnung nach § 286 Abs. 3 BGB automatisch 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung in Zahlungsverzug. "Ist der Kunde hingegen Verbraucher, ist auf diese besondere Verzugsregelung deutlich in der Rechnung hinzuweisen, sonst kommt sie nicht zur Anwendung", fügt Drumann hinzu.
7. Verzugszinsen verlangen
Drumann: "Der G läubiger darf von einem Kunden in Zahlungsverzug Verzugszinsen verlangen. Der flexible Basiszinssatz, der halbjährlich von der Europäischen Zentralbank neu festgelegt wird, dient als Berechnungsgrundlage (aktueller Stand seit dem 1. Juli 2018: -0,88 Prozent). Ist der Schuldner ein Unternehmer, z.B. Handwerker oder eine GmbH, liegt der Zinssatz für Entgeltforderungen bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Ansonsten beträgt der zugrunde zu legende Zinssatz fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz".
8. Mahnkosten ersetzen lassen
Auch wenn es sich bei Mahnkosten um keine hohen Beträge handele, solle man sie sich von einem Schuldner in Zahlungsverzug ersetzen lassen. Das steht einem Drumann zufolge grundsätzlich zu: "Ohne Einzelnachweis werden von vielen Gerichten Pauschalen zwischen einem und fünf Euro pro Mahnschreiben ab der zweiten Mahnung anerkannt. Für die erste Mahnung darf aber nur dann eine Mahngebühr erhoben werden, wenn der Kunde vorher schon z.B. aufgrund des Ablaufs der Dreißigtagesfrist in Verzug war. Von einem Unternehmer als Schuldner kann der Gläubiger ersatzweise auch eine Pauschale von 40 Euro fordern. Die muss allerdings, sollte man später auf die Hilfe eines Rechtsdienstleisters zurückgreifen müssen, auf die dafür entstehenden Kosten angerechnet werden (§ 288 Abs. 5 BGB)."
9. Hilfe vom Fachmann einholen
Die Unterstützung eines Rechtsdienstleisters in Anspruch zu nehmen, steht laut Drumann jedem Gläubiger zu. Die Kosten dieser Unterstützung durch einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen gehören zum Verzugsschaden, den der Schuldner zu ersetzen habe.
10. Besser mit Hilfe: Gerichtlichen Mahnbescheid beantragen
Als letzten Tipp fügt Drumann hinzu, dass Unternehmer, die ihre Forderungen im Wege des gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsverfahrens einziehen "möchten", dies am besten mit der Unterstützung eines Rechtsdienstleisters tun sollten. "Dieser verfügt über gute Kenntnisse bei den Rechtsformen der Unternehmung und deren Vertretungsverhältnisse und verfügt über Kenntnisse auf den Gebieten der Verjährung oder des Zahlungsverzuges", erläutert er. "Besonders die Geltendmachung einer bereits verjährten Forderung kann schnell erhebliche Kosten nach sich ziehen. Ein Gläubiger sollte vor Beschreiten des gerichtlichen Weges eine realistische Einschätzung seiner eigenen Möglichkeiten und Kenntnisse vornehmen. Bei der kleinsten Unsicherheit sollte er sich umgehend qualifizierte Unterstützung durch einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen, z.B. für die Beantragung des Mahnbescheides, holen. Selbstüberschätzung ist hier oft der eigentliche 'Feind'."