Wenn der Kunde nicht zahlt: Textilpflegebetriebe bleiben von verspäteten Auftragszahlungen nicht verschont. Beim Mahnungen schreiben kommt es besonders auf die konsequente Formulierung der Zahlungserinnerung an – die einen positiven Eindruck vermitteln kann.
Es gibt wohl kaum einen Unternehmer im Textilreinigerhandwerk, der die Probleme mit Auftraggebern, die ihre Rechnungen zu spät oder gar nicht begleichen, nicht kennt. Bei manchen Handwerksunternehmern kann dieses Zahlungsverhalten des Kunden sogar die Liquidität des Betriebes gefährden. "Dazu sollte und darf es erst gar nicht kommen", appelliert Bernd Drumann, Geschäftsführer bei der Bremer Inkasso GmbH. "Als Unternehmer hat man es auch ein Stück weit selbst in der Hand, das Zahlungsverhalten der Kunden zu lenken. Und zumindest diese Möglichkeiten sollte man kennen und zu nutzen wissen", rät Bernd Drumann.
Bernd Drumann von der Bremer Inkasso gibt Tipps für richtiges Mahnen und beantwortet die häufigsten Fragen zum Thema:
Denkweise ändern
Bernd Drumann erklärt: "Eine Möglichkeit kann schon sein, die eigene Sichtweise gegenüber Mahnungen zu ändern. Nach meiner Erfahrung tun sich noch viel zu viele Unternehmer schwer damit, die säumigen Kunden konsequent zu mahnen, aus Angst, diese für immer zu verschrecken. Doch die Erfahrung zeigt auch, dass das Gegenteil der Fall ist: Ein konsequentes Mahnwesen wird zumeist als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement gewertet und somit eher positiv wahrgenommen. Wenn also bereits eine Lieferung oder Leistung erbracht wurde", sagt Drumann, "für die es eine fällige offene Rechnung gibt, ist ein freundliches aber konsequentes Mahnwesen unabdingbar. Auch wenn es keine besonderen Formvorschriften für eine Mahnung gibt, gilt es, unnötige Formulierungsfehler zu vermeiden. Sie alleine können schon finanzielle Nachteile nach sich ziehen."
Heißt es Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Der Geschäftsführer der Bremer Inkasso sagt: Die beiden Begriffe würden in der Regel ein und dasselbe bezeichnen: eine Aufforderung von Seiten des Gläubigers an seinen Schuldner, die fällige offene Rechnung zu begleichen. Solch eine Aufforderung sollte möglichst schriftlich erfolgen und respektvoll, aber eindeutig formuliert sein. Wie man sie nun nennt, ob Zahlungserinnerung oder Mahnung, sei egal. Es sei aber wichtig, dann bei nur einem Begriff zu bleiben, denn eine Benutzung beider Bezeichnungen nebeneinander könne (vor allem im Wiederholungsfall) dazu führen, dass der Schuldner die 'Zahlungserinnerung' ausnahmsweise nicht als gegebenenfalls verzugsauslösende 'Mahnung' begreifen müsse.
- Ob Mahnung oder Zahlungserinnerung, die Zahlungsaufforderung sollte auf jeden Fall deutlich als solche zu erkennen sein: zum Beispiel 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung.
Ob der Unternehmer bei der Mahnung eine bestimmte Form einhalten muss, lesen Sie unter anderem auf der folgenden Seite.
Wann ist eine Mahnung möglich?
Bernd Drumann stellt klar: "Eine Mahnung vor Fälligkeit einer Rechnung ist unwirksam. Gibt man eine solche Forderung an einen Rechtsanwalt oder an ein Inkassounternehmen ab, sind deren Kosten vom Schuldner nicht zu ersetzen, da der Schuldner trotz Mahnung nicht in Zahlungsverzug war. Gemahnt werden kann also erst dann, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Im Idealfall enthält der Vertrag, auf dem die Forderung beruht, eine Regelung zur Fälligkeit, die zum Beispiel in den eigenen AGB's (Allgemeine Geschäftsbedingungen) festgehalten ist. Ansonsten tritt die Fälligkeit im gesetzlichen Normalfall sofort mit dem Vertragsabschluss ein. Im Geschäftsalltag ist es allerdings jedenfalls bei größeren Geschäften ganz üblich, dem Kunden ein Zahlungsziel einzuräumen – oft auch erst gerechnet ab Lieferdatum oder Leistung beziehungsweise Rechnungsstellung. Damit wird gegebenenfalls die Fälligkeit hinausgeschoben.“
Muss man mahnen?
Es könne durchaus passieren, dass im Geschäftsalltag eine Rechnung einmal übersehen werde. Aus welchen Gründen auch immer eine Rechnung nicht beglichen werde – allein aus kaufmännischen Gesichtspunkten sollte der Kunde alsbald freundlich, aber bestimmt auf sein Versäumnis hingewiesen werden. Das heißt laut Bernd Drumann, es solle ihm eine unmissverständliche Mahnung zugehen.
Auch aus rechtlichen Gesichtspunkten könne laut Drumann eine Mahnung erforderlich sein. Sie müsse oft erfolgen, damit der Schuldner überhaupt in Verzug komme und den Verzugsschaden (unter anderem die Kosten eines Inkassounternehmens oder Rechtsanwalts) ersetzen sowie Verzugszinsen zahlen müsse. Verzug trete allerdings auch ohne Mahnung dann ein, wenn das Gesetz oder der Vertrag die Fälligkeit regeln oder wenn bei Entgeltforderungen 30 Tage ab Fälligkeit und Zugang einer Rechnung verstrichen sind. Bei Verbrauchern gelte Letzteres aber nur dann, wenn in der Rechnung darauf ausdrücklich hingewiesen werde.
Muss die Mahnung eine bestimmte Form haben?
Antwort des Geschäftsführers des Inkassounternehmens: "Nein. Eine Mahnung kann schriftlich oder auch mündlich erfolgen. Beweisen lässt sich im Zweifelsfall aber wohl eher eine schriftliche Mahnung. Daher ist diese der mündlichen vorzuziehen und auch eindeutig als solche zu kennzeichnen. Formulierungen wie 'lieber Kunde, vergessen Sie nicht, dass noch eine Rechnung offen ist', lesen sich vermeintlich netter, sind im Zweifel aber nicht ausreichend. Aus der Mahnung muss eindeutig der Wille hervorgehen, dass man sein Geld möchte."
Wie oft Mahnen?
- Üblich seien zwei bis drei schriftliche Mahnungen im Abstand von sieben bis zehn Tagen.
- Um die Ernsthaftigkeit der Zahlungsaufforderung nicht zu verwässern, sollten nicht mehr als drei Mahnungen an den Kunden verschickt werden.
Was gehört in eine Mahnung?
Der Inkasso-Geschäftsführer Bernd Drumann zählt auf: "Jede Mahnung sollte deutlich als solche zu erkennen sein, also zum Beispiel mit '1. Mahnung' überschrieben sein." Jede Mahnung sollte das Datum und den Betrag der ursprünglichen Rechnung beinhalten und darüber hinaus auch die dazugehörige Rechnungsnummer (gegebenenfalls Lieferscheinnummer).
In manchen Fällen könne es sogar ratsam sein, die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen oder auch eine Rechnungskopie beizufügen. Jede Mahnung sollte die Forderung deutlich darstellen und die Zahlung unmissverständlich verlangen. Man sollte die Mahnung in freundlichem, respektvollem Ton verfassen, auch wenn insbesondere die 2. und 3. Mahnung keinen Zweifel an der Ernsthaftigkeit der Zahlungsaufforderung aufkommen lassen sollten.
Spätestens die 3. Mahnung sollte eine Frist enthalten 'bis zum ... bei uns eingehend' und die Ankündigung, dass die Rechnung nach Fristablauf an ein Inkassounternehmen oder an einen Anwalt abgegeben werde.
Kunden über die Kosten informieren
Der Kunde sollte darüber informiert werden, dass er die Kosten, die er verursacht, ebenfalls zu zahlen habe (Verzugsschaden). Sollte ein Kunde bereits in Zahlungsverzug (zum Beispiel durch Zugang der 1. Mahnung) sein, können (in diesem Fall ab der 2. Mahnung) Mahnkosten berechnet werden. Von vielen Gerichten würden ohne Nachweis Pauschalen zwischen einem und fünf Euro pro Mahnschreiben akzeptiert.
Ebenso könnten Verzugszinsen verlangt werden. Handele es sich bei dem Schuldner um einen Verbraucher, liege der Verzugszins fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz von -0,88 Prozent, mithin bei 4,12 Prozent (Stand: 1. Januar 2017). Bei Geschäften zwischen Unternehmern werde ein Verzugszins von neun Prozentpunkten über dem Basiszins in Ansatz gebracht, mithin 8,12 Prozent (Stand: 1. Janaur 2017). In der dritten, noch besser‚ letzte(n) Mahnung könnten etwa auch weitere (rechtliche) Schritte angekündigt werden, um dem Schuldner den Ernst der Lage noch deutlicher vor Augen zu führen.
Sollten die Mahnungen per Telefon oder persönlich erfolgen, sei laut Bernd Durmann dringend anzuraten, immer ein Gesprächsprotokoll zu führen. Dieses solle man dem Schuldner mit dem Hinweis zukommen lassen, er möge durch seine Unterschrift und Rücksendung des Protokolls das Besprochene bestätigen. Andernfalls würden sich die Mahngespräche schwer beweisen lassen.
Was tun, wenn Mahnen keinen Erfolg hat?
Dann bleibe einem Gläubiger noch der Versuch, mit Hilfe eines Anwalts oder eines Inkassounternehmens eine außergerichtliche Einigung herbeizuführen. Häufig lasse sich ein Gerichtsverfahren mit professioneller Hilfe durch einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen vermeiden und die Kosten dieser Hilfe würden in der Regel zum Verzugsschaden zählen, so dass sie vom Schuldner zu tragen seien.
Wenn die Forderungen jedoch auch durch Rechtsdienstleister nicht außergerichtlich realisiert werden könnten, bleibe nur der Gang vor das Gericht. Und spätestens jetzt tue man gut daran, sich professionelle Hilfe bei einem Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen zu holen. In der Regel habe der Schuldner auch diese Kosten zu tragen, sagt Bernd Drumann abschließend.
Weitere Informationen erhalten Sie bei der Bremer Inkasso .