Tägliche Businesslektüre gehört zum Arbeitsablauf jeder Führungskraft - und der Lesestoff wird immer mehr. Doch wie wird man dieser Flut an E-Mails, Briefen & Co. am besten Herr? Autor Rolf Leicher hat einige Tipps für effizientes Lesen und den Umgang mit Papierstapeln zusammengefasst.
Die Datenflut bewältigen
E-Mails, Briefe, Berichte, Mitteilungen, Kundenkorrespondenz - die Fülle an Lektüre, die man jeden Tag zu bewältigen hat, nimmt immer weiter zu. Dabei hat ein Unternehmer in der Textilreinigung oder Wäscherei gar nicht so viel Zeit, sich im Büro aufzuhalten, weil er oft „an der Front“ gefragt ist. Verwaltungsarbeiten sollten also auf ein Minimum reduziert werden. „Ich muss arbeiten, zum Lesen habe ich keine Zeit“, erklären Chefs nicht selten.
Selektives Lesen
Doch sie können den Lesestoff nicht einfach ignorieren. Es kann immer etwas Wichtiges dabei sein, das beachtet werden muss. Die Lösung heißt „selektives Lesen“, bei dem man Wichtiges von Unwichtigem beim ersten Lesen unterscheidet und das Wichtige nach Prioritäten sortiert. Diese Entscheidung ist anstrengend und verlangt volle Konzentration. Sie schaffen dadurch aber auch Ordnung und vermeiden unübersichtliche Papierstapel.
Trotz Computer gibt es in Büros nach wie vor viel Papier auf dem Schreibtisch. Bei den historisch gewachsenen Stapeln von Unterlagen bekommt man gelegentlich einen „Aufräumanfall“. Doch es vergeht nur kurze Zeit und schon beginnt der Stapel wieder zu wachsen. Vernichten Sie am besten gleich alles, was unbrauchbar ist. Ein aufgeräumter Schreibtisch verhindert Ablenkung, schafft Übersicht und hilft, Sucharbeiten zu vermeiden. Schaffen Sie sich ein einfaches Ablagesystem und sortieren Sie gedruckte Informationen entsprechend. Legen Sie alphabetisch oder chronologisch ab und halten Sie das mindestens vier Wochen durch - dann tritt ein Gewöhnungseffekt ein.
Auch im Computer sollte die Taste „Entfernen“ öfter betätigt werden. Die Erfahrung zeigt, dass Lesen angenehmer ist, wenn es keine großen Rückstände gibt, die zu oberflächlichem Lesen führen.
Leseverhalten verbessern
Am besten sollten wichtige Textstellen sofort beim ersten Lesen durch Markierungen oder handschriftliche Randbemerkungen hervorgehoben werden. Dazu kann man einfache, bekannte Zeichen verwenden: Ausrufezeichen für „wichtig“, Haken für „einverstanden“, Fragezeichen für „noch zu klären“. Entscheiden Sie sich dann gleich für einen Arbeitstermin, damit setzen Sie Prioritäten. Markierungen helfen, den Text schon für das zweite Lesen vorzubereiten. Wenn Sie darauf verzichten und den Fall nach einigen Tagen zur Hand nehmen, fangen Sie wieder von vorne an. Allerdings: Markieren kostet Zeit beim Lesen und bedeutet auch immer, eine Entscheidung zu treffen.
Hilfreich kann es auch sein, Lesezeiten zu bündeln, d.h., die gesamte Korrespondenz online oder offline am Stück und nicht scheibchenweise zu lesen. Achten Sie in dieser Zeit auf möglichst wenige Unterbrechungen. Denn bei jeder Störung brauchen Sie mehr als die doppelte Energie, um sich wieder in den Text einzulesen. Dadurch benötigen Sie auch mehr Zeit. Wer am Stück liest und über die Bearbeitung nachdenkt, spart bei der gleichen Arbeitsmenge ein Drittel Zeit.
Wer länger liest, sollte auf sein tägliches Leistungshoch achten. In dieser Zeit liest man konzentrierter. Die Konzentrationsfähigkeit bei Hektik oder Ermüdung ist stark vermindert. Am Bildschirm ist die Ermüdung der Augen meist größer und setzt schneller ein als bei gedruckten Informationen.
Keine Rücksprünge im Text
Sehr störend und zeitaufwendig sind Regressionen, das heißt Rücksprünge der Augen zu Textstellen, an denen die Augen schon angehalten hatten. Grund hierfür ist meistens eine Unkonzentriertheit. Dabei benötigt man diese Rücksprünge regelmäßig gar nicht, da das Gehirn die Infos schon aufgenommen hat und vielleicht nur noch mit der Verarbeitung etwas hinterherhinkt. Durch das Zurückspringen werden dem Gehirn die entsprechenden Passagen zweimal angeboten. Es registriert diese Stellen als bekannt und schaltet kurzzeitig ab. Oftmals verpasst es dann jedoch die Stelle, an der es mit neuem Inhalt weitergeht, so dass hier entweder die nächste Regression nötig ist oder bestimmte Infos nicht aufgenommen werden.
Multitasking stört Konzentration
Für viele ist es eine ganz normale Situation, mit Kunden zu telefonieren und nebenbei die E-Mails zu lesen. Gleichzeitig mehrere Dinge tun - typisch für Multitasking. Jemandem zuhören und gleichzeitig lesen. Die vielen Kontakte lassen kaum noch Zeit, eins nach dem anderen zu tun. Doch paralleles Erledigen von Aufgaben funktioniert nicht, denn unser Gehirn „switcht“ immer zwischen den Beschäftigungen hin und her. Multitasker trainieren sich dabei eine Aufmerksamkeitsstörung an. Wer versucht, alles gleichzeitig zu tun, tut nichts richtig, weil er sich auf nichts voll konzentrieren kann. Wer sich ganz mit einer Sache befasst, erfährt mehr, kann sich auch länger an Inhalte erinnern. Bei Untersuchungen über die Fähigkeit, sich auf eine Sache zu konzentrieren, schneiden Multitasker schlecht ab.
Testen Sie anhand der Checkliste „Wie gut ist Ihre Leseeffizienz?“, wo es bei Ihrem Lesestil Verbesserungspotenzial gibt.Rolf Leicher