Intelligenter Rechnungsversand spart heute nicht nur Porto, Papier, Tinte und Toner, sondern entlastet auch die Umwelt. Außerdem entfallen vielerlei Prozesskosten beim Versender und gerade im Businessumfeld auch erheblich beim Empfänger. Das Internet macht es möglich.
Günstige Rechnungsverarbeitung
Zu Beginn der Industrialisierung schrieb man die Rechnungen noch mit der Hand auf blankes Papier; schon kurze Zeit später per Hand auf vorgedruckte Formulare. Es folgte der Einzug der Schreibmaschinen. Mit der EDV übernahmen PC und Drucker die Aufgabe. Nun folgt der Einzug der elektronischen Rechnungsstellung, sogenanntes „E-Invoicing“.
Wofür steht heute einfaches E-Invoicing? Ein Versender schickt einem Empfänger die Rechnung per E-Mail. Die rechtlichen Vorgaben müssen eingehalten werden. Der Versender „druckt“ meist ein PDF und verschickt dieses an den Empfänger. Die Post geht leer aus und es wurde eventuell Papier und Toner gespart, wenn das Dokument nicht beim Empfänger ausgedruckt wird.
Wofür steht heute modernes E-Invoicing? Kunden und Lieferanten können gleichermaßen und gemeinsam Kosten sparen. Dies gilt nicht nur für Rechnungen, sondern allgemein für Dokumenten- und Datenaustausch - und zwar ohne Risiken, allen Standards und rechtlichen Vorgaben entsprechend und auch für ein großes Ziel: Papier und mehr auch zugunsten der Umwelt einzusparen.
Saubere Rechtslage
Wie Sie auch heute Ihre Rechnungen nach den Gesetzen und den Vorschriften unseres Wirtschaftslebens ausstellen, so trifft dies auch beim Druck durch einen Dienstleister bzw. beim E-Invoicing zu. Alle beteiligten Unternehmen unterliegen dem jeweiligen nationalen Datenschutzrecht. Ein Kernpunkt ist hier, dass Dienstleister die Daten nur nach dem Rechtfertigungsgrund verarbeiten dürfen. Dies beduetet in der Praxis, dass Daten nur im Sinne des gewollten Geschäftsprozesses verarbeitet und gespeichert werden dürfen. Gesetze anderer Länder dieser Welt sehen dies anders, aber für Unternehmen mit Sitz in Deutschland und Österreich gilt dies nach der aktuellen Rechtslage.
Besonderer Beachtung bedarf es in diesem Zusammenhang in Deutschland der GDPDSU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), ebenso wie GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und dem Umsatzsteuergesetz bzw. dem Umsatzsteuervereinfachungsgesetz. Bei der Aufbewahrungspflicht und den Aufbewahrungsfristen, die sich daraus ergeben, gibt es Interpretationsspielraum. Stand heute müssen die meisten Belege zehn Jahre zuzüglich des laufenden Geschäftsjahres archiviert werden, sowohl in Österreich als auch in Deutschland. Papierhaftes darf auf Papier oder auch digitalisiert aufbewahrt werden. Dokumente, die Sie originär elektronisch versenden oder empfangen, bedürfen der elektronischen Speicherung in Deutschland.
Wichtig: Eine Rechnung, die elektronisch zugeleitet wurde, muss in Deutschland auch elektronisch aufbewahrt werden; sowohl beim Sender als auch beim Empfänger. Eine Form, also auf welchem Medium (z.B. Festplatte, DVD, USB-Stick), ist nicht vorgeschrieben.
In Österreich dürfen E-Rechnungen auch ausgedruckt und in Papierrechnung archiviert werden und umgekehrt.
Heute stehen noch in vielen Lagerräumen der Textilpflegebranche zahllose Aktenordner. Mietkosten für Räume, Einlagerungskosten sowie Entnahmekosten summieren sich. Doch am kritischsten zeigt sich mancherorts der Zugriff, gerade wenn dieser dezentral erfolgen muss. Hier haben bereits Unternehmen auf elektronische Lösungen umgestellt.
Gelebte elektronische Praxis 2013: Ein Fahrer hat mehrere Anlieferstellen, auf seinem iPad zieht er sich bei Ablieferung den Lieferschein. Er macht ein Foto von der Ware, übergibt diese dem Empfänger. Der Empfänger unterschreibt auf dem iPad den Lieferschein, welcher sofort in einem Papierersatzprozess in einem von der Zentrale genutzten sicheren Internetportal landet. In der Zentrale wird die Rechnung auf einen virtuellen Drucker gedruckt, diese landet direkt im gleichen Internetportal. Nun bekommt der Kunde die Rechnung automatisch in dem Format geschickt, in dem er es wünscht. Ob per Post in Papierform, als PDF in einer E-Mail, über X400 als Datensatz, per sFTP oder auf vielfältigen anderen Wegen und in zahlreichen anderen Datenformaten. Alles, das der Versender dazu benötigt, sind ein Druckertreiber, ein Nutzungsvertrag und ein Internetportal für diese Services.
Wie frisch gewaschene Textilien, so sind E-Dokumente im übertragenen Sinne eine saubere Sache. Denn, ein Dokument, das nicht gedruckt wurde, verschwendet kein Papier, keine Tinte und auch keinen Toner. Es wurde dafür kein Drucker instandgesetzt, nicht einmal ein Kuvert hergestellt und beschafft. Keine Briefmarke gekauft und keinerlei Porto aufgebracht. Niemand hat es zur Post gefahren, kein LKW hat es verteilt. Kein Briefträger hat es mit seinem Fahrzeug zum Empfänger gefahren. Ihr Unternehmen erstellt es wie gewohnt und schon ist es „wie von Geisterhand“ beim Empfänger. Da freut sich jeder, nicht nur die Ökobilanz.
Das freut den Versender
Stufe 1 - Druckdienstleister: In der Regel kann ein guter Druckdienstleister günstiger produzieren als ein Unternehmen, welches diesen Prozess nur aus der Notwendigkeit heraus macht.
Stufe 2 - E-Invoicing: Eine Rechnung, die nicht auf Papier gedruckt werden muss, benötigt kein Papier, keine Tinte oder Toner, keine Kuvertierung und kein Porto. Außerdem muss das Papier nicht intern in den Firmen physisch bewegt werden, also nicht z.B. von der zentralen Poststelle in die Fachabteilung gebracht werden.
Das freut den Empfänger
Arbeitet ein Unternehmen mit einem modernen Dienstleister, erhält der Kunde bei Bedarf die Rechnung immer zusammen mit einem Datensatzformat seiner Wahl. Dort muss beim Empfänger keiner mehr die Daten von einer Rechnung abtippen. Im Gegensatz zu einer manuellen Erfassung gibt es hier keine Übertragungsfehler. Gleiches gilt für Dokumente, die ein Unternehmen von Lieferanten bekommt. Nutzen Sie E-Invoicing für den Rechnungsempfang in der optimalen Variante, lassen Sie sich z.B. über ein modernes E-Invoicing-Portal die Dokumente als PDF und einem für Ihr Unternehmen direkt nutzbaren Datensatz zukommen.
Tipp: In Deutschland gibt es den „VeR“ (Verband elektronische Rechnung, Infos unter: www.e-invoice-alliance.com); dort finden sich einige Mitgliedsunternehmen, die bereits untereinander bequem Daten austauschen.
Hagen Wolfstetter, Geschäftsführer der ValueCluster.net GmbH