Zur Vorbereitung der vom Deutschen Textilreinigungs-Verband e.V. (DTV) angebotenen Verbandszertifizierung wurde das Konzept zuerst in einer Pilotgruppe eingeführt. Nun sollen weitere Mitglieder folgen. Oliver Ludolph erläutert die Merkmale des Qualitätsmanagementsystems.
„Ein großer Imagegewinn“
Zum ersten Mal wurde das Konzept für eine Gemeinschaftszertifizierung für DTV-Mitgliedsbetriebe während der Texcare International in Frankfurt am Main im vergangenen Jahr vorgestellt, im Spätsommer starteten die ersten Pilotprojekte. Im März dieses Jahres trafen sich die beteiligten Betriebe zu einem dritten Workshop, um sich auf die nun folgende Zertifizierungsphase vorzubereiten. Den Workshop leitete Oliver Ludolph, er ist Consultant bei der Intrasys Beratungsgesellschaft für Unternehmensorganisation mbH in Altdorf. Zusammen mit Heike Fritsche vom DTV übernimmt er im Rahmen der Verbandszertifizierung die externe Leitung der Matrixzentrale.
RWT: Herr Ludolph, der DTV beschreibt die Matrixzertifizierung als eine innovative Verbandsleistung und Reaktion auf die aktuelle Marktsituation. Warum ist es für Wäschereibetriebe so wichtig, sich für ein konsequentes Qualitätsmanagement (QM) zu entscheiden?
Oliver Ludolph: Auch die Textilpflegebranche muss sich auf die weiterhin steigenden Qualitätsanforderungen ihrer privaten und gewerblichen Kunden einstellen. In Ausschreibungen werden vor allem Wäschereien immer häufiger nach einer Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001 gefragt. Betriebe, die diesen Nachweis nicht erbringen können, werden in Zukunft zu dieser Art Aufträge keinen Zugang erhalten und sukzessive aus dem Markt verdrängt werden. Um seine Mitglieder davor zu bewahren, hat sich der DTV an uns, die Intrasys, gewandt. Wir beschäftigen uns mit der Einführung, Anpassung und Betreuung von Managementsystemen, vor allem bei Textilendienstleistern. Der Fokus unserer Leistungen liegt hierbei immer in der praxisorientierten Umsetzung der jeweiligen Normforderungen. Am Ende der Einführungsphase eines solchen QM-Systems steht zumeist die Zertifizierung durch eine unabhängige Zertifizierungsgesellschaft. Dennoch sollte die Erlangung dieses Zertifikates nicht die alleinige Triebfeder für die Einführung eines QM-Systems sein. Aspekte wie eine erhöhte Transparenz der eigenen Betriebsabläufe, die Strukturierung und Optimierung dieser Prozesse, aber auch ein systematisches Vorgehen zur nachhaltigen Erfüllung von Kundenanforderungen sind für die Betriebe weitaus effizienter. Daher haben wir gemeinsam mit dem DTV ein branchenspezifisches, praxisorientiertes Konzept entwickelt.
RWT: Wie hilft dieses Verbandskonzept den Unternehmern, ihren Leistungsstandard zu sichern und somit die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken?
Oliver Ludolph: Der betriebliche Aspekt spielt eine tragende Rolle. Er ist stark vom Unternehmer abhängig. Ein QM-System kann nur greifen, wenn es vom Betrieb und seinen Mitarbeitern angenommen und gelebt wird. Hierzu muss es die betriebliche Realität abbilden. Der DTV stellt den Teilnehmerbetrieben zahlreiche Musterdokumente zur Verfügung, die durch den Betrieb angepasst werden müssen. Da geht es beispielsweise um Arbeitsanweisungen, welche die einzelnen Arbeitsplätze im Betrieb beschreiben und den Leistungsstandard fixieren. Mitarbeiter können diese unter anderem einsetzen, um neue Kollegen schneller und gezielter anzulernen. Dadurch lässt sich ein Leistungsabfall, der zwangsweise mit wechselndem Personal einhergeht, besser auffangen. Weitere Instrumente des QM-Systems sind die Erhebung und Auswertung wichtiger betrieblicher Daten. Das hilft den Unternehmerinnen und Unternehmern, Ansätze für eine kontinuierliche Verbesserung des betrieblichen Leistungsstandards zu finden und somit ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.
RWT: Der DTV betont als zweiten, wichtigen Aspekt der Verbandszertifizierung den Gruppegedanken.
Oliver Ludolph: Ja, das ist richtig. Mit dem branchenspezifischen Qualitätsmanagementsystem, das auf der Grundlage der DIN EN ISO 9001:2008 erstellt wurde, sichert der DTV den bereits durch die ISO anerkannten, hohen Qualitätsstandard mit beachtlichem Imagegewinn für seine Mitglieder. Dies wird durch den vergleichsweise günstigen Zugang zu diesem Zertifikat, aufgrund der so genannten Matrixzertifizierung, erlangt. Der Vorteil: Nicht jedes einzelne Unternehmen muss sich einem zeit- und kostenintensiven Zertifizierungsprozess mit wiederholten Überwachungsaudits unterziehen. Die Prüfung erfolgt stichprobenartig und regelmäßig bei ausgewählten Mitgliedsbetrieben. Durch dieses Verfahren verteilen sich die Kosten gleichmäßig auf alle Mitgliedsbetriebe, so dass eine Ersparnis bei den Zertifizierungskosten von rund 30 Prozent gegenüber einer Einzelzertifizierung entsteht. Gleichzeitig profitieren die teilnehmenden Betriebe vom Erfahrungsaustausch innerhalb der jährlichen Gruppentreffen, welche die Matrixzentrale organisiert. Auch dadurch sind sie gegenüber ihrem Wettbewerb klar im Vorteil.
RWT: Was zeichnet das branchenspezifische Zertifizierungskonzept aus? Hat sich Intrasys bereits früher mit unserer Branche auseinandergesetzt?
Oliver Ludolph: Intrasys beschäftigt sich seit mehr als zehn Jahren mit Managementsystemen in der Wäschereibranche. Wir sind für Betriebe aller Größen im In- und Ausland tätig. Als wichtigen Bestandteil unseres Beratungsauftrages sehen wir, neben der Auslegung der jeweiligen Normforderungen für den Betrieb, die nutzenorientierte Anpassung des QM-Systems sowie eine möglichst nahtlose Einbindung in die betriebliche Realität. Jeder Betrieb ist einzigartig und hat spezifische Stärken und Schwächen. Diese gilt es im Laufe des Projektes herauszuarbeiten und im QM-System entsprechend zu berücksichtigen. Von unserem breiten Erfahrungsschatz und unserem Branchenwissen profitiert jeder einzelne Betrieb, den wir gezielt bei seinem individuellen Vorhaben unterstützen. Eine Wäscherei ist eben nicht gleichzusetzen mit einem Medizinproduktehersteller oder gar einem Autobauer.
RWT: Wie geht es nach der Zertifizierung weiter?
Oliver Ludolph: Nach Abschluss der Zertifizierung unterstützt die DTV-Matrixzentrale alle Teilnehmerbetriebe innerhalb der Regelbetreuung. Zusätzlich zum Dokumentenmanagement via DTV-Internetportal ist das eine fortlaufende Unterstützung der Betriebe. Dazu gehören die Durchführung bzw. Begleitung der jährlichen internen und externen Audits sowie Organisation und Moderation der gemeinsamen QM-Ausschusssitzungen.
RWT: Was sind Ihre bisherigen Erfahrungen mit der Pilotgruppe? Schließlich war und ist es ja für alle Beteiligten so etwas wie Pionierarbeit.
Oliver Ludolph: Richtig, um eine praxisnahe, unkomplizierte Implementierung im laufenden Betrieb zu ermöglichen, startete der DTV die Zertifizierung zunächst im Pilotprojekt mit 14 Teilnehmerbetrieben über rund zehn Monate im Spätsommer letzten Jahres. In dieser Pilotgruppe wurde und wird derzeit die Umsetzung der bereits teilweise vorab erstellten Musterdokumente im Rahmen der gemeinsamen Workshops effizient durchgeführt. Der interne Erfahrungsaustausch ist auch dabei sehr hilfreich. Der erste Workshop startete im September 2008, der dritte und letzte fand Anfang März 2009 statt. Nun folgen die internen Audits in den Betrieben und die anschließende Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit im Juni 2009.
An dieser Stelle möchte ich übrigens ein großes Kompliment an die Teilnehmerbetriebe aussprechen. Diese haben sich, wie Sie sagen, als Pioniere dazu entschlossen. Gerade in der momentan wirtschaftlich herausfordernden Zeit bedeutet das erst einmal eine Mehrbelastung mit zusätzlichen Aufgaben. Ich bin jedoch überzeugt, dass die Betriebe davon in naher Zukunft einen entscheidenden Nutzen haben.
RWT: Inwieweit profitieren davon alle weiteren Unternehmen, die sich in die Matrixgruppe einklinken?
Oliver Ludolph: Um den steigenden Qualitäts- und Hygieneansprüchen von Verbrauchern und gewerblichen Partnern konsequent gerecht zu werden, haben sich die bisher im Pilotprojekt aktiven Mitgliedsbetriebe im DTV für das einheitliche Qualitätsmanagement entschieden. Dieses Bemühen können sie außerdem wirkungsvoll kommunizieren. Ich halte die Matrixzertifizierung für einen weiteren Meilenstein in der Qualitätspolitik des DTV und seiner Mitglieder.
RWT: Für welche Betriebe ist das neue Zertifizierungsmodell wirtschaftlich sinnvoll?
Oliver Ludolph: Grundsätzlich einmal für jeden. Jeder Unternehmer, jede Unternehmerin muss die Erfüllung der Kundenanforderungen in den Mittelpunkt aller Aktivitäten stellen. Ein QM-System ermöglicht dies strukturiert und systematisch. Eine anschließende Zertifizierung ist sicherlich abhängig vom eigenen Kundenklientel und dessen Anforderungen. Textilreinigungen, die eher Privatkunden bedienen, brauchen weniger mit einer gezielten Nachfrage nach eben diesem Qualiätsnachweis zu rechnen. Hier sind Initiativen wie das FashionCare-System der EFIT interessanter. Wäschereien müssen sich jedoch, wie Eingangs erwähnt, darauf einrichten. Ob Auftraggeber aus der Industrie oder dem Gesundheitswesen sie alle fordern dies gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten.
RWT: Was müssen diese Betriebe wissen, welche Voraussetzungen müssen sie erfüllen?
Oliver Ludolph: Die Betriebe sollten auf jeden Fall eine klare Vorstellung davon haben, was sie mit dem QM-System erreichen wollen. Ein Vorwissen ist von Vorteil, jedoch nicht Voraussetzung. Jeder Betrieb sollte eine verantwortliche Person zum Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) benennen, der die Arbeiten im Betrieb koordiniert und Ansprechpartner für die Matrixzentrale ist. Eine zwingende Voraussetzung gibt es allerdings: die Mitgliedschaft im DTV.
RWT: Ab wann können sich interessierte Betriebe nun „unter dem Dach des DTV“ zertifizieren lassen?
Oliver Ludolph: Der Zeitraum für die aktuelle Zertifizierung steht: Vom 22. bis 26. Juni 2009 werden die durch den Zertifizierer festgelegten Betriebe sowie die Matrixzentrale auditiert. Eine Aufnahme neuer Betriebe erfolgt im jährlichen Rhythmus. Wenn sich ein Betrieb beispielsweise im Sommer 2009 dafür entscheidet, startet er mit der zweiten Welle der Verbandszertifizierung voraussichtlich im September oder Oktober mit der Ist-Analyse und den anschließenden Workshops. Die Arbeiten für die Einführung des QM-Systems verteilen sich dann über einen Zeitraum von etwa zehn Monaten, also bis Mai/Juni 2010. Anschließend finden die jährlichen Überwachungsaudits durch die Zertifizierungsgesellschaft statt. In diesem Zug werden die neuen Betriebe in die Verbandszertifizierung aufgenommen und erhalten ihr Zertifikat im Juni/Juli 2010.
RWT: Was bedeutet das für die Betriebe, die bereits ein zertifiziertes QM-System eingeführt haben?
Oliver Ludolph: Falls eine frühere Aufnahme notwendig ist bzw. das bereits bestehende Zertifikat eine abweichende Laufzeit hat, z.B. bis Februar 2010, kann ein außergewöhnliches Audit durch die Zertifizierungsgesellschaft stattfinden. Um die genauen Modalitäten zu klären, bitte ich die interessierten Betriebe sich direkt mit dem DTV in Verbindung zu setzen.rwt