Die Berendsen GmbH hat an ihrem Standort Fürstenwalde eine RFID-Lösung installiert, mit der sich die Schmutzwäsche aus Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen bereits bei der Anlieferung automatisch erfassen lässt. Der gesamte Flachwäschekreislauf des Textilversorgers ist seitdem transparenter.
3 In der Textilversorgungsbranche ist Berendsen ein Begriff: Bereits seit mehr als 40 Jahren ist die Unternehmensgruppe in diesem Umfeld aktiv, seit 1996 auch in Deutschland. Während ein Teil des Konzerns Industrie, Handel und Catering mit Berufsbekleidung ausstattet, konzentriert sich die Berendsen GmbH auf das Gesundheitswesen. Neben der Bereitstellung der Wäsche im Leasing werden täglich hunderte Tonnen Flachwäsche aus Krankenhäusern, Altenheimen und Pflegeinrichtungen angeliefert, gereinigt, sortiert und wieder ausgeliefert.
Infektionsgefahr: Keine manuelle Warenerfassung
Eine besondere Herausforderung bei Wäsche aus dem Gesundheits- und Pflegeumfeld ist der Wareneingang. Denn verschmutzte Laken oder Bettzeug aus Krankenhäusern oder Textilien aus dem OP dürfen wegen der Infektionsgefahr für die Mitarbeiter nicht oder nur unter extremen Schutzvorkehrungen und Sicherheitsauflagen manuell sortiert und gezählt werden. Da die Kosten dafür in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen, erfassen die meisten Textilversorger die angelieferte Wäsche nach Gewicht – ein ungenaues Verfahren. „Verglichen mit einer Wäscherei, die sich beispielsweise auf Hoteltextilien spezialisiert hat, ist unsere Arbeit im Wareneingang bildlich gesprochen eine Wundertüte“, bringt es Josef Maaßen, IT-Leiter bei Berendsen, auf den Punkt. „Erst nach dem Waschvorgang wissen wir, welche Artikel sich in unseren Betrieben tatsächlich befinden.“
Die Intransparenz im Wareneingang wirkte sich auch auf alle nachfolgenden Betriebsabläufe aus. Denn eine durchgängige und exakte Planung ist unmöglich, wenn nicht genau erfasst wird, wie viele Wäschestücke pro Tag angeliefert werden. „Es macht betriebswirtschaftlich einen deutlichen Unterschied, ob wir z.B. an einer Großteilemangel eine Besetzung von fünf Personen für acht oder für zehn Stunden einsetzen müssen“, erklärt Maaßen. Auch Regellieferungen ließen sich bis dato nur schwer kalkulieren. Denn als Dienstleister übernimmt Berendsen bei einem Großteil seiner Kunden eine Stationsversorgung, das heißt, die Mitarbeiter bringen die gereinigten Textilien direkt in die Wäscheschränke vor Ort. Diese Schränke sind für den Textilversorger der einzige Punkt im Kreislauf, wo sich die vorhandenen Textilien zählen und so die entsprechenden bedarfsgerechten Lieferungen definieren lassen – eine ungenaue Kalkulationsmethode, weiß Maaßen: „Bezogen auf den gesamten Kreislauf können wir mit der Stichprobe am Wäscheschrank nur etwa 20 Prozent der im Umlauf befindlichen Wäsche erfassen.“ Um die eingehenden Wäschestücke künftig automatisch genau erfassen zu können und damit die nachgelagerten Prozesse zu optimieren, machte sich Berendsen auf die Suche nach einer entsprechenden IT-Lösung. Da der Textilversorger in anderen Sparten bereits Barcodeanwendungen und RFID-Systeme (RFID = Radio Frequency Identification) einsetzt, war die Richtung für IT-Chef Maaßen schnell klar: „Im Berufsbekleidungsmanagement nutzt Berendsen schon seit zehn Jahren RFID-Transponder zur Identifikation der einzelnen Teile und wir beobachten ständig die Entwicklung der Technologie. Als wir feststellten, dass die UHF-Technologie Marktreife erlangte, entschieden wir uns, diese im Flachwäschebereich einzusetzen.“ Hauptgrund für die Entscheidung war, dass die UHF-Technologie im Vergleich zu anderen RFID-Systemen eine Bulkerfassung ermöglicht. Das bedeutet, dass auch größere Mengen an Transpondern, die sich gleichzeitig im Antennenfeld befinden, lesbar sind. Als Technologie- und Beratungspartner holte Berendsen den Systemhersteller IdentPro ins Boot. Im Januar 2013 fiel der Startschuss für das Projekt am Standort Fürstenwalde. Ziel war es, sowohl im Wareneingang als auch im Warenausgang nahezu 100 Prozent der Wäsche mit dem RFID-System zu erfassen.
Doppelter Lesevorgang
Zunächst errichtete IdentPro verschiedene Testaufbauten. Dabei wurde deutlich, dass Berendsen im Wesentlichen zwei Herausforderungen gegenüberstand: Zum einen kann es bei der in Containern angelieferten Schmutzwäsche passieren, dass einzelne Transponder am Gehäuse anliegen. Zum anderen kommt es vor, dass zwei Tags unmittelbar in Kontakt miteinander sind. Beides führt dazu, dass sich die entsprechenden Wäschestücke nicht genau erfassen lassen. Um dieses Problem zu beheben, installierte IdentPro an den Absortierbändern, mit denen die Wäsche nach der Reinigung zum nächsten Verarbeitungsschritt transportiert wird, ein zusätzliches RFID-System. Auf diese Weise werden die Wäschestücke ein zweites Mal gezählt. Die Middleware, die zwischen RFID-Lösung und Warenwirtschaftssystem geschaltet ist, filtert zusätzlich die Identifikationsnummern der Transponder heraus, die im Wäscheeingang nicht erfasst wurden. Die Rechnung ging auf: Durch die doppelte Lesung vor und nach den Waschmaschinen erfasst Berendsen bereits in der Anlaufphase mehr als 99 Prozent der Wäschestücke.
Umrüstung innerhalb von drei Jahren
Im Berendsen-Verbund sind täglich mehrere Millionen Wäschestücke im Umlauf, die meisten von ihnen verfügen heute jedoch noch nicht über RFID-Transponder. Zwar haben einige Kunden Bettbezüge oder Laken bereits selbst mit UHF-Tags ausgestattet, weil ihre Schränke über RFID-Lesegeräte verfügen, doch der überwiegende Teil der Wäsche ist nicht gekennzeichnet oder verfügt maximal über einen Barcode. Alle Wäschestücke in einem Zug mit UHF-Tags auszustatten, wäre für Berendsen allerdings weder zeitlich machbar noch wirtschaftlich sinnvoll. Nachdem in einem ersten Schritt rund eine halbe Million Flachwäschestücke mit UHF-Transpondern bestückt wurden, setzen die Flachwäscheexperten daher ab jetzt auf die natürliche Fluktuation: Durch den normalen Verschleiß sortiert Berendsen regelmäßig Teile aus und ersetzt diese jeweils durch neue, mit RFID-Transpondern versehene Wäschestücke. „Wir gehen davon aus, dass dadurch in etwa drei Jahren der gesamte Bestand erneuert und mit UHF-Tags ausgestattet ist“, erklärt Maaßen.
Zunächst soll auf den Transpondern nur der gespeicherte elektronische Produktcode (EPC) ausgelesen werden, um das Wäschestück eindeutig zu identifizieren. Alle weiteren Verknüpfungen erfolgen erst im nachgelagerten Warenwirtschaftssystem. Auf diese Weise kann Berendsen in der Übergangsphase alle vorhandenen Identifikationssysteme, wie Barcodes oder andere RFID-Technologien, in die Lösung integrieren. Sind irgendwann alle Wäschestücke mit den UHF-Tags ausgestattet, will der Textilverarbeiter zusätzliche Informationen, wie z.B. die weitere Bearbeitung eines OP-Tuchs oder Bettlakens, direkt auf dem Chip hinterlegen. „Auf diese Weise können wir künftig bestimmte Prozessschritte automatisch lenken, ohne dass ein Abgleich mit nachgelagerten Datenbanken notwendig ist“, erklärt Maaßen. „Damit erhöhen wir die gesamte Prozessgeschwindigkeit in der Wäscherei.“ 7