„Selbst ist der Mann“ – so könnte man die Geschichte von Textilreinigermeister Udo Nagelschmidt und Jürgen Henning zusammenfassen. Vor etwa 30 Jahren entwickelten sie ein auf die Bedürfnisse von Textilreinigungen zugeschnittenes Kassensystem – denn keines der damaligen Angebote stellte sie zufrieden.
3 Nagelschmidt – vielen bekannt im Zusammenhang mit dem Textilreinigerbildungszentrum im münsterländischen Rheine – betreibt in der dritten Generation einen Reinigungsbetrieb. Im Zuge der Weiterentwicklung des Familienunternehmens und mit hinzukommenden Annahmestellen wurde der Organisationsaufwand immer größer. Somit wuchs auch der Wunsch nach EDV-Unterstützung für die innerbetrieblichen Vorgänge. Gemeinsam mit seinem Freund und Geschäftspartner Jürgen Henning besuchte Nagelschmidt also die CeBIT in Hannover, um sich zu informieren und ein entsprechendes System anzuschaffen. Das war Anfang der 80er Jahre – und das Angebot dazu dementsprechend gering: Es gab Registrierkassen, die aber nicht mehr konnten als Bargeldumsätze abzurechnen und die entsprechenden Belege zu erstellen.
Priorität Bedienerfreundlichkeit
Diese Kassen konnten zwar an einen Computer angeschlossen werden, so dass gewisse Daten gespeichert und ausgewertet werden konnten. Das war Nagelschmidt jedoch nicht genug. Also machte Henning den Vorschlag, die Entwicklung selber in die Hand zu nehmen und die Registrierkasse komplett durch einen Computer mit entsprechender Software zu ersetzen: Ein bedienerfreundliches Systemkonzept vom Reiniger für den Reiniger sollte es werden.
Textilreinigung ist jedoch nicht gleich Textilreinigung: Die Abläufe und Anforderungen können von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Während ein Kleinunternehmen vielleicht nur die leicht erweiterten Funktionen der alten Registrierkasse benötigt, braucht ein anderer Betrieb auch die Möglichkeit, Barcodes zu drucken und Kundendaten zu speichern. In anderen Betrieben kann es wichtig sein, einen Überblick über den Verbleib der Teile aus den zahlreichen Annahmestellen zu haben, das Geschäft mit involvierten Dienstleistern zu organisieren und dem Kunden eine Bonuskarte anbieten zu können. Was alle eint: die Bedienerfreundlichkeit.
Der Fokus des Kassensystems der Henning-Datentechnik GmbH liegt somit auf einer einfachen Oberfläche und einem System, bei dem möglichst viel, den entsprechenden Bedürfnissen angepasst, automatisierbar ist. Der Bedienperson werden dadurch diverse Eingabeentscheidungen abgenommen und es wird ihr so einfach wie möglich gemacht.
So ist es beispielsweise möglich, für die entsprechende Artikelgruppe festzulegen, ob bei Abholung der Ware ein sogenannter „Sammler-Scan“ gemacht werden muss. Dabei wird zunächst der Abholbeleg des Kunden mittels Barcodeleser gescannt. Das Datakass-System fordert daraufhin den Bediener auf, den Auftragssammler an der Ware zu scannen. Es gibt den Auftrag nur dann zur Abholung und eventueller Bezahlung oder Nachkasse frei, wenn der richtige Posten gescannt wurde – und unterbindet damit eine falsche Postenausgabe.
Erweiterbares Basissystem
Wichtig war für die Entwickler auch, dass die Kosten für das System in Relation zum Unternehmensumsatz stehen. Das Einstiegsmodell durfte also nicht teurer als eine herkömmliche Registrierkasse sein, musste aber mehr bieten. Aus diesem Grund entwickelten sie ein Konzept, bei dem durch Lizenzschlüssel Programmfunktionen freigeschaltet werden können. Das bedeutet, dass auch Unternehmen, die sich für das Basissystem entschieden haben, die Möglichkeit hätten, nach und nach die Funktionen zu erweitern.
Vorinstalliert ist ein Standardartikelstamm, der einen einfachen Start mit dem System ermöglicht. Henning betont, dass die einfache Installation des Systems zu den Grundvoraussetzungen bei der Entwicklung gehörte. Dass dies gelungen ist, bestätigt Anwenderin Ursel Carraro. In ihrem Textilpflegebetrieb Sauberland in Erkrath bei Düsseldorf wurde Datakass vor gut vier Jahren in Betrieb genommen. Ohne Probleme, berichtet sie. Alles habe sofort funktioniert, so dass es zu keinerlei Stillstand im Betrieb gekommen ist.
Zu den bereits im System gespeicherten Daten gehört zum Beispiel die Zuordnung zu den Artikelgruppen Vollreinigung, Kleiderbad, Teppich oder Leder, ebenso die Unterscheidung in Eigen-, Fremdleistung oder Verkauf. Preise werden automatisch zugeordnet und summiert. Das System verwaltet den Bestand und der Anwender kann Berichte wie über die Tages- oder Monatssätze ebenso ausdrucken wie Quittungen. Dass auch ein Feld zur Eingabe von Zusatztexten vorinstalliert ist, hebt die Chefin von Sauberland Textilpflege als besonders hilfreich hervor. Ab und zu würden Teile gebracht, die eine Sonderbehandlung erfordern. Dies könne im System vermerkt werden und alle im Betrieb seien dadurch über den erforderlichen Ablauf der Pflegebehandlung informiert.
Datenbanken übernehmen Verwaltung
Ist es erforderlich, dass Annahmestellen über das System verwaltet und abgerechnet werden, so ist dies durch das Aufrüsten mit den Funktionen von Datafakt.pro, einem Fakturierungssystem, möglich. Für die Abrechnung von Ware aus Annahmestellen erstellt das System auf Knopfdruck Auftragskarten mit Barcodetickets, die die herkömmlichen Auftragsblöcke ersetzen. Dadurch sind Erfassung, Zuordnung und Abrechnung der Ware durch einfaches Scannen möglich. Dazu sei erwähnt, dass in Bezug auf die Abrechnung der Einkünfte und den Annahmestellen zustehenden Provisionen für die Vermittlungsleistung jüngst eine Änderung im Umsatzsteuergesetz in Kraft getreten ist. RWTextilservice hat über diese Änderung bereits berichtet (u.a. in dieser Ausgabe, Seite 14). Nutzer von Datafakt.pro können laut Hersteller sicher sein, dass die aus dem System generierten Rechnungen den geltenden Steuergesetzen entsprechen, denn das Update dazu wurde rechtzeitig bereitgestellt.
Die Betriebsgröße und -struktur entscheiden über die Menge an Daten, die über das System elektronisch zu verwalten sind. Je vielfältiger die Bereiche und je größer das Datenvolumen, desto komplexer wird die Verwaltung der Daten. Als elektronische Verwaltungssysteme dienen im Allgemeinen Datenbanken. Diese machen es möglich, dass Datenbestände aus verschiedenen Teilmengen zusammengestellt und bedarfsgerecht für Benutzer und deren Anwendungsprogramme angezeigt werden können. Verschiedenste Datenbanksysteme sind auf dem Markt verfügbar. Auschlaggebend für die Wahl des am besten geeigneten Systems ist die Leistungsfähigkeit in Bezug auf die Effizienz und die Widerspruchsfreiheit für den entsprechenden Einsatz. Bei dem aufeinander aufbauenden Konzept der Henning-Datentechnik GmbH ist es wichtig, dass bereits bei der Programmierung des Basissystems eine hohe Betriebssicherheit besteht und der Erweiterung keine Grenzen gesetzt sind. Aus diesem Grund wird Datakass auf der Basis einer SQL-Datenbank programmiert. Die vielfach ebenfalls für Kassensysteme verwendeten Access-Datenbanken sind veraltet und kommen schnell an ihre Grenzen, so Hennings Einschätzung. Über SQL-Datenbanken hingegen steuern auch Großunternehmen wie Versicherungen ihre kompletten Betriebsabläufe und verwalten damit die Kundendaten. Nur darüber kann die Detailtiefe, die wichtig ist, realisiert werden, erläutert Henning weiter. Als Beispiel für die sogenannte Detailtiefe führt er Folgendes an: Es gibt Warengruppen in der Textilreinigung, die durch Dritte bearbeitet werden. Bei der Weitergabe an den Dienstleister soll diesem gegebenenfalls nicht erkenntlich werden, welcher Preis mit dem Endkunden abgerechnet werden soll. Der Preis steht aber üblicherweise auf dem Kennzeichnungsetikett. Durch die Programmierung eines Feldes „Preis nicht drucken“ und das Setzen des entsprechenden Häkchens kann dies nun einfach umgesetzt werden. Die Ladnerin muss somit nicht mehr mit der Schere tätig werden und den Bereich auf dem Etikett, auf dem der Preis gedruckt ist, abschneiden.
Textilreiniger als Herr der Daten
Kundenkarten dienen in den verschiedensten Bereichen als Marketinginstrument zur Gewinnung und Bindung von Kunden und sind auch bei Datakass eingebunden. Das Wertkartensystem funktioniert fast genauso wie andere Bezahlkarten: Der Kunde lädt einen selbst gewählten Betrag auf die Karte auf. Er kann von nun an bargeldlos agieren und erhält zusätzlich noch Rabatt. Des Weiteren werden die personenbezogenen Daten gespeichert. Die Ware kann so mit dem Namen des Kunden gekennzeichnet werden, was z. B. einen Vorteil bietet, wenn der Kunde seinen Abholbeleg vergessen hat. Sicher nicht zu vernachlässigen ist auch, dass das der Ladnerin die Möglichkeit gibt, den Kunden mit Namen anzusprechen. Durch die Karte wird somit eine Kundenbindung erzielt – nichts Neues im Zusammenhang mit Kartensystemen.
Den Unterschied und Vorteil zu anderen Bonussystemen stellt Henning jedoch so dar: In der Regel sei die Steuerung von Kartensystemen fremdgeführt. Das bedeutet, dass Unternehmen, die sich einem System anschließen, zum einen eine gewisse Provision abführen müssen und zum anderen die Kundendaten auch zentral fremdverwaltet werden. Bei dem von seinem Unternehmen angebotenen Wertkartenkonzept sei beides nicht der Fall. Der Reiniger bleibt alleine Herr der Daten und des vollständigen Umsatzes. Außerdem trage die Karte das Logo der Reinigung – ein nicht zu unterschätzender Werbeeffekt.
Auch Ursel Carraro hat die Kundenkarte im Einsatz. Die Möglichkeit, im Zusammenhang mit Datakass auch Bonuskarten auszugeben, sei mit ein Grund für die schnelle Entscheidung gewesen, das pro-System im Betrieb zu installieren. „Wir verstehen uns als Qualitätsreiniger und Qualität fängt beim Service an“, so Carraro. Die Kunden von Sauberland nehmen nach ihrer Aussage das Angebot mit der Karte gerne an und die Verbindung zu ihnen ist dadurch intensiver geworden. Nicht nur, dass die Kunden mit Namen angesprochen werden können, ist positiv. Durch die Hinterlegung der Kontaktdaten ist es auch möglich, individuell auf den Kunden einzugehen. So kann Rücksprache gehalten werden, wenn zum Beispiel ein Fleck nicht herausgeht oder auch der Kunde informiert werden kann, wenn seine Teile fertig sind.
Liquiditätsvorteile für das Unternehmen
Die Festlegung der Preisnachlässe ist über das System frei wählbar. So werden in dem Erkrather Textilpflegebetrieb je nach Höhe der Aufladung der Karte gestaffelte Rabatte angeboten. „Da kommt es auch schon mal vor, dass ein Kunde 300 Euro einzahlt. Das ist natürlich für die Liquidität des Unternehmens von Vorteil. Man kann sagen, dass wir dadurch quasi zur Bank werden, was in gewissen Zeiten nicht zu unterschätzen ist. Zum Beispiel hatten wir eine lange Zeit eine Baustelle direkt vor der Tür, da kamen weniger Kunden und die ‚Kredite‘ unserer Stammkunden haben uns dabei geholfen, diese kritische Phase zu überbrücken“, erzählt sie ganz offen.
Im Zusammenhang mit den Karten hat sie sich noch einen besonderen Service ausgedacht: Je nach Wunsch des Kunden können diese auch in der Reinigung hinterlegt werden. Mittelweile hat jeder so viele Karten im Portemonnaie, dass viele es begrüßen, wenn ihnen die Verwaltung dieser Karte abgenommen wird.
Bänder und Ausgabe anbinden
Von den Spezialisten der Henning-Datentechnik GmbH wird derzeit außerdem die Möglichkeit überprüft, auch Laufbänder und Ausgabeautomaten an das Datakass-System anzubinden. Laut Unternehmensabgaben sind erste Ansätze zur Realisierung bereits vorhanden. 7