Die Bedienung einer Textilreinigungsmaschine erfolgt anhand unterschiedlicher chronologischer Schritte. Durch Checklisten kann die Zahl der Bedienfehler minimiert und Mitarbeiter können entlastet werden. Bei richtiger Anwendung bringen Checklisten einige Vorteile in den Arbeitsalltag.
3 Der Begriff „Checkliste“ stammt aus der Pilotensprache. Das hochkomplizierte System über die Flugtüchtigkeit wird anhand einer Checkliste abgesichert: „Habe ich auch wirklich an alles gedacht?“, heißt es für Techniker und Piloten.
Betriebe können auf einer Liste alle Tätigkeiten, die in einem bestimmten Arbeitsvorgang beachtet werden müssen, chronologisch aufführen, zum Beispiel bei der Bedienung einer Textilreinigungsmaschine. Der Anwender der Maschine kann mit Hilfe der Checkliste jeden dort aufgeführten Arbeitsschritt befolgen. Die Checkliste minimiert Bedienfehler und entlastet das Gedächtnis der Mitarbeiter.
In Reinigungen und Wäschereien kann die Checkliste als eine Abstreichliste dienen, die Schritt für Schritt den Bedienvorgang der Maschinen für den Anwender nachvollziehbar macht. Checklisten geben die Sicherheit, dass jeder Arbeitsschritt in der richtigen Reihenfolge erledigt werden kann.
Es gibt Mitarbeiter die davon ausgehen, dass sie keine Liste benötigen, da sie über ausreichend Erfahrung verfügen und alles im Kopf abgespeichert haben. Wenn Checklisten von Mitarbeitern abgelehnt werden, liegt es oft an der mangelnden Erfahrung im Umgang mit ihnen. Daraus erwächst die Skepsis, ob eine solche Liste vorteilhaft ist. Meist werden Checklisten erst dann geschätzt, wenn etwas schiefgelaufen ist und eine solche Liste dies verhindert hätte. Insbesondere bei Tätigkeiten außerhalb der Routinearbeiten sind Checklisten hilfreich.
Entwurf mit kritischem Blick
Die einzelnen Arbeitsschritte werden notiert und in die richtige Reihenfolge gebracht. Hinter jeden Schritt kommt ein Markierungspunkt, z.B. ein Kästchen oder ein Kreis. Dieser wird abgezeichnet, sobald der Arbeitsschritt erledigt ist. Besitzt der Markierungspunkt eine ausreichende Größe, kann das Datum notiert werden. Auch Terminangaben können in eine Checkliste aufgenommen werden. Genügend Leerraum gibt der Checkliste Platz für Textergänzungen und Anmerkungen. Bevor ein Probelauf mit der Checkliste startet, sollte der Entwurf einige Tage liegen. Dadurch wird ein kritischerer Blick auf die Liste möglich.
Nicht nur für die Anwendung von Maschinen, sondern auch für Büroarbeiten oder Angebotserstellungen sind Checklisten geeignet. In elektronischer Form kann die Checkliste von verschiedenen Nutzern gleichzeitig oder von einem anderen Ort aufgerufen werden. Eine ansprechende Aufmachung erhöht die Akzeptanz der Checkliste: Fettdruck, kursiv, andere Schriftgrößen oder Farben helfen bei der Orientierung. Mit dem Firmenlogo versehen wirkt die Checkliste professionell und unverwechselbar. Durch einen verschlüsselten Hinweis können das Datum des Entwurfs und die laufende Aktualisierung eingefügt werden.
Wird die Checkliste stets ergänzt und aktualisiert, bleibt der Arbeitsablauf besser in Erinnerung. Hierdurch können Rationalisierungsmöglichkeiten sichtbar werden. Einzelne Schritte könnten zusammengelegt, vereinfacht oder weggelassen werden. Dadurch sind Kosteneinsparungen möglich.
Checklisten sind nicht nur eine gute Gedächtnisstütze, sondern auch ein Kontrollorgan für Vorgesetzte. Unternehmen haben für jeden Auftrag eine separate Prüfliste, die auch als Begleitzettel bei der Warenbewegung eingesetzt wird. Bei Auslieferung wird geprüft, ob alle Punkte abgehakt sind.
Vorteile einer Auflistung
Checklisten erleichtern die Konzentration auf das Wesentliche. Routinevorgänge müssen nicht ständig im Kopf abgerufen werden. Die Gelassenheit steigt, der Stress sinkt. Arbeitsabläufe werden durch die Auflistung übersichtlich. Sie sind aber auch ein gutes Instrument für die Vorbereitung einer komplexen Aufgabe. Auszubildende und neue Mitarbeiter können sich über die Checkliste schnell einarbeiten. Die Einarbeitungszeit kann dadurch um bis zu 50 Prozent verkürzt werden. Eine ausgearbeitete Checkliste kann aufwändige Erklärungen ersetzen oder zumindest ergänzen.
Die Checklisten funktionieren als Kontrolle, da jeder Vorgang am Ende des Arbeitsschrittes abgehakt und daher auch geprüft wird. Die Reihenfolge einzelner Arbeiten und deren Termine können so besser eingehalten werden. Erfahrene Nutzer schätzen ihre Checklisten.
Checklisten sind Erinnerungsstützen, verpackte Erfahrungen, Vorratskammern für gute Ideen und ein wichtiges Kontrollorgan. Sie sind ein universales Instrument der Arbeitserleichterung für wiederkehrende Arbeitsvorgänge. Sie bringen Übersicht in einen Arbeitsablauf oder geben Tipps für optimales Verhalten.
Checklisten sollten vom Umfang eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Sonderfälle sollten der Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit halber nicht aufgeführt werden. Trotzdem sind Checklisten kein starres Korsett, sondern ständig erweiterbar. Sie werden auch als Anforderungsprofil genutzt und können sogar bei Stellenbewerbern als Informationsquelle dienen.
Hindernisse überwinden
Für Kritiker ist die Checkliste ein bürokratisches Instrument und ein starres System, das Individualität in der Arbeitsweise ausblendet. Der Arbeitsablauf sei vorgeschrieben und verhindere hierdurch Entscheidungsfreiheiten. Durch die Vorgaben würde die Kreativität reduziert werden, die Individualität bleibe unberücksichtigt. Je umfangreicher eine Checkliste ist, um so eher wird sie abgelehnt. Der Entwurf und die Aktualisierung sind den Kritikern zu aufwändig. Meist resultiert die Kritik aus einer Vielzahl an nicht aktualisierten Checklisten, oder an einer zu starken Regulierung der Arbeit durch Listen. Nicht jede Tätigkeit bedarf einer Checkliste.
Fazit: Wenn man es richtig macht, können Checklisten den Arbeitsalltag erleichtern. Zusammenfassend kann man sagen, Checklisten ...
- beschleunigen die Durchführung einer Tätigkeit.
- verringern den Kontrollaufwand.
- helfen bei der persönlichen Arbeitsvorbereitung.
- automatisieren wiederkehrende Arbeitsvorgänge.
- schaffen Übersicht bei Arbeitsabläufen.
- dienen der Steuerung von Entscheidungsprozessen.
- vereinfachen die Informationsweitergabe.