Wissen ist Macht. Auch für Unternehmen ist Wissen eine mächtige Ressource, wenn sie richtig und systematisch gehandhabt wird. Wie funktioniert Wissensmanagement und wie kann ein Textilpflegebetrieb dies umsetzen? RWT-Autorin Birgit Jussen gibt Antworten.
3 Ressourcen optimal nutzen – das ist ständiges Thema in der Textilpflegebranche. Gemeint sind dann in erster Linie Wasser und Energie. Aber wer beschäftigt sich mit einer der weiteren für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens elementaren Ressource? Mit dem Wissen? Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind von den Fähigkeiten, Kenntnissen und Fertigkeiten jedes einzelnen Mitarbeiters abhängig. Häufig wird das im Unternehmen vorhandene Wissen aber nicht effektiv genutzt oder sogar verschwendet. Das zeigen auch Ergebnisse einer Unternehmensstudie in Deutschland: Die größten Herausforderungen für produzierende KMUs sind die „Kostenreduktion am Gesamtprodukt“ und „Wissen als kritischer Erfolgsfaktor“.
Wenn die Schlüsselperson fehlt
Besonders ältere, erfahrene Mitarbeiter oder Betriebsinhaber sind oftmals wichtige, vielfach sogar alleinige Know-how-Träger im Textilpflegebetrieb. Aussprüche von Mitarbeitern wie „Detachieren ist Chefsache“ sind nicht selten. Ihr Wissen bzw. ihre Kompetenz entscheiden über den Erfolg eines Betriebs. Ist die Schlüsselperson nicht da, sind die Probleme im Tagesablauf vorprogrammiert: Ein Auftrag kann nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden oder es kommt zu Terminverzögerungen. Ganz zu schweigen davon, dass ein nichtabkömmlicher Mitarbeiter oder Chef auch oft ein Arbeitsaufkommen jenseits von Gut und Böse hat. Das Wissen in den Köpfen der Schlüsselperson sollte daher geteilt bzw. ausgetauscht und weitergegeben werden. Es muss aufrechterhalten und geschützt werden.
Viele Unternehmen unterschätzen den Stellenwert von Wissen. Das Potenzial wird nicht ausgeschöpft und Wissen geht verloren, da keine Strategie und Maßnahmen zum produktiven Umgang mit Wissen vorhanden sind. Auch im Hinblick auf einen erhöhten Automatisierungsgrad und der vielbesprochenen Industrie 4.0, bei der die Maschinen untereinander vernetzt sind, spielt Wissen eine wichtige Rolle. Denn aus den erfassten Daten und Informationen kann nur ein Mehrwert generiert werden, wenn die, die die Vernetzung vornehmen, mit den Daten entsprechend umgehen. Das Wissen muss also in drei Ebenen verknüpfen werden: Mensch, Technik und Organisation.
Wissen muss gemanagt werden
Der systematische Umgang mit Wissen ist unabdingbar. Das sogenannte Wissensmanagement ist vielfältig und stellt für Betriebe eine große Herausforderung dar. Denn ein Großteil von Wissen, also der Gesamtheit von Kenntnissen und Fähigkeiten, ist zunächst an Personen gebunden. Es steckt in ihren Köpfen und kann nur von demjenigen Menschen genutzt werden.
In einschlägiger Literatur zum Thema wie dem Buch „Wissensmanagement im Mittelstand“ (siehe Kasten) wird ein Referenzmodell dargestellt, das als Ausgangspunkt für die Implementierung und die Anwendung von Wissensmanagement dient. Es werden darin vier Kernaktivitäten beschrieben, die sich gegenseitig unterstützen und miteinander verknüpft werden müssen:
- Wissen erzeugen,
- Wissen speichern,
- Wissen verteilen und
- Wissen anwenden.
Die Aktivitäten beziehen sich innerhalb der Geschäftsprozesse auf das Wissensangebot und die Wissensnachfrage. Wichtig ist, dass es sich dabei um einen geschlossenen Kreislauf handelt.
Zunächst sollte man das Wissen definieren, das benötigt wird, um die Prozesse im Betrieb durchzuführen und die Konformität von Produkten und Dienstleistungen zu erreichen. Dabei können „interne“ Quellen wie das Wissen und die Erfahrungen der Mitarbeiter ebenso wie „externe“, Weiterbildungen, Fachliteratur etc., betrachtet werden. Dieses Wissen muss dann jedoch auch gespeichert werden und zum richtigen Zeitpunkt an der entsprechenden Stelle auch wieder verfügbar sein. Die Informationen müssen also in einer sinnvollen Art dokumentiert und für die entsprechenden Mitarbeiter auffindbar sein. Nur so kann das Wissen zielgerichtet zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben eingesetzt werden.
Möglichkeiten des Wissensaustausches
Ein hervorragendes Beispiel, wie Wissensmanagement in der Textilreinigung bewerkstelligt werden kann, wurde bereits in der Ausgabe 9/2015 von RWTextilservice beschrieben. Im „Kingsgard“-Betrieb in Bielefeld hat sich Ausbilderin Sabine Skiendziel viele Gedanken darüber gemacht, mit welchen Methoden Wissen im Betrieb erzeugt, gespeichert, verteilt und angewendet werden kann. So hat sie beispielsweise eine Sammlung mindmapartiger Skizzen und Darstellungen sowie Lehrvideos erstellt, durch die alle Betriebsabläufe transparent gemacht werden können. Auch wenn sie nicht da ist, sind somit alle wichtigen Informationen verfügbar und der Betriebsablauf ist gesichert. Eine nützliche Methode, um das erforderliche Wissen aufrechtzuerhalten und in ausreichendem Umfang weiterzuvermitteln.
Wissen kann auch zusammengeführt werden, indem gemäß der Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 klare Arbeits- und Verfahrensanweisungen ebenso wie Stellenbeschreibungen verfasst werden. Ein Vorteil dabei: Durch das Wissensmanagement können auch mögliche Lücken aufgedeckt und die Prozesse überdacht werden, um dadurch wiederum die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu verbessern. Man spricht von einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Als ein Branchenbeispiel dafür sei das FashionCare-Konzept der Europäischen Forschungsvereinigung Innovative Textilpflege e. V. (EFIT) genannt. Es beschreibt die Methodik effektiver Ressourcennutzung und hilft bei der Qualitätssicherung sowie der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung. Das Konzept dient den Mitarbeitern als Leitfaden zur qualitätsorientierten Ausrichtung der individuellen Tätigkeiten im Reinigungsunternehmen.
Zeitaufwand lohnt sich
Häufig hemmt eine weitere Ressource die Einführung von Wissensmanagement gerade in kleineren Betrieben: die Zeit. Die Bewerkstelligung des Tagesgeschäfts steht an erster Stelle. Mangelnde Zeit bringt es oft mit sich, dass es an Bereitschaft fehlt, einen Mehraufwand für die Implementierung neuer Methoden und Verfahren zu betreiben. Erwiesen ist jedoch, dass sich die fehlende Motivation in erster Linie auf eine unzureichende Kommunikation innerhalb des Unternehmens zurückführen lässt. Somit muss an erster Stelle stehen, den Nutzen der Einführung von Wissensmanagement zu vermitteln.
Dass sich die Mühe lohnt, die Ressource Wissen entsprechend zu managen, zeigt das zuvor genannte Beispiel der „Kingsgard“-Reinigung. Betriebe, die das FashionCare-Konzept nutzen, bestätigen ebenfalls, dass eine Vorgehensweise, die klar definiert und jederzeit nachgelesen werden kann, Sicherheit in die Prozesse und einen Wettbewerbsvorteil bringt.
Auch im Hinblick auf den anhaltenden Fachkräftemangel ist die effektive Nutzung der Ressource Wissen ein Thema. Werden die Fähigkeiten und Kenntnisse im Betrieb entsprechend weitergegeben und dadurch die alleinigen Wissensträger weniger, ist der Betriebsablauf auch dann gesichert, wenn der Chef mal nicht da ist oder ein wichtiger Mitarbeiter den Betrieb verlässt.