Es herrscht immer noch Unsicherheit über die Vorgaben, die in Sachen Registrierkassen auf Unternehmer zukommen. Was gilt ab 2017, was ändert sich 2020? Klar ist, dass sich Textilpflegebetriebe zeitnah informieren sollten, ob ihre Kassenlösung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
3 Textilpflegebetriebe, die mit einer Registrierkasse arbeiten, sehen sich in nächster Zukunft einigen neuen Anforderungen gegenüber. Denn der deutsche Gesetzgeber möchte gegen Steuerbetrug vorgehen und hat deshalb neue Vorschriften erlassen.
Bereits in Ausgabe 10/2015 berichtete RWTextilservice ausführlich über die Änderungen hinsichtlich der Anforderungen an Registrierkassen. Geändert hat sich an der Situation seitdem vor allem eins: Die Unsicherheit ist gewachsen. Denn es gibt einen neuen Gesetzesentwurf aus dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) vom 18. März 2016. Dieser wurde kürzlich verabschiedet und sieht vor, dass die elektronischen Kassen in Deutschland bis 2020 auf ein neues fälschungssicheres System umgestellt werden. Es soll für Registrierkassen eine technologieoffene und herstellerunabhängige Lösung zur Manipulationssicherheit geben. Konkrete Informationen dazu gibt es noch nicht. Kassenlösungen, die den vorgeschriebenen Standards ab 2017 entsprechen, könnten also bald schon wieder veraltet sein. Aber der Reihe nach.
Zunächst einmal ist es wichtig, zu wissen, dass es nach wie vor keine Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Kassensystems gibt. Wer eine offene Ladenkasse führt, muss nicht auf eine elektronische Kasse umsteigen. Wer aber mit einer Registrierkasse arbeitet, der muss ab Januar 2017 auch die neuen Standards der Finanzverwaltung erfüllen. Vorrangig ist der Stichtag 31. Dezember 2016 zu beachten. Hier endet die Übergangsregelung, die es erlaubt, bestehende Kassensysteme weiterzuverwenden, die noch nicht alle steuerlich relevanten Einzeldaten sichern können.
Das gilt ab 1. Januar 2017
Ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF, Schreiben vom 26. November 2010, Az. IV A 4 – S 0316/08/10004-07) besagt, dass spätestens ab 1. Januar 2017 sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme nicht nur gespeichert, sondern auch mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen und nicht veränderbar sein dürfen. Jede einzelne Buchung muss jederzeit verfügbar, maschinell les- und auswertbar sein. Das gilt beispielsweise auch für Buchungsabbrüche oder Stornos. Es dürfen also ab 1. Januar 2017 nur noch solche Registrierkassen eingesetzt werden, die jegliche Buchungen, Einstellungen und Änderungen protokollieren sowie alle Daten so exportieren können, dass Finanzbehörden sie auswerten können. Eine Verdichtung der Daten, also z.B. eine Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht, ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Bons auf Papier ist nicht ausreichend. Grundlagen für diese Vorschriften sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
Tipp: Sprechen Sie so bald wie möglich mit Ihrem Steuerberater und Ihrem Kassenanbieter, ob Ihre Registrierkasse bereits den Standards entspricht, die das Finanzamt ab kommendem Jahr zur Umsetzung ordnungsgemäßer Buchführung erwartet. Sollte die Anschaffung einer neuen Kasse erforderlich sein: Bewahren Sie alle Unterlagen auf, die Ihnen der Kassenhersteller beim Kauf der neuen Registrierkasse aushändigt. Insbesondere die Bedienungs- und Programmieranleitung sind steuerlich relevant und müssen dem Prüfer des Finanzamts auf Verlangen vorgelegt werden.
Das gilt ab 1. Januar 2020
Eine Verschärfung der Kassenregelung sieht der Gesetzgeber ab 2020 vor. Mit ihr sollen auch Kassenmanipulationen an sich ausgeschlossen werden. Am 13. Juli 2016 wurde ein entsprechender Gesetzentwurf verabschiedet. Geregelt wird u.a., wie die protokollierten Daten vor Manipulationen geschützt und wie diese Sicherheitsvorkehrungen zertifiziert sein müssen. Künftig müssen nach dem Gesetzentwurf die sogenannten Grundaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf einem Speichermedium gesichert werden. Als neues Instrument der Steuerkontrolle in Unternehmen soll außerdem eine Kassennachschau gesetzlich eingeführt werden – ähnlich wie bei der bekannten Umsatzsteuernachschau die unangekündigte Überprüfung der verwendeten Systeme auf ihr Ordnungsmäßigkeit. Elektronische Kassensysteme müssen dafür über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Teilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke ermöglichen.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) soll laut BMF die technischen Anforderungen an diese Sicherheitseinrichtung definieren und entsprechende Anbieterlösungen zertifizieren. Der Gesetzentwurf schreibt keine bestimmte Lösung vor, sondern ist technologieoffen und herstellerunabhängig ausgestaltet. Damit werde den jeweiligen Verhältnissen der verschiedenen Wirtschaftszweige Rechnung getragen, außerdem könne so technische Innovation berücksichtigt werden. Die von der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt entwickelte INSIKA-Smartcard erfüllt laut BMF heute schon viele Anforderungen des vorgesehenen Zertifizierungsverfahrens. Die INSIKA-Smartcard dürfte somit nach kleineren, noch erforderlichen Anpassungen als ein technisches Sicherheitsmodul zertifiziert werden können.
Übergangsregelungen vorgesehen
Die vorgeschriebene Sicherheitseinrichtung ist verpflichtend ab dem 1. Januar 2020 einzusetzen. Aus Gründen des Vertrauensschutzes wurde eine Übergangsregelung für Unternehmen aufgenommen, die sich eine neue Kasse gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 angeschafft haben, aber diese bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüsten können. Diese Kassen können längstens bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden. Der Deutsche Textilreinigungs-Verband (DTV) informierte kürzlich in seinem Newsletter darüber, dass die Übergangsvorschriften Folgendes vorsehen: Nach dem 25. November 2010 getätigte oder bis 31. Dezember 2019 noch umgesetzte Investitionen in elektronische Kassensysteme werden geschützt, indem diese die zusätzliche Manipulationssicherheit (sofern bauartbedingt nicht aufrüstbar) erst ab 1. Januar 2023 erfüllen müssen.
Laut BMF gibt es aktuell noch keine Kassensysteme, die die Anforderungen des neuen Zertifizierungsverfahrens bereits erfüllen. Ein Textilpflegebetrieb weiß folglich nicht, ob seine jetzt gekaufte neue Kasse die ab 2020 geltenden Anforderungen erfüllt oder sich zumindest dementsprechend aufrüsten lässt. Es ist nicht möglich, bei einem eventuell notwendigen Wechsel zum 1. Januar 2017 schon auf das ab 2020 vorgeschriebene System umzustellen. Das BMF geht aber nach eigenen Angaben davon aus, dass die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung bei vielen Systemen nachgerüstet werden kann. Laut Gesetzentwurf können 1,7 Millionen Kassen nachgerüstet werden, 411.000 Kassen müssen neu angeschafft werden.
Nochmals der Hinweis: Auch im neuen Gesetzentwurf ist keine Pflicht zur Einführung elektronischer Registrierkassen verzeichnet. Auch eine Belegausgabepflicht ist nicht vorgesehen. Der Gesetzentwurf normiert aber ausdrücklich, dass jedem Kunden das Recht zusteht, einen Beleg zu fordern.
Die Spitzenorganisationen von Handel, Handwerk und Industrie DIHK, BDA, HDE, BGA und ZDH kritisieren in einer Pressemitteilung den Kabinettsentwurf und halten Nachbesserungen für „dringend erforderlich, weil die geplanten Instrumente bei den Betrieben zum Teil zu unverhältnismäßig hohen Belastungen führen“. Die von der Finanzverwaltung prognostizierten Kosten seien definitiv zu niedrig angesetzt. Das BMF schätzt, dass durch das Gesetz ein einmaliger Erfüllungsaufwand in Höhe von rund 470 Millionen Euro und jährlich ein laufender Erfüllungsaufwand in Höhe von rund 106 Millionen Euro entsteht.
Spitzenverbände fordern mehr Klarheit
Die Verbände bemängeln auch die Lücken im Gesetzentwurf bei den Vorgaben zur Zertifizierung der Kassen und zur Ausgestaltung der technischen Sicherheitseinrichtungen. Hier müsse der Gesetzgeber im weiteren Verfahren bei der Formulierung der technischen Verordnung für mehr Klarheit sorgen. Klarheit wäre wichtig, denn bei Verstößen gegen die Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der Sicherheitseinrichtungen soll diese Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Generell gilt: Je eher sich ein Betrieb mit dem Kassenthema beschäftigt, desto besser. Denn manche Kassenanbieter, gerade auf die Textilpflegebranche spezialisierte, rechnen aufgrund der erstgenannten Regelung mit Lieferengpässen gegen Jahresende. Kümmern Sie sich also rechtzeitig um die Rechtssicherheit Ihres Kassensystems. Eine Gelegenheit, sich zum Thema zu informieren, bietet der DTV-Verbandstag am 10. September 2016 in Hannover. Dort soll es am Nachmittag einen entsprechenden Vortrag geben.
Zum Schluss noch ein Hinweis: In Österreich gibt es ebenfalls Änderungen in Sachen Registrierkassen. Die Gesetzeslage und Fristen sind hier jedoch anders.