Zu einer professionellen Unternehmensführung gehört auch ein individuell angepasster Notfallplan. Viele Betriebe haben hier jedoch starken Nachholfbedarf. Am Beispiel zeigen wir, warum eine Notfallplanung wichtig ist und welche Punkte dabei zu beachten sind.
Die Überraschung hätte für Rüdiger D., einem Unternehmer aus dem Ruhrgebiet, kaum größer sein können, als ihm ein Kollege fast beiläufig mitteilte, dass dieser einen Versicherungsschaden von etwa 12.000 Euro selbst zahlen müsse. Dabei ging es um einen Wasserschaden im Betrieb, der wohl dazu führen sollte, dass der kleine Mittelbetrieb für einige Tage schließen müsse und in diesem Zeitraum naturgemäß keine Einnahmen erzielt werden könnten. D. war vor allem deshalb überrascht, da er wusste, dass das Gewerbegebiet, in dem der Betrieb des Kollegen liegt, aufgrund der unmittelbaren Nähe zu einem Kanal als hochwassergefährdet einzustufen ist und der Unternehmer in der Betriebsversicherung auf den Einschluss einer für entsprechende Schäden grundsätzlich eintretenden Elementarversicherung bisher verzichtete. Nach dessen eigener Aussage sah er für eine solche Versicherungserweiterung „bisher keinerlei Anlass“.
Bank reagiert mit Vorwürfen
Als er daraufhin seine Bank um eine zur Finanzierung dieser Kosten kurzfristige Erhöhung seines Überziehungskredites auf dem Geschäftskonto bat, musste er sich dort nicht nur heftige Vorwürfe gefallen lassen („Gibt es bei Ihnen keine entsprechende Vorsorgeplanung?“). Darüber hinaus machte sein Gesprächspartner deutlich, dass ein derartiger Vorsorge- oder Notfallplan im Rahmen seiner Kreditbeurteilung und damit bei der Kreditvergabe als wichtiger Punkt gilt. Erst nach langem Hin und Her stimmte der Bankmitarbeiter dem Kreditwunsch unter der Bedingung einer sofortigen und sorgfältigen Überprüfung des vollständigen Versicherungsschutzes des Betriebes zu.
D. sah sich nach der Erzählung seines Kollegen noch am gleichen Abend die eigenen Versicherungsunterlagen an und war erstaunt darüber, dass er eine Neuordnung sowohl der privaten als auch der betrieblichen Versicherungen vor mehr als fünf Jahren vorgenommen hatte. Danach hat es zwar seitens des Ansprechpartners seines Versicherers immer wieder Versuche gegeben, ein entsprechendes Gespräch zu führen. Tatsächlich geschehen ist aber nichts, da D. dazu keine Veranlassung sah und regelmäßig Gründe fand, sich vor einem solchen Gespräch zu drücken. Erst jetzt, nach dem geschilderten Problem seines Kollegen, denkt er anders und wird mit dem Versicherungsmitarbeiter kurzfristig Kontakt aufnehmen, um jede einzelne Versicherung sowohl auf deren Inhalt als auch auf die jeweilige Versicherungshöhe hin zu prüfen.
D. ist mit seiner bisherigen Einstellung zum Vorsorgethema offenbar kein Einzelfall im Mittelstand. Je nach Betrieb scheint es zum Teil durchaus markante Mängel in der individuellen Notfallplanung zu geben, die sich auf nahezu sämtliche unternehmensrelevanten Bereiche erstrecken.
Notfallplan muss vielschichtig sein
Zu einer professionellen Notfallplanung gehört wie im Beispiel auch ein kontinuierlich anzupassender Versicherungsschutz, der sich an der jeweiligen Entwicklung des Unternehmens orientiert. Hier sollte ähnlich verfahren werden wie bei privaten Versicherungspolicen, die möglichst auch an die sich verändernden Lebensverhältnisse des Unternehmers und seiner Familie anzupassen sind.
Bei einem weiteren, ebenfalls wichtigen Problembereich unternehmerischer Vorsorge geht es um ein funktionierendes Controlling, das unmittelbare Konsequenzen als Reaktion vor allem auf Umsatz- und Ertragsrückgänge durch rechtzeitiges Auswerten betriebswirtschaftlicher Kennzahlen ermöglicht. Darüber hinaus sollte ein funktionierendes Forderungsmanagement für die im Betrieb wichtige Liquidität sorgen. Das gilt auch für die Fremdkapitalfinanzierung durch eine oder mehrere Hausbanken. Neben dem obligatorischen Überziehungskredit, dessen Höhe und Laufzeit regelmäßig zu überprüfen sind, stehen hierzu ebenfalls betriebliche Darlehen zur Disposition. Mögliche Umschuldungen können hier genauso wichtig sein wie ein regelmäßiger Informationsaustausch zwischen Bank und Kunde, beispielsweise über Sonderkredite oder öffentliche Förderprogramme. Hilfreich ist ein regelmäßiger Informationsaustausch auch, wenn es um die jeweilige Beurteilung der Bonität durch die kreditgebenden Banken geht. Begriffe wie „Rating“ oder „Scoring“ als wesentliche Maßstäbe der Kreditwürdigkeit sollten ebenso zum alltäglichen Sprachgebrauch des Unternehmers gehören wie der jeweilige Stand seiner Kreditsicherheiten.
Auch eventuelle Mängel in der Datentechnik dürfen nicht unterschätzt werden: Über die eigentlich selbstverständliche sorgfältige Verwahrung von Sicherungskopien mit wichtigen betrieblichen Daten sollte ebenso nachgedacht werden wie über eine regelmäßige Aktualisierung der jeweils genutzten Hard- und Software.
Den Faktor Betriebsinhaber bedenken
Bei aller Sorgfalt im Hinblick auf betriebliche Details darf aber nicht übersehen werden, dass die Arbeitskraft des Unternehmers die wohl größte Bedeutung für den Fortbestand des Betriebes besitzt. Konkret bedeutet das: Es ist sicherzustellen, dass bei einem plötzlichen Ausfall des Betriebsinhabers das Unternehmen weitgehend reibungslos fortgeführt werden kann. Dazu gehören Bankvollmachten ebenso wie klare und verbindliche Regelungen beim täglichen Geschäftsverkehr.
Nochmals zurück zu D., der sich nun entschlossen hat, mit Hilfe seines Steuerberaters und seiner Hausbank sämtliche relevante Punkte zu bereden und innerhalb eines betriebsinternen Organisationshandbuchs für alle Mitarbeiter verbindliche Regeln einzuführen. Er verspricht sich von diesen Maßnahmen auch eine Verbesserung seines betrieblichen Kreditratings. Immerhin zeigt er seiner Bank damit, dass er auch an dieser Stelle deren Vorstellung von einer professionellen Unternehmensführung Rechnung trägt.
Michael Vetter