Kasacks, Hosen, Kittel & Co. kommen im Klinikum Harlaching in München aus dem Automaten. Textildienstleister Berendsen bestückt diesen nicht nur, sondern hat ihn auch entwickelt und installiert. Dank Software und Datenbank kann der UNIMAT sogar in die Zukunft sehen. RWTextilservice war vor Ort.
3 Wenn die Mitarbeiter des Harlachinger Klinikums zur Arbeit gehen, führt sie der erste Weg ins Untergeschoss. Dort steht der UNIMAT bzw. sogar zwei dieser automatischen Berufsbekleidungsausgabesysteme. Auf Knopfdruck bekommen Ärzte, Pfleger, Techniker, Küchenpersonal usw. ihre hygienisch aufbereitete Berufsbekleidung. Insgesamt arbeiten hier mehr als 1.000 Angestellte, es gibt über 700 Betten. Für das Klinikum Harlaching in München ist Berendsen textiler Vollversorger.
Im Jahr 2014 schloss die städtische Klinikum München GmbH, zu der auch das Krankenhaus in Harlaching gehört, die Zentralwäscherei und schrieb die Wäschereidienstleistungen aus. Berendsen bekam den Zuschlag. Der UNIMAT wurde 2015 installiert. In Harlaching gab es schon vorher Ausgabesysteme für die Berufsbekleidung. Berendsen konnte nach eigenen Angaben im Wettbewerb überzeugen und rüstete auf die eigenen Systeme um. „Wir haben als Textildienstleister den UNIMAT mit einem anderen Fokus entwickelt als die reinen Maschinenhersteller“, erläutert Volker Metz, Leiter Keyaccount bei der Berendsen Textilservice GmbH. „So ist das System in unsere Logistikabläufe optimal integriert und immer online mit der Wäscherei verbunden.“ Der UNIMAT steuert vor Ort selbstständig die Umlaufmenge, kann auf Schwankungen oder Veränderungen im Bedarf reagieren und das direkt an das Warenwirtschaftssystem von Berendsen melden. Alle Daten sind für Berendsen und auch den Kunden in Echtzeit verfügbar.
Marius Bach, Produktmanager technische Systeme bei der Berendsen Textilservice GmbH, sagt: „Ganz bewusst bieten wir eigene Controllingsysteme an, die wir selbst entwickelt haben. So haben der Kunde und wir alle Daten auf Knopfdruck, aussagekräftige Informationen in Sekundenschnelle.“ Eine eigene Softwareentwicklung im Hause Berendsen entwickelt die nötigen Programme etc.
Insgesamt stehen in Deutschland 75 UNIMAT-Installationen, schwerpunktmäßig im Gesundheitswesen, aber auch in der Industrie. Europaweit sind mehr als 400 Systeme im Einsatz; der Schwerpunkt liegt hier aber im industriellen Bereich, weniger bei Healthcare, berichtet Metz. „Der Bedarf ist vorhanden – vor allem überall da, wo Hygiene wichtig ist – also z.B. auch in den Bereichen Food- oder Pharmaindustrie.“ Anfang der 90er Jahre entwickelte Berendsen den UNIMAT. Seitdem ist er permanent optimiert worden; immer wieder fließen Erfahrungen und Kundenwünsche ein. „Wir wollen in die Zukunft blicken und Vorreiter sein – egal ob bei Service oder Technik“, betont Bach. Das gehört zur Firmenphilosophie von Berendsen. Vor mehr als 150 Jahren gründete Sophus Berendsen das Unternehmen in Dänemark. 1973 ging die Sophus Berendsen A/S an die Börse, es folgte der Einstieg in den Textilservice. Heute ist die Berendsen-Gruppe eines der wichtigsten Textilserviceunternehmen Europas. Sie ist in 16 Ländern aktiv und beschäftigt in 150 Niederlassungen etwa 15.000 Mitarbeiter. 1996 trat Berendsen in den deutschen Textilservicemarkt ein. „Aktuell beschäftigen wir an landesweit 18 Standorten rund 2.300 Mitarbeiter – und sind weiterhin auf Expansionskurs“, sagt Metz.
Wäschedienstleistungen aus einer Hand
Berendsen ist es wichtig, dass die Kunden nur einen Ansprechpartner für alle Anliegen rund um Wäsche haben. Das Bekleidungsausgabesystem UNIMAT bietet das Unternehmen deshalb als Komplettlösung inklusive Installation, Inbetriebnahme, Service, Wartung, Bestückung sowie mietweise Nutzung. Das System ist modular aufgebaut und lässt sich den räumlichen Gegebenheiten und anderen Anforderungen anpassen. Es kann bis zu 3.000 Positionen für maximal 800 Mitarbeiter je Bekleidungsautomaten bedienen.
In Harlaching stehen zwei UNIMAT-Anlagen, da hier über 1.000 Mitarbeiter täglich frische Berufsbekleidung benötigen. Beide Automaten haben eine zentrale Datenbank, so dass die Mitarbeiter generell beide Ausgabestationen nutzen können. Über eine Personalkarte identifiziert sich der Mitarbeiter am UNIMAT und erhält am Touchscreen eine Auswahl der Artikel, die für ihn verfügbar sind. „Zur Identifizierung können bestehende Karten für Zutritts- oder Arbeitserfassungssysteme genutzt werden“, erläutert Bach.
Dank des UNIMAT haben die Krankenhausangestellten rund um die Uhr und auch am Wochenende Zugriff auf frische Bekleidung. Jeder Mitarbeiter kann dabei die gewünschte Größe wählen. „Verfügbarkeit ist für unsere Kunden das Wichtigste“, sagt Bach, „gleich neben dem hygienischen Aspekt.“ Die Hygiene sei durch ein automatisches Ausgabesystem noch besser gewährleistet als z.B. bei Schranksystemen. Krankenhaus und Textilserviceanbieter haben eine genaue Kontrolle darüber, wann die ausgeteilte Bekleidung wieder zurückgegeben wird. Daraus lassen sich Informationen über die Wechselhäufigkeiten der Mitarbeiter ziehen und darüber, ob diese die Hygienevorschriften einhalten. So können Krankenhäuser ihre Dokumentationspflichten und andere Vorgaben erfüllen, z.B. für ein Hygienemanagementsystem.
„Eine transparente Fakturierung mittels der Daten aus dem UNIMAT schätzen unsere Kunden ebenfalls“, erzählt Bach. Sie können so die Kosten der Textilversorgung sicher budgetieren, steuern und kontrollieren – ebenso wie Berendsen selbst. „Wir sind rund um die Uhr online mit dem UNIMAT verbunden“, sagt der Technikexperte. Auch Fehlermeldungen kommen direkt zu Berendsen. Alle 15 Minuten sendet das UNIMAT-System seinen Status. Jeder einzelne Prozess wird außerdem protokolliert. „So können wir aus der Ferne feststellen, was im Störungsfall los ist, die Ursache identifizieren und meist auch online beheben.“ Sollte es doch einmal ein mechanisches Problem sein, ist die Haustechnik im Klinikum vor Ort eingebunden. Der Kunde hat ebenfalls Zugriff auf alle Informationen aus dem UNIMAT-System. Über Webtool oder einen Terminal-PC kann er Statistiken, Bestände etc. abrufen.
Gewaschen wird die Wäsche für das Harlachinger Klinikum in der Berendsen-Niederlassung im Hard bei Bregenz. Der Fahrer kommt täglich, um schmutzige Ware in München abzuholen und frische Textilien zu bringen. Er hängt die Teile so, wie sie aus dem Wäschereicontainer kommen, auf Metallbügeln hängend in die Beladebahn des UNIMAT ein. Die Beladestation ist ausreichend lang, so dass der Fahrer nicht warten muss und gleich alle Teile einhängen kann. Das System zieht die Bügel mit der Berufsbekleidung automatisch ein, vereinzelt sie dabei und erfasst die RFID-Transponder in der Wäsche mittels einer Antenne.
RFID-Transponder und Datenbank
Jedes Berufsbekleidungsteil ist mit RFID-Transpondern versehen. Momentan sind HF-RFID-Chips (HF = High Frequency) im Einsatz. Berendsen hat aber bereits die Umrüstung auf UHF (Ultra High Frequency) angestoßen, die nun peu à peu umgesetzt werden soll. Durch den eingenähten RFID-Transponder wird die Berufsbekleidung an den automatischen Beladestationen bzw. in der Check-in-Station des UNIMAT eindeutig identifiziert. Die ausgegebenen Bekleidungsstücke lassen sich so via Datenbank auch ihren Trägern zuordnen. „Auf dem Chip selbst werden keine mitarbeiterbezogenen oder sonstige Daten gespeichert“, betont Volker Metz. Datenschutz sei für Berendsen ein wichtiges Thema. In einer Datenbank ist erfasst, welcher Chip zu welchem Teil gehört, wie oft dieses schon gewaschen wurde, ob es gerade im Umlauf oder in der Wäscherei ist usw.
Die RFID-Technologie und die Software des UNIMAT machen auch eine weitere Besonderheit möglich: Der Automat sortiert die Berufsbekleidungsarten so, dass genau die Teile nahe an der Ausgabe positioniert sind, die zu bestimmten Uhrzeiten gebraucht werden. „Der UNIMAT kann quasi in die Zukunft sehen“, erläutert Volker Metz. Aus den erfassten Daten errechnet er, was wann in welcher Menge gebraucht wird. Diese Daten bekommt auch die Wäscherei und weiß so, wie der Automat optimal bestückt werden sollte. Der Bestand der Berufsbekleidung, die im Krankenhaus vorgehalten werden muss, kann außerdem reduziert werden.
Aber nicht nur mittels RFID-Technologie will Berendsen punkten – auch an die Mitarbeiter und die Akzeptanz hat der Textildienstleister beim UNIMAT gedacht. Im Vorfeld der Installation werden zusammen mit dem Kunden sogenannte „Uniformen“ angelegt. Jedem Mitarbeiter wird eine Trägerrolle zugeteilt und damit auch festgelegt, welche Teile er bekommt: also z.B. die Pflegekraft Hose und Kasack, ein Arzt Hose und Kittel etc. Für seine entsprechenden Teile bekommt jeder Träger einen „Credit“; das ist die maximale Anzahl der Teile, die er in seinem Besitz haben darf. Ist der Credit ausgeschöpft, gibt der Automat nichts mehr aus. Erst wenn der Mitarbeiter z.B. eine getragene Hose zurückgibt, bekommt er auch wieder eine saubere Hose.
Um die richtigen Größen vorhalten zu können, macht Berendsen eine Anprobe mit jedem Mitarbeiter. Bei der Ausgabe kann dennoch die Größe am Touchscreen frei gewählt werden. Der Vorteil: Der Verwaltungsaufwand bei Größenänderungen fällt weg. „Und auch die Mitarbeiter schätzen es, nicht erst zur entsprechenden Verwaltungsstelle des Krankenhauses gehen zu müssen, um ihre Daten aufgrund einer Veränderung der Konfektionsgröße aktualisieren zu lassen“, berichtet Marius Bach. Das wiederum sorge für höhere Akzeptanz des ganzen Systems.
Ein Fingertipp genügt
Die Bedienung für die Mitarbeiter ist so einfach wie möglich gehalten. Das Ziel: eine One-touch-Lösung. So wird nach der Identifizierung des Mitarbeiters die letzte entnommene Größe und Menge vorgeschlagen. Die Artikel sind ja sowieso per Trägerrolle von vornherein festgelegt. Ein Fingertipp auf einen grünen Haken auf dem Touchscreen reicht. Damit der Bediener das Bekleidungsteil nicht voreilig vom Bügel zieht, gibt es ein Lichtsignal: Rot heißt „warten“, grün heißt „jetzt entnehmen“.
„Hinter den Kulissen“, also nicht zugänglich für die Mitarbeiter, stehen die sogenannten Conveyer. In diesen Fördervorrichtungen werden die Teile gespeichert. In Harlaching sind es mehr als 3.000 Teile. Dabei arbeitet das System immer mit multiplen Conveyern, die pro UNIMAT individuell konfiguriert werden. Die Conveyer sind miteinander verbunden. So kann der UNIMAT gleichzeitig beladen werden und Teile ausgeben – das spart Zeit. „Geschwindigkeit ist bei Ausgabeautomaten sehr wichtig“, weiß Marius Bach. Es dürfen sich keine Schlangen bilden, sonst leidet die Akzeptanz – und auch die Wirtschaftlichkeit solcher Systeme. „Beim UNIMAT dauert es in der Regel keine 10 Sekunden, bis ein Mitarbeiter seine Berufsbekleidung hat“, erläutert Bach. Dabei kann das System mehrere Bestellungen gleichzeitig erfassen. Während ein Mitarbeiter auf die Ausgabe seiner Bekleidung wartet, kann sich der nächste schon einloggen und seine „Bestellung“ aufgeben.
Die Rückgabe funktioniert ebenfalls an einem Automaten. Der Mitarbeiter legt seine Bekleidungsteile durch eine Öffnung auf ein Förderband, das die gebrauchte Ware in den Schmutzwäscheraum transportiert. Dabei wird der RFID-Chip in der Bekleidung von einer Antenne erfasst, das Teil bekommt im System den Status „Schmutzwäsche“ und der Mitarbeiter das Teil bei seinen Credits gutgeschrieben. Ist mit einem Teil etwas nicht in Ordnung (Flecken, Löcher etc.), kann der Mitarbeiter einen Reklamationsknopf am UNIMAT drücken. Die so gekennzeichnete Wäsche kommt in einen separaten Container. Nicht nur für defekte Berufsbekleidung, auch für andere Sortierkriterien können separate Container aufgestellt werden. Mittels RFID werden die Teile dann entsprechend nach bis zu fünf Kriterien sortiert abgeworfen. Sobald der Fahrer die so vorsortierte Schmutzwäsche abholt, drückt er einen Knopf am Rückgabesystem und die Teile erhalten den Status „in der Wäscherei“. So wissen Berendsen und der Kunde immer, wo ein Teil sich befindet; Wäscheschwund kann reduziert werden.
„Mit dem UNIMAT bieten wir unseren Kunden eine optimierte textile Versorgung mit Berufsbekleidung – effizient, flexibel schnell, hygienisch, mit hoher Verfügbarkeit und Akzeptanz“, fasst Volker Metz zusammen. Interessierte lädt Berendsen gerne zur Besichtigung des UNIMAT im Praxiseinsatz ein.