Seit November 2014 steht im Erlanger Waldkrankenhaus ein Automatensystem von O’Flynn Innovation für die Aus- und Rückgabe von Berufsbekleidung. Die Einrichtung hat so das Textilmanagement besser unter Kontrolle – Kosteneinsparungen und Service für die Mitarbeiter inklusive.
3 Tür auf, Tür zu, Poolbekleidung raus, Poolbekleidung rein – es ist einiges los im Waldkrankenhaus St. Marien in Erlangen, wenn Schichtwechsel in der Geriatrie und bei den Schülern der Berufsfachschule ist. Doch alles läuft reibungslos im Umkleidebereich, denn die beiden Abteilungen werden mit Arbeitsbekleidung aus einem modernen Textilmanagementsystem versorgt.
Das Waldkrankenhaus St. Marien ist eine gemeinnützige GmbH, Gesellschafterin ist die Ordensgemeinschaft der St. Franziskusschwestern von Vierzehnheiligen. „... für den Menschen!“ ist das Motto für Patienten, Bewohner, Besucher und rund 900 Mitarbeiter. Einige der 900 Mitarbeiter brauchen natürlich auch entsprechende Berufsbekleidung. Das Waldkrankenhaus hat hier Poolwäsche im Einsatz. Und die verschwindet hin und wieder auch mal, wie Markus Binkert, Leiter des zentralen Versorgungsmanagements, berichtet: „Aufgrund von Wäscheschwund haben wir ständig unsere Lager aufgefüllt und Bekleidungsteile nachgekauft.“ Teilweise „bunkerten“ die Mitarbeiter die Wäsche, die dann im Wäschekreislauf fehlte. Für dieses Problem musste also eine wirtschaftliche Lösung her. Gefunden hat sie Binkert im Textilmanagementsystem scrubEx von der O’Flynn Innovation GmbH. Das System soll Krankenhäusern eine bestmögliche Bestandskontrolle ermöglichen bei gleichzeitiger Sicherstellung der Verfügbarkeit der jeweils richtigen Größe für den Mitarbeiter und Verhinderung von unautorisierter Nutzung. Andreas Bugs, Prokurist und Vertriebsleiter des Unternehmens, beriet das Waldkrankenhaus und war bei der Projektumsetzung stets dabei. Er erklärt: „scrubEx ist ein Textilmanagementsystem zur Überwachung der Ausgabe und Rücknahme von Berufsbekleidung in Krankenhäusern, speziell für Poolbekleidungssets. Durch den geringen Platzbedarf können die Einheiten dort platziert werden, wo sie benötigt werden – auch an unterschiedlichen Aufstellorten gleichzeitig.“
Im Waldkrankenhaus war aufgrund des begrenzten Raumes ein dezentrales, platzsparendes Konzept gefragt. Durch die geringen Abmessungen konnte scrubEx punkten. So misst der „Dispenser“, also die Ausgabe, 42 cm Tiefe × 130 cm Breite × 198 cm Höhe. Der „Receiver“, also die Rücknahme, hat die Abmessungen 42 cm Tiefe × 127 cm Breite × 198 cm Höhe.
Wartezeiten vermeiden
Auch eine schnelle, unkomplizierte Bedienung war Markus Binkert wichtig, um „Stau“ vor den Automaten und Wartezeiten zu vermeiden. O’Flynn verspricht beim scrubEx eine schnelle Ausgabe mit einer Ausgabezeit von 2,1 bis 4,8 s. Und so läuft die Entnahme der Berufsbekleidung aus dem scrubEx ab: Im ersten Schritt identifzieren sich die Mitarbeiter. Im Waldkrankenhaus geschieht dies mit der Mitarbeiterkarte, die jeder Angestellte besitzt. Laut Bugs ist auch eine Bedienung über einen PIN-Code möglich oder über andere vorhandene Identifikationssysteme. Auch ein eigenes Kartensystem bietet O‘Flynn. Im zweiten Schritt ist die angezeigte Klappe des scrubEx zu öffnen, aus der die Bekleidung entnommen werden kann. Klappe schließen und fertig. Insgesamt 128 Sets passen in den Dispenser des Waldkrankenhauses. Auch mit einer Komplexität von zwölf verschiedenen Größen für zwei verschiedene Abteilungen (die jeweils andere Logos auf ihrer Berufsbekleidung haben und somit auch unterschieden werden müssen) kommt das System problemlos klar.
Die Rückgabe funktioniert ebenfalls einfach und schnell. Auch hier ist zunächst eine Identifikation des Mitarbeiters nötig. Danach öffnet er das Rückgabefach und legt die Bekleidung hinein. Das Rückgabefach ist geteilt, so dass jeweils Hose und Oberteil in ein separates Fach gegeben werden. Nach Schließen des Fachs sieht der Bediener, wie viel Kredit er noch hat, also wie viele frische Sets ihm nun noch zur Verfügung stehen. Gibt ein Mitarbeiter nur einen Teil des Sets ab, bekommt er keinen Kredit aufgebucht. Das Gerät erkennt dies über eine Lichtschranke. Außerdem macht der scrubEx zur Dokumentation Fotos kurz vor dem Abwurf. Anschließend fällt die Bekleidung in Wäschesäcke bzw. Plastiktüten. Sensoren melden, wenn die Behälter voll sind und geleert werden müssen.
Mitte November 2014 installierten Techniker das System im Waldkrankenhaus. Nach nur einem Tag und ausführlicher Einweisung der betreffenden Mitarbeiter lief es rund. „Es gab keine Probleme, das System ist schnell erklärt, die Bedienung einfach“, berichtet Binkert. Zwar gab es bei den Mitarbeitern eine kurze „Gewöhnungsphase“. Mittlerweile sei die Akzeptanz aber hoch. Und bei Fragen oder Unklarheiten steht immer Andreas Bugs parat. Er betont: „Da das System mit nur wenigen beweglichen Teilen arbeitet, werden Ausfallzeiten verhindert. scrubEx ist sehr zuverlässig.“ Auch seien an den Textilien weder RFID-Chips noch Barcodes notwendig, was Kosten spart.
Daten in Echtzeit einsehen
Nicht nur die Hardware überzeugte Markus Binkert, sondern auch das mitgelieferte webbasierte Textilmanagementsystem zur Überwachung der scrubEx-Einheiten. In Echtzeit werden aktuelle Daten kommuniziert und Statusalarme gemeldet; eine übersichtliche, einfache Navigation sorgt für den nötigen Durchblick. Nützliche Managementberichte helfen bei der wirtschaftlichen Textilversorgung. Das System optimiert permanent die Fachbelegung gemäß der Nutzungsfrequenz bzw. bei Personalwechsel. So soll sichergestellt werden, dass die Berufsbekleidung in der richtigen Größe, am richtigen Ort für das Personal verfügbar ist.
scrubEx und die zugehörige Software kann auch das Hygienemanagement eines Krankenhauses verbessern, da man aufgrund der gesammelten Daten nachweisen kann, wie oft bzw. wann die Wäsche gewechselt wurde. Über die Software kann Binkert ebenfalls die kurz vor dem Abwurf bei der Rückgabe gemachten Digitalfotos von jedem zurückgegebenen Bekleidungsstück abrufen. So lassen sich eventuelle Unklarheiten mit den Mitarbeitern schnell klären – dank Fotodokumentation.
Auf einen Blick sieht man im Textilmanagementsystem beispielsweise auch, welcher Mitarbeiter keinen Kredit mehr hat, ob noch alle Größen im scrubEx vorhanden sind bzw. wo welche Größe fehlt. Ein „Inventaralarm“ ist über E-Mail oder SMS möglich.
Aufgefüllt wird der Ausgabeautomat je nach Bedarf mehrmals täglich. Durch das Softwaresystem weiß der zuständige Mitarbeiter, was wo fehlt, und muss nur die benötigten Teile in den Wäschewagen füllen. Auch der Zeitpunkt, wann eine Nachfüllung am sinnvollsten ist, kann dank der Software optimiert werden.
Keine Nachbestellungen mehr
Im Waldkrankenhaus ist man mit dem scrubEx-System zufrieden. Bei den Mitarbeitern wird durch das System auch
ein Bewusstsein geschaffen für die Komplexität der Wäscheversorgung und die
damit verbundenen Kosten. Das merkt auch Binkert: „Früher hat der Bestand in
der Textilausgabe oft nicht gereicht, Größen haben gefehlt. Jetzt müssen wir in
den beiden Abteilungen, die mit scrubEx versorgt werden, nichts mehr nachbestellen.“
Infos: www.waldkrankenhaus.de