Die Neue Arbeit Service GmbH bietet benachteiligten Menschen eine Möglichkeit zu arbeiten. Damit das Dienstleistungsunternehmen wirtschaftlich bleibt, ist in der Großwäscherei eine bedienfehlerfreie Steuerung der Prozesse nötig. Dafür sollen das modulare Lagerverwaltungssystem SpeedLogix sowie ein komplexes IT-System auf Basis von Barcode- und RFID-Technologien sorgen.
Pünktliche Belieferung, Stückzahlkontrolle sowie Verbrauchs- und Kostenauswertungen gehören heute zu den Anforderungen, die Krankenhäuser und Seniorenheime an die Textilversorgung stellen – sowohl bezüglich der Wäsche für die Patienten bzw. Heimbewohner, als auch hinsichtlich der Dienstbekleidung für das Pflegepersonal. Zu den individuellen Herausforderungen in puncto Verbrauchsmengen, Logistik und Controlling gehört die Unterscheidung zwischen einzelnen Stationen und Funktionsbereichen. Optimale Textilversorgung bedeutet daher, ein hohes Maß an Funktionalität, Flexibilität und Kostentransparenz gewährleisten zu können.
Neue Arbeit Service GmbH (NAS): Textiler Vollversorger
Die Neue Arbeit Service GmbH (NAS) in Mönchengladbach ist ein solcher textiler Vollversorger. Sie bietet etwa 200 Kunden aus den Bereichen Krankenhaus und Altenheim Mietwäsche und umfassende Dienstleistungen rund um die Wäscheversorgung. Dabei stellt das Unternehmen neben der Bearbeitung der Textilien die komplette Logistik und bringt die Wäsche nach Vorgaben der Kunden bis auf die Stationen.
Aufgrund der Beteiligung des Diakonischen Werkes Mönchengladbach an der NAS ist das Unternehmen besonderen sozialen Aufgaben verpflichtet. So werden durch die aktive Verknüpfung von unternehmerischem Handeln und sozialem Engagement ehemals Langzeitarbeitslose und Menschen mit körperlichen oder geistigen Einschränkungen auf die Anforderungen des allgemeinen Arbeitsmarktes vorbereitet. Benachteiligte Arbeitslose erhalten dabei neben der fachlich begleiteten Arbeit weitere Unterstützung in Form von Qualifizierung, Beratung und Arbeitsvermittlung.
Um die Wirtschaftlichkeit des Dienstleistungsunternehmens sicherzustellen, sind ein hoher Automatisierungsgrad und eine bedienfehlerfreie Steuerung der komplexen Prozesse im Betrieb der Großwäscherei sowie der Abhol-, Lager- und Lieferlogistik erforderlich. Dass die NAS trotz der sozialen Komponente wettbewerbsfähig und wirtschaftlich solide arbeitet, spiegelt sich in dem stetigen Wachstum der Gesellschaft in den letzten Jahren wieder, was zu einer Beschäftigung von 220 Mitarbeitern geführt hat.
Bis zu 33 t Wäsche pro Tag
Rund 200 Krankenhäuser und Altenheime im Umkreis von 120 km um Mönchengladbach versorgt der eigene Lieferdienst täglich mit bis zu 33 t Wäsche. Die NAS versorgt in den Seniorenhäusern etwa 7.000 Bewohner mit frischer Wäsche. Die Krankenhäuser beliefert das Unternehmen mit mehr als 400 unterschiedlichen Mietprodukten wie Stations- und OP-Wäsche oder Berufsbekleidung, die sortiert in die einzelnen Stationen, teilweise sogar bis in den Schrank verteilt werden. Den Tagesbedarf an Wäschestücken, rund 70.000 Positionen, kommissionieren Mitarbeiter im Lager auf besondere Gitterwagen, von denen sich rund 4.000 Stück im Lager und in Umlauf befinden.
Neue Arbeit Service GmbH: Die Anforderungen wachsen
Während die Produktionsanlagen des Wäschereibetriebs den wachsenden Anforderungen der vergangenen Jahre durch immer modernere und schnellere Maschinen und deren Vernetzung angepasst werden konnten, wurde deutlich, dass sich auch die logistischen Abläufe nicht ohne größere Investitionen beschleunigen ließen. Es war einfach zu viel Papier im Umlauf. Jede Bestellung, jeder Lieferschein musste manuell bearbeitet werden. Eingabe- und Ablesefehler waren an der Tagesordnung. Ein Blick auf namhafte Logistikunternehmen und auf die in dieser Branche bewährten papierlosen Verfahren ließ erwarten, dass sich durch den Einsatz moderner Identtechnik auch die logistischen Prozesse bei der NAS verbessern.
Die Suche nach Anbietern entsprechender IT-Systeme, die auf Wäschereilogistik spezialisiert sind, gestaltet sich jedoch schwierig.Gespräche mit Herstellern moderner Lager- und Fördertechnik führten schließlich zur Kontaktaufnahme mit kleinen, aber flexiblen Systemhäusern, die neben modularer Logistiksoftware auch die benötigte Hardware für die mobile Datenerfassung und die Identifikation der Wäsche anbieten konnten. Nach gut einem halben Jahr der Sondierung stand schließlich fest, dass das Grevenbroicher Systemhaus IBS GmbH & Co KG mit seinem Lagerverwaltungssystem SpeedLogix der richtige Partner für die Zukunft sein sollte. Der modulare Aufbau des Softwaresystems und die zugesagte Anpassungsfähigkeit an die komplexe Aufgabenstellung war ein Entscheidungskriterium. Die guten Verbindungen von IBS zu den Herstellern der benötigten Identifikationshardware und der bei NAS bereits vorhandenen Lagersysteme waren ebenfalls von hoher Bedeutung.
Besondere Hürden in der Wäschereilogistik
"Die ausgeprägte Erfahrung mit der Einbindung automatisierter Lagersysteme spiegelte sich in wichtigen Details des Angebotes wieder und hat uns schließlich überzeugt", bestätigt Alexander Bassauer, Logistikleiter bei der NAS. Im Frühjahr 2015 erarbeiteten die Projektteams von NAS und IBS ein umfassendes Pflichtenheft und einen ersten Inbetriebnahmeplan.
Testläufe in der Inbetriebnahmephase zeigten jedoch, dass die Komplexität der Wäschereilogistik besondere Herausforderungen beinhaltet und etliche Details anzupassen waren. "Man muss in der Praxis sehen, was passiert, wenn gewisse Parameter geändert werden. Es lassen sich einfach nicht alle Prozesse und deren Konsequenzen theoretisch darstellen", ergänzt Ronald Humphries, Leiter IT. "Letztlich ist das neue System aus Soft- und Hardware aber so gut integriert worden, dass alle Beteiligten zufrieden sind."
Benutzerführung hilft Fehler zu vermeiden
Um auch weniger qualifizierten Mitarbeitern eine fehlerfreie Arbeit im Lager zu ermöglichen, wird bei der NAS viel mit Bildern und Farbflächen gearbeitet. Die großflächigen Touchdisplays der IBS-Lösung an den modernen Lagerlift-Paternosterregalen zeigen beispielsweise das zu kommissionierende Wäschestück mit Bezeichnung, Bild und Farbe deutlich an. Verwechselungen sollen so nahezu ausgeschlossen sein. Die Wäschepakete sind so vorbereitet, dass auch mengenmäßig kaum Fehler passieren.
Bassauer erinnert sich gut an die zahlreichen Besprechungen der wäschereispezifischen Logistikprozesse: "Bei der Umsetzung mussten wir die Besonderheiten der Mitarbeiter mit Handicap berücksichtigen. So kam beispielsweise sprachgeführte Kommissionierung (Pick-by-Voice) nicht in Betracht, da sie für Sprach- oder Gehörbehinderte ungeeignet ist. Bei der Entwicklung der Bildschirmdialoge mussten absolut eindeutige, leicht zu verstehende Anweisungen so aufbereitet werden, dass sie unmissverständlich zu befolgen sind."
Bei der Kommissionierung im Flächenlager benutzen die Mitarbeiter heute Tablet-PCs mit großen Symbolen und Barcodescanner zur Verifizierung der gepickten Wäschestücke und des für die Lieferung bestimmten Gitterwagens. Der fertig befüllte Gitterwagen wird schließlich auf einer vorgegebenen Parkposition im Warenausgang abgestellt, wobei der Barcode des Abstellplatzes per Scanner erfasst und im SpeedLogix LVS gespeichert wird.
NAS: Augenmerk auf Module
Um den vielfältigen Anforderungen der NAS zu entsprechen, legte das Unternehmen ein Augenmerk auf die komfortable Gestaltung der Applikation. Die Software ist aus verschiedenen Modulen aufgebaut, wobei bereits im Grundmodul alle logistischen Prozesse zur Bewirtschaftung eines Lagers abgebildet sind.
Der Vorteil der Modularität besteht in der Möglichkeit, parallel zu den wachsenden Bedürfnissen und der Größe des Lagers, die Funktionalität der Software stufenweise zu erweitern. "Der einfache und übersichtliche Aufbau des Softwaresystems erlaubt es uns, Abläufe und Prozesse durch entsprechende Parameter anzupassen", sagt Humphries. "Ist dennoch mal Hilfe der Spezialisten erforderlich, können wir rund um die Uhr, sieben Tage die Woche auf das IBS-Servicenetz zugreifen."
Mehr Leistung mit gleichen Ressourcen
Die Integration der Lagerverwaltung SpeedLogix in das IT-System der NAS hat nach Unternehmensangaben zu sicheren Abläufen im Wäscheversorgungskreislauf geführt. Beginnend mit der Auftragserfassung – beispielsweise auf einer Station in einem Krankenhaus – gibt ein Mitarbeiter die benötigten Wäscheartikel und Mengen in einen Tablet-PC ein, der die gesammelten Daten online an das Warenwirtschaftssystem der NAS überträgt. Hier wird der Auftrag automatisch bearbeitet und in Abhängigkeit von gewünschten Lieferzeiten und Touren in einzelne Kommissionieraufträge zerlegt. Mitarbeiter im Lager kommissionieren nun beleglos die Wäschestücke in Gitterwagen, die schließlich im Versandbereich auf die Auslieferung an die Kunden warten. Die beleglose Auftragsbearbeitung erfolgt mit deutlich reduzierter Fehlerquote und mit rund 20 Prozent weniger Zeitaufwand, so die Erfahrung bei der NAS.
Nebeneffekt der automatisierten Prozesse sind die nun verfügbaren Informationen, beispielsweise über den Verbleib der 4.000 Gitterwagen. Während die Gitterwagen früher mit der Wäsche auf die Stationen verschwanden und später nur mühsam wieder zurück ins Lager kamen, wird heute jeder einzelne Gitterwagen über seinen RFID-Transponder verfolgt. Schon bei der Verladung auf das Lieferfahrzeug wird das RFID-Label von Antennen erfasst und im LVS überprüft bzw. registriert. So soll sichergestellt sein, dass nur die richtigen Gitterwagen für die Tour aufgeladen werden. Bei der Ablieferung beim Kunden auf der Station werden wieder das Ident-Label des Gitterwagens und die Ident-Nummer des Abstellplatzes mit Uhrzeit erfasst und später dem LVS zugeführt. Mit diesen Informationen sind die Mitarbeiter der NAS stets gegenüber Kunden bei Rückfragen auskunftsfähig. Auch die Bestandssituation der Gitterwagen ist entspannt, da die Kunden bemüht sind, die nun dokumentierbare, kostenpflichtige Verweildauer so kurz wie möglich zu halten.
Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern
Die neue Technik, insbesondere die Handhabung der mobilen Computer und der Touchdisplays an den Kommissionierautomaten, kommen bei den Mitarbeitern gut an. Die Fehlerrate, die vor Einführung der neuen Technik bei etwa 20 bis 25 fehlerhaft kommissionierten Gitterwagen pro Monat lag, hat sich auf nur noch einen pro Monat verbessert. Bei einer Menge von rund 700 Gitterwagen pro Tag errechnet sich daraus eine Fehlerquote von weniger als 0,01 Prozent.
Die Reorganisation der Lagerlogistik beseitigte den Engpass im Versandbereich und stellte die Weichen für weiteres Wachstum. Bassauer bestätigt: „Die Transparenz der gesamten Bestände erlaubt uns nun, die Produktion zielorientierter zu steuern und bedarfsgerechte Mengen bestimmter Wäschesorten zu bevorzugen oder auch zurückzustellen. 30 t Wäsche pro Tag dürfen nicht dem Zufall überlassen werden. SpeedLogix liefert uns die relevanten Zahlen für rechtzeitige Bedarfsanalysen.“
Ein weiteres Ergebnis des sicheren Betriebsablaufs und des kostengünstigen Versorgungskreislaufs seien optimales Kostenmanagement bzw. Kostentransparenz und letztlich Wettbewerbsfähigkeit im Segment der Wäscheversorgung für das Gesundheitswesen.
Infos: www.na-service.de, www.ibs-deutschland.com