Ob Textilreinigung oder Wäscherei – wenn es um Logistik geht, spielt Informationstechnologie heute eine entscheidende Rolle. Denn Abläufe und Anforderungen werden immer komplexer. Die fuhlrott-datenverarbeitung oHG hat sich auf professionalle Software für Textilpflegebetriebe spezialisiert.
3 Laut Übermittlung war die ursprüngliche Bedeutung des Begriffs Logistik „praktische Rechenkunst“, abgeleitet aus dem altgriechischen Wort „logistike“. Im Zusammenhang mit den Napoleonischen Kriegen um 1800 verwendete man den Begriff schon etwas spezifischer: Die Verwaltung, Lagerung sowie die Transportsteuerung kriegsnotwendiger Güter wurde darunter verstanden. Mittlerweile ist der Logistikbegriff längst nicht mehr auf das Militärwesen beschränkt. Heute befasst sich die Logistik mit der Organisation, Steuerung, Bereitstellung, Optimierung und Sicherung von Prozessen der Güter-, Informations-, Energie-, Geld- und Personenströme entlang der Wertschöpfungskette sowie der Lieferkette. Aber nicht nur die Bedeutung des Begriffs hat sich geändert, auch die Ausführung der logistischen Prozesse hat sich gewandelt. Während die alten Griechen sicher noch mit dem Rechenschieber auskamen, so geht es heute nicht mehr ohne die Unterstützung der Informationstechnologie.
Zum Einsatz kommt sogenannte ERP-Software. ERP steht für Enterprise-Resource-Planning, was so viel heißt wie Unternehmensinformationssystem. Mit Hilfe einer ERP-Software können alle geschäftsrelevanten Bereiche eines Unternehmens im Zusammenhang betrachtet werden, um dadurch einen effizienten, betrieblichen Wertschöpfungsprozess zu gewährleisten und die Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe zu optimieren. Auf diese Art der professionellen Software für Textilpflegebetriebe hat sich die fuhlrott-datenverarbeitung oHG spezialisiert. Das Düsseldorfer Unternehmen ist mit bedarfsorientierten, modular aufgebauten IT-Lösungen seit 2003 am Markt und entwickelt sich kontinuierlich weiter. Die zwölf Mitarbeiter starke fuhlrott-Mannschaft konnte laut eigenen Angaben in den letzten vier Jahren 13 Neukunden bedienen.
Der Ursprung des 1982 durch Klaus-Werner Fuhlrott und seine Frau Helga gegründeten Unternehmens liegt im Bereich der Entwicklung, Erstellung und dem Verkauf von Branchensoftware für soziale Einrichtungen wie z.B. Werkstätten für behinderte Menschen und Wohnheime, Kitas etc.
Einblicke in zwei Anwendungsbetriebe
RWTextilservice hatte die Möglichkeit, sich sowohl mit Michael Hild, Sohn und designierter Nachfolger der Firmengründer und seit 2011 Prokurist und Vertriebsleiter des Unternehmens, mit Sebastian Stellbrink, Softwareleiter und Ausbilder im Hause fuhlrott, als auch mit Anwendern zu unterhalten. Interessante Einblicke in die Zentralwäscherei des Uniklinikums Düsseldorf gewährte Ulrich Steinbach und Martin Ide in die RMG Reinigungs-Manufaktur GmbH in Düsseldorf. Bei den beiden besichtigten Anwenderbetrieben stellen sich vollkommen verschiedene Anforderungen. Mit IT-Anwendungen von der Stange ist da nicht weit zu kommen. Jede Softwarelösung muss auf den entsprechenden Bedarf abgestimmt sein.
Anwendung 1: UKM – Universitätsklinikum Düsseldorf Medical
Services GmbH
Bis zu 10 t Wäsche durchlaufen werktäglich die Waschstraßen und Waschschleudermaschinen der rund 2.000 m2 großen Zentralwäscherei des Universitätsklinikums Düsseldorf Medical Services GmbH (UKM). UKM ist eine hundertprozentige Tochter des Universitätsklinikums Düsseldorf, in der seit 2011 insgesamt 40 Mitarbeiter für einen professionellen Wäscheservice sorgen.
95 Prozent davon sind Aufträge für das Uniklinikum. Die restlichen fünf Prozent sind zumeist Kleinkunden wie etwa das Studentenwerk Düsseldorf.
Neben dem in den Jahren 2011 und 2012 erneuerten Maschinenpark trägt auch die automatische Warentransportanlage (AWT) mit ihren unterirdischen Transportwegen „über“ das ganze Gelände der Uniklinik zum Erfolg der Wäscherei bei. Einen weiteren wesentlichen Beitrag zur Optimierung und Koordinierung der Wäschereiabläufe leistet nun auch die Software von fuhlrott. „Die Anforderungen an eine Wäscherei in einem Klinikum sind speziell. Um eine optimale Software entwickeln zu können, ist eine intensive Auseinandersetzung mit den Gegebenheiten und Abläufen und vor allem mit den gewünschten Optimierungen notwendig“, erklärt Ulrich Steinbach, Bereichsleiter Technik der UKM GmbH. Durch vorherige Tätigkeiten in anderen Wäschereien konnte er bereits Erfahrungen mit anderen Softwarelösungen sammeln und hat sich bewusst für eine Zusammenarbeit mit der fuhlrott-datenverarbeitung oHG in Düsseldorf entschieden. „Sicher war auch die Nähe zu dem Unternehmen mit ein Entscheidungsfaktor. Die Mitarbeiter sind sehr flexibel und schnell vor Ort, wenn es etwa Probleme gibt.“
Umstellung auf Festmengen
Mit der Einführung der neuen Software sollte die manuelle Datenerfassung wegfallen und die optimale Auswertung der erforderlichen Daten ermöglicht werden. Steinbach erläutert: „Alle Stationen des Uniklinikums haben eine eigene Kostenstelle, die täglich einen Wäschebestellschein erstellt. Dort wurden die Daten bisher manuell mit hohem Zeitaufwand und Fehlerpotenzial eingegeben. Sie wurden also erfasst, aber mehr auch nicht. Ziel der neuen Software sollte es daher sein, auf Festmengen umzustellen.“
Um diese Anforderung zu erfüllen, musste zunächst eine andere Basis für die Erfassung von Datensätzen implementiert werden. Laut Hild bietet dafür die Entwicklungsumgebung Borland-Delphi die besten Voraussetzungen. Das lizenzfreie Server-Datenbanksystem von Firebird schafft die Grundlage dafür, die eingespeisten Daten auszuwerten und dadurch die für die jeweilige Station benötigte Sollmenge in Stückzahl und Kilogramm zu berechnen. Weiterhin können Bedarfsänderungen in das System eingepflegt und dann Abweichungskennzahlen ermittelt werden. „Sowohl die Ausstellung des täglichen Bestellscheins als auch die Eingabe der Daten fällt also nun weg. Jede Station kann so mit der erforderlichen Menge an Wäsche versorgt werden“, sagt Steinbach.
Optimiert wurde dieser Prozess durch eine spezielle Schnittstellenanbindung: Die Waage ist mit dem System vernetzt. Der Container mit der Ware wird zunächst auf der Waage eingescannt, so dass die entsprechende Zuordnung zur Station oder auch zum externen Kunden gegeben ist. Es wird gewogen und die Daten werden automatisch im System erfasst. „Die Erfassung der Warenmenge dient dann zum einen der Berechnung der Dienstleistung, also als Grundlage für die Erstellung der entsprechenden Rechnung für die externen Kunden. Zum anderen dienst sie der Berechnung der Kapazitäten, was in diesem Falle die entscheidende Funktion darstellt“, ergänzt Steinbach. Eingeführt wurde die neue Software in Zyklen mit ständiger Begleitung von fuhlrott-Mitarbeiter Sebastian Stellbrink.
Die Einführungsphase dauerte insgesamt sechs Monate und beinhaltete auch die Schulung der Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz. „Der modulare Aufbau ist sehr hilfreich und die Software weist in allen Bereichen eine hohe Flexibilität auf, wodurch sie perfekt auf die individuellen Bedürfnisse im Betrieb abgestimmt werden kann“, fasst Steinbach zusammen. „Für uns war die Entscheidung für die fuhlrott-Software daher die richtige.“
Anwendung 2: RMG Reinigungs-Manufaktur GmbH
Auch Martin Ide, Geschäftsführer der RMG Reinigungs-Manufaktur GmbH aus Düsseldorf, hat sich für den ortansässigen Software-anbieter entschieden. Sein Unternehmen stellt jedoch ganz andere Anforderungen an die Software als die UKM.
Der Betrieb von Ide ist ebenfalls ein Zentralbetrieb, jedoch – wie der Name schon verrät – eine Reinigung und keine Wäscherei. In dem 850 m2 großen Betrieb im linksrheinischen Düsseldorfer Stadtteil Heerdt werden täglich etwa 2.500 Teile, in Hochzeiten sogar bis zu 8.000, gewaschen, gereinigt und gefinisht. Ides Kunden sind überwiegend gewerbliche Kunden. Nur wenige Endkunden kommen direkt nach Heerdt. Für sie – die insgesamt etwa 30 Prozent des Umsatzes ausmachen – hat Ide noch sieben Annahmestellen sowie 29 Office-Service-Depots, die zum Teil in Kooperation mit Henkel betrieben werden. Den Löwenanteil des Umsatzes machen die Bereiche Brandschadensanierung, Aufbereitung von textiler Neuware, die Personalwäsche diverser Hotels sowie das Textilleasing im Bereich Corporate Fashion aus.
Entscheidung für einen „IT-Rundumschlag“
Die RMG GmbH wurde 2007 als Franchisepartner der Kette Fred Butler, eine Marke der Linde AG, gegründet. Die Standorte von Fred Butler zeichneten sich dadurch aus, dass mit CO2 gereinigt wurde. Im Jahre 2011 nahm der Konzern Fred Butler jedoch wieder vom Markt und Ide entschied sich, den CO2-Betrieb eigenständig weiterzuführen. Er sieht für sein Geschäftsmodell diverse Vorteile in der Verwendung dieses Lösungsmittels. Dennoch ergänzte er 2013 seinen Maschinenpark um eine Reinigungsmaschine, die mit Cyclosiloxan arbeitet. Aus der Zeit von Fred Butler blieb neben der CO2-Technik auch die Software. Dabei handelte es sich um eine Mischung aus verschiedenen Systemen. Eine wurde zum Beispiel zur Erfassung der Aufträge genutzt und eine andere zur Rechnungserstellung. Diverse Einzelplatzlösungen waren vorhanden, eine Vernetzung nicht möglich. Da auch das Betriebssystem nicht mehr Stand der Technik war, entschied sich der Geschäftsführer und ehemaliger Banker für einen „IT-Rundumschlag“.
Die Anforderungen an das neue System beschrieb er folgendermaßen: Zunächst sollte ein Zentralisierung der Datenspeicherung erfolgen. Die Einzelplatzlösungen müssen wegfallen und Rechnungen sollen direkt aus den Aufträgen generiert werden. Des Weiteren war es Ide sehr wichtig, dass eine Permanentauszeichnung von Textilien möglich ist. Im Leasinggeschäft ist das Labeln der Teile mit computerlesbaren Patches mittlerweile nahezu Standard. Das alte System der RMG ließ dies jedoch nicht zu, was zu hohem Zeitaufwand führte. Auch die Implementierung der Brandschäden, die eine spezielle Art der Abrechnung erfordert, sollte möglich sein. Des Weiteren wünschte er sich die direkte Übermittlung der erforderlichen Daten an den Steuerberater.
Nach Rücksprache mit Michael Hild hat Martin Ide schnell festgestellt, dass die meisten Anforderungen bereits durch das System von fuhlrott per se gegeben sind und sich die Sonderanforderungen auf seinen speziellen Bedarf ebenfalls programmieren lassen. Noch ist nicht alles vollständig umgesetzt und die RMG befindet sich softwaretechnisch noch in der Übergangsphase.
Motivierte Mitarbeiter
Ide ist aber zuversichtlich, dass trotz gewisser Startschwierigkeiten, die insbesondere durch Anwenderfehler entstanden, das System bald voll genutzt werden kann. Denn: „Der Service von fuhlrott sticht heraus. Die Mitarbeiter zeigen großen Einsatz und haben bisher immer schnell Lösungen für auftretende Probleme gefunden“, so seine Aussage. Er schätzt – wie auch Ulrich Steinbach von UKM – die Nähe zu dem neuen Softwareanbieter und wählte bewusst ein Unternehmen, bei dem sich die Kompetenz nicht auf eine einzelne Person beschränkt.
Wie heißt es noch in der ISO-Norm? „Qualität ist der Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale Anforderungen erfüllt.“ Frei übersetzt: Die Qualität eines Produktes ist gut, wenn der Kunde das bekommt, was seinen Anforderungen gerecht wird. Dies scheint in beiden Fällen gelungen zu sein, auch wenn die Anforderungen extrem unterschiedlich sind.