Wenn man als Azubi frisch im Unternehmen ist, kann es manchmal ganz schön stressig werden. Den Kollegen zuzuarbeiten, ist für viele eine große Herausforderung, gerade bei vielen Arbeitsaufträgen. Dann ist eine gute Selbstorganisation gefragt. Wir haben einige Tipps zusammengestellt.
3 Wenn es im Arbeitsablauf immer wieder stockt, Aufträge vergessen oder nicht fertig werden, kann einer der Gründe dafür eine mangelhafte Selbstorganisation sein. Dabei ist diese ein wichtiger Bestandteil des Alltags und einer der Punkte, an denen sich die guten Azubis von den sehr guten unterscheiden. Auch im Hinblick auf spätere Aufstiegschancen ist die eigene Organisation ein entscheidender Faktor. Man muss sich dann fragen: Wie will man später die Mitarbeiter oder sogar den eigenen Betrieb organisieren, wenn man sich selbst nicht organisieren kann? Eine gute Selbstorganisation beginnt mit einem guten Konzentrationsvermögen. Wer sich in eine Aufgabe komplett vertieft, der wird sie mit Erfolg bewältigen. Wer sich hingegen immer wieder ablenken lässt und verzettelt, der wird voraussichtlich an der Aufgabe scheitern. Wenn man aber die notwendige Konzentration, Willensstärke und Disziplin an den Tag legt, fällt es leichter, eine begonnene Aufgabe bis zum Ende durchzuziehen. Der berufliche Erfolg ist von nichts anderem so geprägt wie von der Fähigkeit, sich zu konzentrieren. Konzentration auf eine Aufgabe ist die Kernkompetenz zum beruflichen Erfolg.
Wenn es keine klare Deadline für die Erledigung von Aufgaben gibt, sollte man sich selbst eine setzen. Man kann entscheiden, wie lange man sich dafür Zeit gibt. Natürlich muss die selbst gesetzte Zeitspanne realistisch sein, sonst macht sie keinen Sinn. Voraussetzung ist die eigene Erfahrung im Umgang mit Aufgaben und auch ihr Umfang. Wenn man sich selbst ein bisschen unter Druck setzt und die Bearbeitungsdauer nicht allzu üppig bemisst, kann das viel zum Zeitsparen beitragen. Dabei ist es auch wichtig, sich selbst nicht zu viel Druck aufzubauen. Sollte nicht alles im gesetzten Zeitrahmen erledigt werden können, sollte man diese Erfahrung als Lernprozess für künftige Aufgaben betrachten. Beim nächsten Mal wird man dann wohl sogar konzentrierter und zielgerichteter ans Werk gehen. Hier ein paar Prinzipien mit konkreten Anhaltspunkten für die Selbstorganisation:
- Schriftlichkeit: Alle anstehenden Aufgaben sollte man schlichtweg aufschreiben. Zum einen entlastet das und zum anderen verhindert es, dass etwas vergessen wird. Das Führen einer Liste mit allen Tages-, Wochen- oder Monatsaufgaben hilft dabei, den Überblick zu bewahren. Man kann auf einen Schlag sehen, was schon erledigt und was noch zu tun ist. Aufgaben lassen sich auch in einen Monatskalender eintragen und mit Uhrzeiten und Deadlines versehen.
- Einfachheit: Je einfacher die Art der Selbstorganisation ist, desto eher wird man sie beibehalten. So wird sie auch viel eher zur Routine und Gewohnheit. Dazu zählt etwa die genannte Liste. Informationen sollten schnell, unkompliziert und am besten jederzeit einsehbar sein. Nur dann machen die Mittel einer guten Selbstorganisation auch Sinn.
- Passgenauigkeit: Die eigene Organisation lässt sich aufteilen in die Organisationsmethode und die Organisationswerkzeuge. Die Methode entwickelt man für sich selbst, indem man immer wieder schaut, wo es im Arbeitsablauf hakt. Auch Kleinigkeiten sollten immer wieder verbessert werden. Zu den Werkzeugen zählen etwa Notizbuch, Klemmbrett oder Terminkalender. Beides sollte zu den eigenen Vorlieben und der Persönlichkeit passen. Jeder muss die Methode und die Werkzeuge für sich selbst wählen.
- Achtsamkeit: Wichtig ist ein achtsamer Umgang mit sich selbst, seinen Ressourcen, den Mitmenschen und ihren Anfragen. Die Aufgaben, die sich aus den Anfragen ergeben, lassen sich durch die Achtsamkeit so erledigen, dass Probleme oder Stress erst gar nicht entstehen können. Dem Auftragsteller gegenüber sollte man ehrlich sein und kein Datum für die Erledigung der Aufgaben nennen, das unrealistisch ist. Was nämlich im ersten Moment als positiv wahrgenommen wird, nämlich das vermutlich schnelle Erledigen, wird später in Frust umschlagen, wenn der genannte Termin doch nicht eingehalten werden kann. „Verspreche nichts, was du nicht halten kannst“, lautet das Sprichwort.
- Training: Wie alles andere auch, muss die Selbstorganisation geübt und trainiert werden. Auch das Fahrradfahren, Schwimmen oder Gitarre spielen lernt man nicht durch das Lesen eines Buchs, sondern durch die praktische Erfahrung und die Wiederholung. Nur wer Selbstorganisation regelmäßig wiederholt, wird lernen, sie als einen selbstverständlichen Teil des Arbeitsablaufs zu sehen. Die genannte Liste immer fortzuführen und zu Erledigendes einzutragen, sollte einem ins Blut übergehen.
Infos: www.ds.mpg.de, www.deutsche-handwerks-zeitung.de