Eine gute Organisation ist im Arbeitsalltag das A und O. Aber häufig sind sich Vorgesetzte und Angestellte nicht sicher, mit welchen Aufgaben sie beginnen sollen. Oder sie starten mit angenehmen Arbeiten und schieben Unangenehmes auf. Die „Eisenhowermethode“ hilft dabei, richtig zu planen.
Arbeiten nach der ABC-Analyse
Erledigen Sie gerne zuerst das, was am meisten Spaß macht? Verschieben Sie unangenehme Arbeiten auch mal auf später? Ist es nicht zumindest eine Versuchung? Da geht es Ihnen wie vielen anderen Menschen auch. Doch insbesondere in Stoßzeiten oder bei Arbeitsrückstand ist es wichtig, die Reihenfolge der Aufgaben zu beachten; die Einteilung in logische Arbeitsschritte ist sinnvoll. Dabei hilft die sogenannte „Eisenhowermethode“.
Dwight D. Eisenhower, ehemaliger Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, hat vor etwa 70 Jahren eine Arbeitseinteilung nach Prioritäten - die „Eisenhower-Methode“ - entwickelt. Dabei müssen Sie entscheiden, welche Aufgaben erstrangig und welche nachrangig zu erledigen sind; die Faktoren „eilig“ und „wichtig“ werden voneinander unterschieden: Die Stufe A gilt für eilige und wichtige Tätigkeiten, die Stufe B für entweder eilige oder wichtige Arbeiten und C für weder eilige noch wichtige Aufgaben. Ein eingehendes Telefonat muss z.B. sofort bearbeitet werden; ein ausgehendes Gespräch kann aber verschoben werden. Beim Posteingang kommt es bei der Bearbeitung auf den jeweiligen Fall an.
Probleme bei der Einteilung
Die Entscheidung über die Dringlichkeit ist allerdings nicht immer einfach. Denn Prioritäten sind individuell und subjektiv. Was für Sie eine A-Priorität ist, stuft ein Kollege vielleicht als B oder C ein. Für die richtige Entscheidung hilft die Frage nach dem „Worst
Case“: „Bei welcher Aufgabe habe ich mit negativen Folgen zu rechnen, wenn ich sie nicht sofort erledige?“ Wem die negativen Folgen falscher Einteilung bewusst sind, bemüht sich stärker, sie zu vermeiden, und geht sorgfältig mit der Einteilung und dem Zeitaufwand um. Außerdem ist die Zielsetzung eine wesentliche Hilfe bei der Frage, was wichtig und was dringend ist.
Kritiker bemängeln neben der Subjektivität den Zeitaufwand der „Eisenhowermethode“. Denn wer sich täglich zehn Minuten mit der Arbeitseinteilung befasst, hat in einer Woche einen Aufwand von einer Stunde. Zudem sei eine Priorisierung bei den Angestellten oft nicht möglich, weil der Kundenverkehr und das Telefon bzw. die Maschinenbedienung die Einteilung bestimmen. Und auch Chefs unterliegen bei der Prioritätensetzung manchmal der Fremdbestimmung.
Doch trotz mancher Ausnahmen lohnt sich die Einteilung nach Prioritäten. Insbesondere bei Terminarbeiten hat sie einen großen Stellenwert. Wer sich konsequent daran hält, hat mehr Überblick, versäumt keine Termine und spart so an anderen Stellen Zeit. Die Priorisierung darf jedoch nicht einfach stur eingehalten werden. In besonderen Situationen ist Flexibilität gefragt. Erfahrene Mitarbeiter wissen selbst, wann das der Fall ist.
Wichtig ist, den richtigen Prioritäten ausreichend Zeit einzuräumen. A-Prioritäten sollten nicht 80 Prozent Ihres Terminkalenders erhalten, sondern etwa 25 Prozent. B-Prioritäten sollten Sie mit etwa 50 Prozent veranschlagen und C-Prios keinesfalls mit 0, sondern mit etwa 25 Prozent der Arbeitszeit. Denn: Wer Arbeiten falsch bewertet und vieles als eilig und wichtig einstuft, hat am Ende zu viele A-Aufgaben. Um die Fehlerquote bei der Einteilung zu reduzieren, bedarf es einer realistischen Einschätzung und regelmäßiger Rücksprachen. Machen Sie sich klar, dass die dringlichste Aufgabe nicht immer die wichtigste ist. Wichtiges muss selten gleich erledigt werden, Dringendes verlangt aber nach schneller Erledigung.
Pufferzeiten planen
Die Länge der Tätigkeiten einzuschätzen, kann schwierig sein. Es gehört Routine dazu, um Planungsfehler zu vermeiden. Deshalb sollten Sie einen Puffer von etwa 30 Prozent der Zeit berechnen. Planen Sie beispielsweise für die Bearbeitung einer umfangreichen Beschwerde 30 min ein, sollten Sie zusätzlich 10 min Puffer addieren. Die Alternative zu Pufferzeiten: Eine Stunde hat grundsätzlich nur 45 min Planzeit; so verbleiben für unvorhergesehene Dinge immer 15 min Reserve.
A-Prioritäten erledigt man am besten in störarmen Zeiten gegen Mittag oder gegen Abend und nicht in der störanfälligen Zeit von 9 bis 11.30 Uhr. Delegieren Sie andere Arbeiten, um sich auf eilige Arbeiten konzentrieren zu können. Das hat den Vorteil, dass Sie eilige und wichtige Tätigkeiten gründlicher erledigen können. Zudem ermöglichen Sie dem Mitarbeiter, seine Kompetenz und Eigenverantwortung einzubringen.
Die Vorteile der Prioritätensetzung
Wenn Sie die „Eisenhowermethode“ richtig und sinnvoll einsetzen, kann sie Ihnen bei der Bewältigung des Arbeitsalltags helfen: Sie können sich auf notwendige Tätigkeiten voll konzentrieren, reduzieren den Stress und die damit verbundene Fehlerquelle. Außerdem verzetteln Sie sich nicht so einfach mit unwichtigen Tätigkeiten. Die richtige Zeiteinteilung schafft einen guten Überblick über den Tagesablauf und es kommt zu weniger Terminverzögerungen.Rolf Leicher