Hinter dem Begriff Anweisung steht für den Mitarbeiter häufig der erhobene Zeigefinger. Schnell können Anweisungen autoritär und somit negativ aufgenommen werden. Wo Handlungsspielraum eingeengt wird und Freiheiten verloren gehen, müssen Chefs mit großer Sensibilität vorgehen, damit ihre Anweisungen positiv verstanden und umgesetzt werden.
Betriebsanweisungen - so werden sie erfolgreich umgesetzt
Eine vom Betrieb erlassene Anweisung schafft Klarheit für Mitarbeiter und ermöglicht es, Arbeitsabläufe schneller zu koordinieren. Ideal ist es, wenn auch die Mitarbeiter selbst bei der Gestaltung einer Anweisung mitwirken können. Denn wenn die Mannschaft den Aufstand probt, wird die eigene Autorität schnell untergraben. Natürlich kann man es nur selten allen rechtmachen. Ablehnende Haltungen haben zudem häufig ihre Gründe. Umso wichtiger ist hier die aktive Mitgestaltung des Personals. Je mehr Mitarbeiter eine Anweisung einbezieht, desto besser. Besprechen Sie zuerst mit Ihrem Team, was Sie planen, und erteilen Sie erst danach die Anweisung. Informieren Sie nicht nur über den Sachverhalt, sondern vor allem auch über den Nutzen und die Vorteile, die sich für den Betrieb aus der Anweisung ergeben. Benutzen Sie nicht das Wort „Anweisung“, sondern stattdessen Worte wie „Information“, „Mitteilung“ oder „Beschluss“.
Anweisungen müssen Bestand haben. Nachbesserungen sind in der Regel nicht empfehlenswert. Überlegen Sie genau, was Sie anweisen und anordnen. Beispiel: Eine geänderte Arbeits- oder Pausenzeit kann nicht kurzfristig wieder zurückgenommen werden. Lassen Sie Entscheidungen reifen. Vermeiden Sie Spontanbeschlüsse. Dadurch werden Ihre Anweisungen eine höhere Akzeptanz erfahren (siehe Kasten: Die 4-B-Strategie für Ihre Anweisungen).
Sollten Anweisungen einmal nicht eingehalten werden, muss der Vorgesetzte sofort reagieren. Schnelles Handeln ist hier klar von Vorteil. Denn beginnt ein Mitarbeiter damit, Anweisungen zu vernachlässigen, ziehen die Kollegen eher mit. Es entsteht ein sogenannter „Lawineneffekt“.
Wird der Betreffende beim Verstoß erwischt, ist Aufregung oder Wut der falsche Umgang mit dem Thema. Bleiben Sie gelassen. Fragen Sie nach dem Hintergrund. Wieso hält jemand die Anweisung nicht ein? Was hat er oder sie sich dabei gedacht? Nun ist der Betreffende vielleicht gut vorbereitet und nennt seinen Grund für die Nichtbeachtung. Beurteilen Sie dies nicht als Signal für eine bevorstehende „Meuterei“. Fragen Sie sich selbst, ob es Ihnen gelungen ist, diesem Mitarbeiter alle Vorteile der Anweisung klarzumachen. Lassen Sie keine Diskussion zu, ob die Anweisung eingehalten wird oder nicht. Machen Sie auch nur in besonderen Fällen eine Ausnahme. Anweisungen gelten für alle - auch Sie selbst halten sich natürlich daran.
Können Sie sich auf die Einhaltung einer Anweisung wirklich verlassen? Stichprobenweise sollte kontrolliert werden, ob eine Anweisung eingehalten wird. Die Wirkung der Kontrolle hängt von der Art ab, mit der sie von Ihnen ausgeführt wird. Sie hat positive Auswirkungen, wenn es darum geht, dem Mitarbeiter das Einhalten der Anweisung zu bestätigen und kleinere Fehler zu korrigieren. Es ist selbstverständlich, dass die Kontrolle offen erfolgt, also nicht hinter dem Rücken der Mitarbeiter. Werden Anweisungen nicht eingehalten, geht man nach der Methode „AUGE“ vor:
A: Abweichung von der Anweisung feststellen.
U: Ursache mit dem Betreffenden klären.
G: Gespräch zur Einhaltung führen.
E: Einhaltung prüfen.
Der Grundsatz bei nicht eingehaltener Anweisung sollte lauten: Nicht die Kritik darf Ihr Ziel sein, sondern die erwartete Verhaltensänderung beim Mitarbeiter. Sie sollten deshalb nie ein Gespräch mit dem Gedanken „Dem werd ich’s zeigen“ oder „So etwas lasse ich mir nicht gefallen!“ beginnen. Bei der darauffolgenden Kritik könnten Sie sich in erster Linie nur abreagieren, ein praktischer Nutzen lässt sich dadurch jedoch kaum erzielen.
Geeignete Anregungen und Vorschläge der Mitarbeiter sollten ernst genommen werden und gegebenenfalls Anlass sein, um vom ursprünglichen Plan abzuweichen oder völlig neue Wege einzuschlagen. Denken Sie als Führungskraft daran, dass in jedem Mitarbeiter ein Potential an Ideen vorhanden ist, wie etwas verbessert werden könnte. Dazu gehört jedoch auch ein geduldiges Prüfen von Vorschlägen, die auf den ersten Blick vielleicht nicht ins Konzept zu passen scheinen. Versetzen Sie sich in die Lage des Mitarbeiters, der von einer Anweisung betroffen ist, und vergessen Sie auch nicht, dass man sich an eine neue Anweisung erst gewöhnen muss. Wenn die Umstellung nicht auf Anhieb klappt, sollte dies nicht sofort als „Widerstand“ verstanden werden.
Immer wieder entsteht die Frage, ob eine mündliche Anweisung genügt. Bewährt hat sich, mündlich und schriftlich anzuweisen.
Der Mitarbeiter kann die mündliche Anweisung hinterfragen, der Vorgesetzte stellt fest, wo es Schwierigkeiten geben könnte. Änderungen sind noch möglich. Was geschrieben ist, lässt sich nachlesen und wirkt verbindlicher. Rolf Leicher