Mit der eigenen Vorarbeit in der Kalkulation erleichtern Sie die Arbeit des Fachmanns, der Ihre Kostenrechnung vollendet. Die Leistung des Experten schlägt bei weniger Aufwand günstiger zu Buche. Wir sagen Ihnen, welche Punkte Sie bei der Vorarbeit beachten müssen.
Gut kalkuliert
Basis jeder brauchbaren Kalkulation ist die Kostenrechnung, die man heute meist in der Form der Deckungsbeitragsrechnung aufstellt. Als Ausgangspunkt der Kostenrechnung dient der Betriebsabrechnungsbogen, der horizontal die verschiedenen Kostenarten, vertikal die einzelnen Kostenstellen ausweist. Die verschiedenen Kostenarten sind der Aufwandsseite der Gewinn- und Verlustrechnung zu entnehmen – allerdings unter Beachtung einiger Besonderheiten:
-Periodenfremde sowie atypische Kosten sind zu eliminieren;
an die Stelle der in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Abschreibungen tritt eine Abschreibung, die sich aus der tatsächlichen (also nicht steuer- oder handelsrechtlichen) voraussichtlichen Nutzungsdauer der Güter des Anlagevermögens bemisst („kalkulatorische Afa“).
Bezieht der im Betrieb tätige Unternehmer kein Gehalt, ist ein fiktives (kalkulatorisches) Gehalt als Aufwand anzusetzen, das dem eines angestellten Geschäftsführers entspricht (bei Einzelfirmen und Personenhandelsgesellschaften wie OHG, KG).
Für das eingesetzte Eigenkapital ist ein fiktiver (kalkulatorischer) Zinsaufwand in die Rechnung einzubringen, den man derzeit bei etwa fünf bis sieben Prozent p.a. ansiedeln kann; insoweit das Geschäft in firmeneigenen Räumen betrieben wird, wird eine fiktive (kalkulatorische) Miete für diese Räume in die Rechnung eingestellt.
Die Kosten bestimmen sich durch den Ort, an dem die Kosten entstanden sind. Das sind bei Filialbetrieben sicherlich zunächst die einzelnen Filialen.
-In einem zweiten Schritt sind diejenigen Kosten, die sich eindeutig einer bestimmten Kostenstelle (hier also einer bestimmten Filiale) zuordnen lassen („Einzelkosten“), entsprechend zu splitten (z.B. Mieten). Überlegen Sie weiter, nach welchem Schlüssel Sie die übrigen („Gemein“-)Kosten auf die verschiedenen Kostenstellen sinnvollerweise aufteilen könnten.
Mit dieser Vorarbeit erleichtern (und verbilligen) Sie die Arbeit des Fachmanns, der nun gefordert ist, die vorbereitete Kostenrechnung zu vollenden. Hier erweisen sich die regionalen Kammern als wertvolle Hilfe, verfügen diese doch über umfangreiches Adressmaterial mit erfahrenen Spezialisten, die übrigens auch als Controller agieren; auf dessen Aufgaben gehen wir in unserer nächsten Folge ein. Vielleicht auch der Steuerberater, vorausgesetzt, er verfügt über entsprechende Erfahrungen. Eine brauchbare Kalkulation setzt als A und O eine qualifizierte Kostenrechnung voraus, die das Geld für den Spezialisten lohnt. Zumal es nicht unproblematisch ist, die oftmals verwendeten Normwerte für Kalkulationsaufschläge zu übernehmen; unterscheiden sich doch die Strukturen selbst von branchengleichen Betrieben zum Teil erheblich. Eine funktionsfähige Kalkulation aber deckt die Ursachen von Verlusten genauso auf wie sie auf Ertragsstärken verweist. Michael Bandering