Alle Jahre wieder stehen auch Inhaber von Textilpflegebetrieben vor der Herausforderung, eine Weihnachtsfeier für ihre Mitarbeiter zu organisieren. Damit aus Feierlust kein Weihnachtsfrust wird, sollten Arbeitgeber bereits bei der Planung einige Dinge berücksichtigen. Was es zu beachten gilt, weiß Volker Helmhagen von der Nürnberger Versicherung.
Das Geschäftsjahr besinnlich ausklingen, den betrieblichen Zusammenhalt stärken: Die alljährliche Weihnachtsfeier im Textilpflegebetrieb gehört einfach dazu. Von der Teilnahmepflicht bis zur richtigen Absicherung gilt es für Arbeitnehmer allerdings einiges zu beachten. Volker Helmhagen von der Nürnberger Versicherung erklärt, was bei der Ausrichtigung der Feier wichtig ist.
Diese Gäste dürfen oder müssen zur Feier kommen
Adventszeit ist Weihnachtsfeierzeit. Und auch, wenn viele Arbeitnehmer eine Weihnachtsfeier als selbstverständlich ansehen – verpflichtet ist der Arbeitgeber dazu nicht. „Wer sich aber entschließt, eine Weihnachtsfeier auszurichten, muss die gesamte Belegschaft einladen“, weiß Helmhagen. Nur wenn ein dringender betrieblicher Sachgrund vorliegt, können vereinzelte Arbeitnehmer ausgeschlossen werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn der Betrieb während der Feier aufrechterhalten werden muss, etwa weil laufende Maschinen bedient werden müssen – eine sogenannte Notfallversorgung. „Ein willkürlicher Ausschluss mancher Mitarbeiter ist nach dem allgemeinen arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz verboten“, sagt der Experte der Nürnberger Versicherung.
Nicht vergessen: Auch Praktikanten oder Leiharbeiter sind Teil der Belegschaft und freuen sich über eine Einladung und der damit verbundenen Wertschätzung. Die gemeinsame Feierlichkeit stärkt zudem den Zusammenhalt unter den Kollegen – und das wiederum wirkt sich positiv auf den Arbeitsalltag aus. Allerdings kann der Arbeitgeber niemandem die Teilnahme vorschreiben. Helmhagen erklärt: „Mitarbeiter sind nur dazu verpflichtet, ihre im Arbeitsvertrag vereinbarte Leistung zu erbringen.“ Findet die Weihnachtsfeier jedoch während der regulären Arbeitszeit statt, heißt es für die Angestellten: mitfeiern oder weiterarbeiten.
Planung frühzeitig beginnen
Um in der oft stressigen Vorweihnachtszeit nicht auch noch die Planung der Feierlichkeit erledigen zu müssen, lohnt es sich, mindestens ein bis zwei Monate vorher mit den Vorbereitungen zu beginnen. V.a. wer sich für das Rahmenprogramm beispielsweise einen Künstler oder Referenten wünscht, sollte dies frühzeitig in Angriff nehmen. „Egal ob besonderes Arrangement oder Location: In der Vorweihnachtszeit ist das Angebot stets knapp. Viele Restaurants und Veranstaltungsräume sind bereits früh ausgebucht“, warnt der Experte der Nürnberger Versicherung. Sobald das Rahmenprogramm steht, können die Einladungen verteilt werden – am besten spätestens sechs Wochen vor der Weihnachtsfeier. So können sich die Mitarbeiter den Termin vormerken und mögliche Rückfragen lassen sich noch rechtzeitig klären.
Wichtig zu wissen: „Eine Firmenfeier kann den Arbeitnehmern, die daran teilnehmen, als geldwerter Vorteil ausgelegt werden“, weiß Helmhagen. Um das zu verhindern, sollten die Gesamtausgaben – für Essen, Getränke, Bewirtung und Geschenke – geteilt durch die Anzahl der anwesenden Teilnehmer 110 Euro brutto bzw. 92,44 Euro netto nicht überschreiten. Liegen die Ausgaben über diesem Freibetrag, muss der Arbeitgeber die Differenz versteuern. Übrigens: Da eine Weihnachtsfeier meist keine öffentliche Veranstaltung ist, benötigen Arbeitgeber dafür auch keine behördliche Genehmigung. Auch Jugendschutzverordnungen oder GEMA-Gebühren für das Abspielen von Musik entfallen.
Veranstaltungsversicherung kann Arbeitgeber absichern
Nicht nur Verletzungen der Belegschaft haben für Arbeitgeber negative Auswirkungen. Auch materielle Schäden können ihm bei einer ausgelassenen Feier Ärger bereiten. Beschädigt ein Mitarbeiter in der Location versehentlich das Parkett mit Glühweinflecken, kann das schnell hohe Kosten verursachen. Davor schützt laut Helmhagen eine sogenannte Veranstaltungsversicherung. Neben einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung könne diese auch einen Ausfallschutz oder eine Gruppenunfallversicherung enthalten, die einsetzen, sollte die Feier z.B. aufgrund eines öffentlichen Stromausfalls kurzfristig abgesagt werden müssen oder ein Mitarbeiter beim Auf- oder Abbau verletzt werden.