Meldet sich der Steuerprüfer an, sollte ein Unternehmer nicht in Hektik geraten, sondern sich auf sein gutes Gewissen verlassen. Denn es gilt zu bedenken, dass ein Prüfer auch aus Unkenntnis gemachte Fehler registriert. Daher sollten schon heute Mängel im Rechnungswesen angegangen werden.
Verhalten bei Steuerprüfungen
Geht Ihnen im Vorfeld der Steuerprüfung (spätestens 14 Tage vor Prüfungsbeginn) eine Prüfungsanordnung zu, ist sofort der Steuerberater zu informieren; er soll unter Heranziehung des letzten Prüfungsberichts die Anordnung auf deren Ordnungsmäßigkeit überprüfen und bei der Steuerprüfung zugegen sein. In Ausnahmefällen besteht die Möglichkeit einer Verschiebung des Termins, wenn Betriebsinhaber, Steuerberater oder „Kontaktmitarbeiter“ aus einem wichtigen Grund verhindert sind (z.B. bereits gebuchter Urlaub, Krankheit, Todesfall).
Bestimmen Sie einen „Kontaktmitarbeiter“ als einzigen Ansprechpartner des Prüfers neben Inhaber/Geschäftsführer und Steuerberater, soweit dies die Betriebsgröße erfordert. Alle übrigen Mitarbeiter sollten den Prüfer meiden: Denn eine beliebte Methode von Prüfern ist, über einen harmlosen Plausch für die Prüfung relevante Erkenntnisse zu gewinnen; bei Fragen des Steuerprüfers ist dieser stets auf den „Kontaktmitarbeiter“ zu verweisen.
Stellen Sie dem Prüfer einen angenehmen Arbeitsplatz zur Verfügung – am besten in einem separaten Zimmer; dies gestattet ihm kein Mithören von Mitarbeitergesprächen/-telefonaten, die später schwer zu korrigierenden Fehlschlüssen führen können. Lässt sich im Betrieb kein geeigneter Arbeitsplatz für den Prüfer finden, kann die Prüfung auch im Büro des Steuerberaters erfolgen. Bewirten Sie den Prüfer allenfalls nur mit einer Tasse Kaffee, um keinesfalls den Eindruck eines Bestechungsversuchs zu erwecken (nur bei länger dauernder Prüfung lässt sich ein bescheidenes Mittagessen verantworten).
Und sollten Sie tatsächlich Steuern hinterzogen oder verkürzt haben: Eine Selbstanzeige noch vor Besuch des Steuerprüfers erspart ein Steuerstrafverfahren.
Ist der Steuerprüfer da, stellen Sie „Kontaktmitarbeiter“ und Steuerberater vor und sorgen Sie insbesondere dafür, dass Sie selbst für Fragen des Steuerprüfers jederzeit zur Verfügung stehen. Ihr „Kontaktmitarbeiter“ sollte sich aber nicht „am Rande ausfragen“ lassen. Bemühen Sie sich um eine positive Atmosphäre und denken Sie auch daran, dass der Prüfer das Steuersystem nicht erfunden, sondern sich selbst damit wegen häufiger Änderungen herumzuärgern hat. Zeigen Sie sich stets freundlich und kooperativ und besprechen Sie etwaige Meinungsverschiedenheiten ruhig und sachlich – am besten: Lassen Sie den Steuerberater für sich sprechen.
Gibt es Beanstandungen, sollte Ihr Steuerberater noch vor Ort für eine hoffentlich positive Klärung sorgen; denn des Prüfers Bericht hinterher anzugehen, ist ungleich schwerer, als das Problem bereits vor Ort – etwa durch einen Kompromiss – zu klären. Auch dürfte es dem Steuerprüfer angenehmer sein, wenn der Steuerpflichtige nicht hinterher mit Einsprüchen aufwartet. Beantworten Sie nur gestellte Fragen und legen Sie dem Prüfer nur die gewünschten Unterlagen, nicht aber eine ganze Akte vor. Halten Sie (Gesellschafts-, Angehörigen-, Kauf-, Leasing- usw.) Verträge zur Einsicht bereit. Generell aber gilt: Wünscht der Prüfer Originalunterlagen, so händigen Sie ihm lediglich Kopien davon aus.
Viele Klein- und Mittelbetriebe wissen immer noch nicht, dass seit 2002 eingehende und im Betrieb erzeugte Daten elektronisch zu erfassen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (i.d.R. zehn Jahre) zu jederzeitigem Zugriff durch die steuerliche Betriebsprüfung („Außenprüfung“) bereitzuhalten ist. Hilfreich sind dabei Waren-/Dienstleisterwirtschaftslösungen (vgl. ’RWTextilservice‘ 7/2002) wie sie beispielsweise die DATEV über die ihr angeschlossenen Steuerberater anbietet. Es liegt im Übrigen im Ermessen des Steuerprüfers, die EDV des Unternehmens in welcher Form auch immer zu nutzen. So darf er auch Datenträger zur Auswertung im Finanzamt verlangen.
Primär will der Prüfer sehen, ob die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung wie beispielsweise Kontenwahrheit und Kontenklarheit eingehalten wurden. Bestehen daran erhebliche Zweifel, muss das Unternehmen mit einer für den Betrieb meist sehr nachteiligen Schätzung der Besteuerungsgrundlagen rechnen, die den Entzug steuerlicher Vergünstigungen einschließt, die bestimmte Buchnachweise voraussetzen – unter Umständen sogar mit einem Steuerstrafverfahren.
Als beliebtes Jagdgebiet haben sich die Bewirtungs- und Reisekosten erwiesen. So erkennt der Fiskus nur 70 Prozent der angemessenen Bewirtungsaufwendungen gewinnmindernd an. Dabei sind Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung schriftlich festzuhalten; bei einer Gaststättenbewirtung sind der Gaststättenrechnung Angaben zu Bewirtungsanlass und Teilnehmerzahl beizufügen. Die „Angemessenheit“ der Bewirtungskosten, ein häufiger Streitpunkt, hängt von der Größe des Unternehmens ab, von Art und Umfang der (eventuell auch erst anvisierten) Geschäftsbeziehung, der Stellung des Geschäftsfreundes usw.)
Weiter im Fokus stehen die Bezüge von Geschäftsführern und im Betrieb beschäftigten Angehörigen; deren Höhe muss den „Fremdvergleich“ bestehen, d.h., sie dürfen nicht über dem Niveau liegen, die man einem Nichtangehörigen oder nicht am Unternehmen Beteiligten in gleicher Position zugestehen würde. Andernfalls betrachtet dies der Fiskus als verdeckte Gewinnausschüttung mit dem Ziel einer Hinterziehung von Unternehmenssteuern. Hilfreich kann es sein, wenn Sie dabei auf das Ergebnis der jährlichen Umfrage der BBE-Unternehmensberatung zur Höhe der GmbH-Geschäftsführer-Vergütungen verweisen könnten.
Misstrauen lösen geringe Entnahmen für die private Lebensführung (private Versicherungen und Steuern eingeschlossen) aus, wenn nicht andere Quellen (z. B. Zinsen aus Wertpapieren) dafür herangezogen wurden. Ebenso größere Privateinlagen, deren Ursprung sich nicht rasch klären lässt. Daneben werden bei Einzelfirmen und Personengesellschaften auch private Grundstücksgeschäfte untersucht (Mittelherkunft beim Kauf? Unterverbriefung?).
Den Prüfer interessieren weiter größere Teilwertabschreibungen im Anlagevermögen wie etwaige diskrepanzsteigende Investitionen/wachsender Personalaufwand einerseits und Umsatzstagnation andererseits. In jedem Fall aber nimmt der Steuerprüfer eine Plausibilitätskontrolle bezüglich
◇Rohgewinnaufschlag auf Wareneinsatz bzw. Waren- und Materialeinsatz,
◇Roh- und Reingewinn
anhand einer jährlich im Bundessteuerblatt erscheinenden „Richtsatzsammlung“ oder auf Grund anderer Erfahrungswerte vor. Weichen die Werte Ihrer Abschlüsse vom jeweiligen Mittelwert – vielleicht sogar wesentlich – ab, haben Sie sich auf Fragen des Prüfers nach dem Warum einzustellen.
Die Werte der Richtsatzsammlung gehen von der Einzelfirma bzw. von einem im Handelsregister nicht eingetragenen Gewerbebetrieb aus. Für Körperschaften (GmbH, AG) wird das „zu versteuernde Einkommen“ ermittelt aus
◇Reingewinn nach Richtsätzen,
◇Geschäftsführer-Gesamtbezüge,
◇Arbeitgeberanteil Geschäftsführergehalt,
◇abzugsfähige Spenden,
◇Gewerbesteuer aus Freibetrag.
Für Betriebe der Branche chemische Reinigung gelten dabei die entsprechenden Werte nach der Richtsatzsammlung 2005 (siehe ’RWTextilserivice‘ 6/2006, S. 47) – für die Sammlung 2006 sind keine gravierenden Veränderungen zu erwarten.
Im Vorfeld berücksichtigt man eine Reihe von Zu- und Abrechnungen, auf die einzugehen wir hier aus Transparenzgründen verzichten.
Im Übrigen handelt es sich bei Betriebsprüfern meist um sehr qualifizierte Kräfte, die nicht so leicht zu täuschen sind. Unterbricht der Steuerprüfer (scheinbar) unmotiviert seine Tätigkeit, könnte er Kontakt mit seinen Kollegen von der Steuerfahndung suchen.
Wenn der Prüfungsbericht vorliegt, überprüfen Sie den Bericht zusammen mit dem Steuerberater und erheben Sie erforderlichenfalls schriftlich binnen zwei Wochen Einspruch. Kontrollieren Sie schließlich die geänderten Steuerbescheide auf ihre Richtigkeit und legen Sie notfalls nach Rücksprache mit dem Steuerberater innerhalb eines Monats Einspruch ein.
Werden Sie zu einer größeren Nachzahlung aufgefordert, kann diese unter Umständen auf Antrag gestundet werden – freilich nur, wenn Sie nicht schon durch zögerliche Steuerzahlungen aufgefallen sind. Vergessen Sie nicht, die Bescheide anschließend Ihrer kreditgebenden Bank vorzulegen und dadurch Ihre Bereitschaft zu zeitnaher Information über wichtige betriebliche Fakten zu beweisen. Michael Bandering